檔案制度方面建設一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設立專門的檔案管理部門，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映公司/組織各項工作的實際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，提高檔案的整理水平和檢索效率，方便公司/組織各部門及員工查閱和利用檔案。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司/組織設立檔案管理部門，負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導全公司/組織的檔案管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計公司/組織各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.對檔案進行分類、編號、編目等整理工作，建立健全檔案檢索體系，提高檔案的查閱效率。4.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行銷毀處理。5.開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。6.組織開展檔案利用工作，為公司/組織各項工作提供檔案信息支持和服務。7.對公司/組織各部門的檔案管理工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，組織檔案管理人員的培訓和考核。（二）檔案管理人員檔案管理部門配備專職檔案管理人員，負責具體的檔案管理工作。檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉公司/組織業(yè)務，遵守檔案管理工作紀律，認真履行崗位職責。其主要職責包括：1.負責檔案的日常收集、整理、裝訂、上架等工作，確保檔案的整理質(zhì)量。2.按照檔案管理制度的要求，對檔案進行分類、編號、編目等操作，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。3.負責檔案庫房的日常管理，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。4.受理公司/組織各部門及員工的檔案查閱申請，按照規(guī)定提供檔案查閱服務，并做好查閱登記工作。5.協(xié)助檔案管理部門負責人開展檔案鑒定、銷毀等工作，做好相關記錄。6.負責檔案管理系統(tǒng)的操作和維護，及時錄入和更新檔案信息，確保檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）各部門檔案管理職責公司/組織各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的齊全完整，并按照檔案管理部門的要求及時將檔案移交至檔案管理部門。各部門檔案管理人員的主要職責包括：1.負責收集本部門在各項工作中形成的文件材料，按照檔案分類方案進行初步整理。2.對本部門檔案進行定期檢查和核對，確保檔案的安全和完整。3.按照檔案管理部門的要求，將本部門保管期滿的檔案及時移交至檔案管理部門。4.配合檔案管理部門開展檔案利用工作，提供與本部門相關的檔案信息和資料。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織設立、變更、注銷文件，公司章程、制度、規(guī)定，會議文件、紀要，工作計劃、總結，人事檔案、勞動合同，行政公文、函件，證照、資質(zhì)文件等。2.業(yè)務管理類：根據(jù)公司/組織業(yè)務范圍，分為市場營銷、財務管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術研發(fā)、項目管理等類別，具體包括各類業(yè)務合同、協(xié)議，市場調(diào)研報告，財務報表、審計報告，生產(chǎn)計劃、工藝文件，質(zhì)量標準、檢驗記錄，技術方案設計、研發(fā)成果，項目立項、驗收文件等。3.黨群工作類：包括黨組織建設文件，黨員教育、管理文件，工會工作文件，共青團工作文件等。4.基本建設類：包括公司/組織基本建設項目的可行性研究報告、立項批復、設計文件、施工文件、竣工驗收文件等。5.會計檔案類：包括會計憑證、會計賬簿、財務報告、稅務資料等。6.聲像檔案類：包括照片、錄音、錄像等資料，記錄公司/組織重大活動、重要事件、工程建設等方面的情況。7.電子檔案類：包括以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等，與紙質(zhì)檔案具有同等效力。（二）檔案編號檔案編號采用“全宗號分類號年度保管期限流水號”的結構，具體規(guī)則如下：1.全宗號：由公司/組織檔案管理部門統(tǒng)一編制，用于標識公司/組織全宗檔案。2.分類號：根據(jù)檔案分類方案，對每一大類檔案賦予相應的分類代碼，如行政管理類用“XZ”表示，業(yè)務管理類根據(jù)不同業(yè)務類別分別賦予代碼，黨群工作類用“DQ”表示，基本建設類用“JS”表示，會計檔案類用“KJ”表示，聲像檔案類用“SX”表示，電子檔案類用“DZ”表示。3.年度：采用公元紀年，以四位數(shù)字表示，如“2023”。4.保管期限：分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下），分別用“Y”“C”“D”表示。5.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，一份行政管理類的永久檔案，編號為：XZ012023Y001。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司/組織各部門應按照檔案管理制度的要求，及時收集本部門在各項工作中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。具體收集范圍如下：1.上級機關下發(fā)的與本公司/組織有關的文件、指示、通知等。2.本公司/組織形成的各類文件、報告、計劃、總結、合同、協(xié)議、會議記錄、紀要、統(tǒng)計報表等。3.本公司/組織與外部單位往來的文件、函件、合同、協(xié)議等。4.本公司/組織內(nèi)部各部門之間的文件、資料、報表等。5.反映本公司/組織歷史沿革、重大活動、重要事件的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門檔案管理人員應定期對本部門文件材料進行收集整理，確保文件材料的齊全完整。2.對收集到的文件材料，應進行認真核對，確保文件內(nèi)容真實、準確，格式規(guī)范。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.對于聲像資料，應注明拍攝時間、地點、人物、事件等信息，并進行整理和編目。（三）整理方法檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。具體整理方法如下：1.分類：按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進行分類。2.裝訂：對紙質(zhì)文件進行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊、牢固。3.編頁：對裝訂后的文件進行編頁，編寫頁號，便于統(tǒng)計和查閱。4.編目：按照檔案編號規(guī)則，對文件進行編號，并編制檔案目錄，包括檔號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。5.裝盒：將編目后的文件裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔號、題名、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫房應配備必要的設施設備，如消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲防鼠設備、檔案密集架等。（二）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和核對，確保檔案的完整和安全。發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應及時采取措施進行修復或處理。2.按照檔案保管期限的要求，對檔案進行分類存放，便于查找和管理。3.對電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)應定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。4.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。5.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房環(huán)境整潔。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導的原則，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、各部門檔案管理人員代表以及相關業(yè)務專家組成。檔案鑒定小組負責對公司/組織保管期滿的檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合分析檔案的保存價值。對于具有重要歷史價值、憑證價值和參考價值的檔案，應予以保留；對于已失去保存價值的檔案，應提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對保管期滿的檔案進行鑒定后，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的檔號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報公司/組織分管領導審批。3.經(jīng)批準銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負責監(jiān)銷。監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字確認，確保檔案銷毀工作的真實性和準確性。4.檔案銷毀后，應將檔案銷毀清冊永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織各部門及員工因工作需要，可以查閱、借閱、復制本公司/組織的檔案。外部單位因工作需要查閱本公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織分管領導批準，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應根據(jù)查閱申請，提供相應的檔案供查閱人員在檔案查閱室進行查閱。查閱人員應遵守檔案查閱室管理制度，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。3.復制：如需復制檔案，須填寫檔案復制申請表，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。檔案