會(huì)計(jì)管理檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)管理檔案的科學(xué)管理，確保會(huì)計(jì)檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)管理檔案工作。（三）定義會(huì)計(jì)管理檔案是指公司在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，記錄和反映公司財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量等方面的具有保存價(jià)值的各種會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，以及其他與會(huì)計(jì)管理相關(guān)的文件、資料、圖表等。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司會(huì)計(jì)管理檔案工作由公司財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)管理檔案的具體管理工作。2.依法管理原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會(huì)計(jì)管理檔案的管理工作合法合規(guī)。3.完整安全原則。保證會(huì)計(jì)管理檔案的完整無(wú)缺，妥善保管，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.有效利用原則。充分發(fā)揮會(huì)計(jì)管理檔案的作用，為公司的經(jīng)濟(jì)決策、財(cái)務(wù)管理和內(nèi)部審計(jì)等工作提供支持和依據(jù)。二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單、工資表等。2.記賬憑證，根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)分錄憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，按照會(huì)計(jì)科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬等。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等。4.固定資產(chǎn)明細(xì)賬，記錄公司固定資產(chǎn)增減變動(dòng)及結(jié)存情況的賬簿。5.輔助賬簿，如備查賬簿、成本計(jì)算單等。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，除月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告內(nèi)容外，還可能包括財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書等。3.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，全面反映公司年度財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量的報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表、附注及財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書等。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，反映公司銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單之間差異及調(diào)節(jié)情況的表格。2.銀行對(duì)賬單，銀行定期提供給公司的反映公司銀行賬戶收支情況的對(duì)賬單。3.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案移交情況的清單。4.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案保管情況的清單。5.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀情況的清單。6.其他與會(huì)計(jì)核算相關(guān)的重要資料，如經(jīng)濟(jì)合同、稅務(wù)申報(bào)資料、審計(jì)報(bào)告等。三、會(huì)計(jì)檔案的整理（一）分類1.按照會(huì)計(jì)檔案的形成時(shí)間，分為年度會(huì)計(jì)檔案、季度會(huì)計(jì)檔案和月度會(huì)計(jì)檔案。2.按照會(huì)計(jì)檔案的種類，分為會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類和其他會(huì)計(jì)資料類。（二）編號(hào)1.會(huì)計(jì)憑證：按照記賬憑證的編號(hào)順序，按月裝訂成冊(cè)，并在封面上注明年度、月份、起止日期、憑證種類、起止號(hào)碼等，每?jī)?cè)厚度不宜超過(guò)2厘米。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等分別按照賬簿啟用時(shí)間順序編號(hào)，每個(gè)賬簿單獨(dú)成冊(cè)，并在封面上注明賬簿名稱、年度、賬簿編號(hào)等。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：按照月度、季度、年度分別編號(hào)，每個(gè)報(bào)告單獨(dú)成冊(cè)，并在封面上注明報(bào)告名稱、年度、報(bào)告期等。4.其他會(huì)計(jì)資料：按照資料的類別和時(shí)間順序編號(hào)，每個(gè)類別單獨(dú)成冊(cè)，并在封面上注明資料名稱、年度、資料編號(hào)等。（三）裝訂1.會(huì)計(jì)憑證：將記賬憑證及其所附原始憑證，按照編號(hào)順序整理整齊，折疊或粘貼后，加具封面和封底，裝訂成冊(cè)，并在裝訂線處加蓋騎縫章。2.會(huì)計(jì)賬簿：賬簿在年度終了后，應(yīng)將賬頁(yè)整理齊全，活頁(yè)賬應(yīng)抽出空白頁(yè)，加具封面和封底，裝訂成冊(cè)，并在裝訂線處加蓋騎縫章。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：報(bào)告在編制完成后，應(yīng)將報(bào)告內(nèi)的各項(xiàng)資料整理齊全，加具封面和封底，裝訂成冊(cè)，并在裝訂線處加蓋騎縫章。4.其他會(huì)計(jì)資料：按照資料的性質(zhì)和厚度，采用適當(dāng)?shù)难b訂方式，確保資料裝訂牢固、整齊美觀。（四）編目1.編制會(huì)計(jì)檔案目錄，目錄應(yīng)包括會(huì)計(jì)檔案的類別、編號(hào)、名稱、年度、保管期限等內(nèi)容。2.會(huì)計(jì)檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在會(huì)計(jì)檔案的封面內(nèi)，另一份單獨(dú)保存，以便查閱。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類：月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為永久。4.其他會(huì)計(jì)資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)保管期限為永久。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)（室），配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全保管。2.會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)（室）應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立相應(yīng)的索引和標(biāo)識(shí)，便于查找和利用。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整和安全。3.會(huì)計(jì)檔案的保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自出借、銷毀或涂改會(huì)計(jì)檔案。4.對(duì)磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到會(huì)計(jì)檔案保管部門查閱。2.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)在保管人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自將會(huì)計(jì)檔案帶出保管庫(kù)（室）。3.查閱人員不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，更不得抽換、損毀會(huì)計(jì)檔案。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到會(huì)計(jì)檔案保管部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)向保管人員交驗(yàn)本人有效身份證件，并在《會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿》上登記借閱日期、歸還日期、檔案名稱、檔案編號(hào)等信息。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損，確保檔案的安全和完整。（三）外單位查閱與借閱1.外單位查閱公司會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到會(huì)計(jì)檔案保管部門查閱。2.外單位借閱公司會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信和查閱批準(zhǔn)文件，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到會(huì)計(jì)檔案保管部門辦理借閱手續(xù)。3.外單位查閱與借閱會(huì)計(jì)檔案的要求與公司內(nèi)部人員相同，同時(shí)應(yīng)在查閱與借閱過(guò)程中接受公司會(huì)計(jì)檔案保管部門的監(jiān)督。六、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.會(huì)計(jì)檔案保管期滿，且該檔案所涉及的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)已經(jīng)結(jié)清，相關(guān)會(huì)計(jì)核算資料已不再具有保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。（二）銷毀程序1.由公司財(cái)務(wù)部門會(huì)同檔案管理部門提出銷毀意見，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)上級(jí)主管部門備案。3.公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷會(huì)計(jì)檔案銷毀工作。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。（三）特殊情況處理1.對(duì)于保管期滿但涉及未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)檔案，在未了事項(xiàng)處理完畢后，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聲?huì)計(jì)檔案受損，無(wú)法繼續(xù)保存的，應(yīng)及時(shí)清理受損檔案，并編制《會(huì)計(jì)檔案損失清單》，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)管理檔案制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍是否完整，分類是否準(zhǔn)確，編號(hào)是否規(guī)范。2.會(huì)計(jì)檔案的整理是否符合要求，裝訂是否牢固，編目是否清晰。3.會(huì)計(jì)檔案的保管是否安全，保管期限是否符合規(guī)定，保管地點(diǎn)是否合適。4.會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱是否履行審批手續(xù)，查閱與借閱過(guò)程是否符合規(guī)定。5.會(huì)計(jì)檔案的銷毀是否按照程序進(jìn)行，銷毀清冊(cè)是否完整，監(jiān)銷工作是否到位。（三）檢查頻率公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)每年至少對(duì)會(huì)計(jì)管理檔案制度的執(zhí)行情況進(jìn)行一次全面檢查，并形成檢查報(bào)告。（四）問題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題