住建局檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)住建局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在住建局各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于住建局機(jī)關(guān)各科室、局屬各單位及其工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。住建局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)全局檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映住建局各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.分類科學(xué)原則。按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立住建局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由局長任組長，分管副局長任副組長，各科室、局屬單位負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全局檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題。（二）局辦公室局辦公室作為全局檔案管理的職能部門，具體負(fù)責(zé)以下工作：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全局各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等日常工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各科室、局屬單位的檔案工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。5.做好檔案的安全保護(hù)和保密工作，定期檢查檔案保管狀況，及時(shí)消除安全隱患。（三）各科室、局屬單位各科室、局屬單位應(yīng)明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本科室、本單位檔案的收集、整理、移交等工作，并配合局辦公室做好檔案管理的相關(guān)工作。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.住建局機(jī)關(guān)在履行職能過程中形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.局屬各單位在業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的文件材料、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。3.住建局承辦的各類會議、活動形成的文件、記錄、紀(jì)要等。4.上級主管部門下發(fā)的與住建局工作相關(guān)文件、指示、批復(fù)等。5.住建局對外簽訂的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件等。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各科室、局屬單位應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，在次年上半年完成歸檔。2.重大活動、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（四）歸檔程序1.各科室、局屬單位的檔案管理人員對收集到的文件材料進(jìn)行初步整理，按照分類方案進(jìn)行分類。2.對整理好的文件材料進(jìn)行裝訂、編目、裝盒，填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。3.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，并將檔案目錄錄入檔案管理系統(tǒng)。4.將整理好的檔案移交局辦公室，辦理交接手續(xù)。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。(二)分類方法1.文書檔案：按照年度機(jī)構(gòu)保管期限分類。即先按年度將檔案分為不同年份，再按機(jī)構(gòu)（科室、單位）進(jìn)行分類，最后根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，如工程建設(shè)檔案、房地產(chǎn)管理檔案、住房保障檔案等，分別制定分類方案進(jìn)行分類。3.財(cái)務(wù)檔案：按照會計(jì)年度和檔案類別（憑證、賬簿、報(bào)表等）進(jìn)行分類。4.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理。（三）整理要求1.對歸檔的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)排列，去除重復(fù)、無效的文件。2.對破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。3.按照規(guī)定的格式和要求填寫檔案目錄、備考表等。4.對電子檔案進(jìn)行規(guī)范化整理，建立清晰的文件命名規(guī)則和存儲結(jié)構(gòu)。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具存放檔案。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。3.檔案盒應(yīng)按照規(guī)定的格式和尺寸制作，標(biāo)識清晰。（三）檔案保管期限1.永久保管的檔案：反映住建局主要職能活動和歷史面貌的，對住建局工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長期保管的檔案：在較長時(shí)間內(nèi)對住建局工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對住建局工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案保管措施1.建立檔案保管賬目，對檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。3.對破損、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或處理，對已到保管期限的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和處置。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、其他相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、公民因依法需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在科室、單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，到局辦公室查閱。2.上級主管部門、其他相關(guān)單位查閱檔案，需出具單位介紹信，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱。3.司法機(jī)關(guān)查閱檔案，應(yīng)按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。公民查閱檔案，需持有效身份證件，經(jīng)局辦公室審核同意后查閱。（三）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，如需借出檔案，應(yīng)經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)局辦公室同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（四）利用登記對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等，以便統(tǒng)計(jì)和查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)上級檔案行政管理部門備案。3.按照規(guī)定的程序和方法對檔案進(jìn)行銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理措施1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化管理。2.加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作，對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.做好電子檔案的存儲、備份和安全管理工作，確保電子檔案的安全可靠。4.利用檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享，為住建局各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。九、檔案工作人員職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本局檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各科室、局屬單位的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.做好檔案的安全保護(hù)和保密工作，定期檢查檔案保管狀況。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。（二