科研檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強公司科研檔案管理，確?？蒲袡n案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科研檔案在公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有科研項目檔案的歸檔管理工作，包括但不限于科研項目立項、研究、試驗、驗收等全過程中形成的各類文件材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司科研檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責歸口管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.完整準確原則科研檔案應(yīng)全面、準確地反映科研項目的真實情況，歸檔的文件材料必須齊全、完整、真實、準確。3.同步歸檔原則科研項目文件材料的形成、積累與歸檔工作應(yīng)同步進行，確保檔案與科研項目進展保持一致。4.便于利用原則科研檔案的整理和保管應(yīng)便于查閱和利用，滿足公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等工作的需要。二、歸檔范圍與要求（一）立項階段1.項目申報書包括項目可行性研究報告、項目申請書、項目預(yù)算書等，應(yīng)完整反映項目申報的背景、目標、研究內(nèi)容、技術(shù)路線、預(yù)期成果等。2.立項批復(fù)文件上級主管部門對立項申請的批復(fù)文件，明確項目的立項依據(jù)、任務(wù)要求、經(jīng)費預(yù)算等。3.項目合同與項目委托方、合作方簽訂的項目合同，明確各方的權(quán)利和義務(wù)，包括項目名稱、研究內(nèi)容、經(jīng)費、進度、驗收標準等條款。（二）研究階段1.科研計劃與實施方案項目研究人員制定的科研計劃、實施方案、技術(shù)路線圖等，應(yīng)詳細說明研究的步驟、方法、技術(shù)關(guān)鍵等。2.實驗記錄與數(shù)據(jù)實驗過程中的原始記錄、測試數(shù)據(jù)、分析報告等，應(yīng)真實、準確、完整地反映實驗的全過程和結(jié)果。3.研究報告與階段性成果項目研究過程中形成的各類研究報告、技術(shù)總結(jié)、論文、專利、軟件著作權(quán)等，應(yīng)體現(xiàn)項目的研究進展和成果。4.會議紀要與討論記錄項目研究過程中組織的各類會議紀要、討論記錄等，記錄項目研究中的重要決策、問題討論和解決方案。5.調(diào)研資料項目研究過程中開展的國內(nèi)外調(diào)研資料，包括調(diào)研報告、文獻綜述、技術(shù)引進資料等。（三）試驗階段1.試驗方案與大綱試驗人員制定的試驗方案、試驗大綱，明確試驗的目的、方法、步驟、測試指標等。2.試驗記錄與報告試驗過程中的原始記錄、測試數(shù)據(jù)、試驗報告等，應(yīng)詳細記錄試驗的過程和結(jié)果，包括試驗條件、試驗數(shù)據(jù)、分析結(jié)論等。3.試驗設(shè)備與儀器資料試驗設(shè)備和儀器的操作規(guī)程、維護記錄、校準證書等，確保試驗設(shè)備和儀器的正常運行和數(shù)據(jù)準確性。（四）驗收階段1.驗收申請書項目承擔單位向驗收組織單位提交的驗收申請書，包括項目完成情況、技術(shù)指標完成情況、經(jīng)費使用情況等。2.驗收報告驗收組織單位組織驗收后形成的驗收報告，包括驗收意見、驗收結(jié)論等。3.項目總結(jié)報告項目承擔單位對項目進行全面總結(jié)形成的總結(jié)報告，包括項目研究背景、目標、研究內(nèi)容、技術(shù)路線、研究成果、應(yīng)用前景等。4.成果鑒定材料項目成果鑒定過程中形成的鑒定申請書、鑒定意見、鑒定證書等。（五）其他相關(guān)材料1.項目經(jīng)費決算報告項目經(jīng)費使用情況的決算報告，包括經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行情況、經(jīng)費支出明細等。2.知識產(chǎn)權(quán)證明材料項目形成的專利證書、軟件著作權(quán)登記證書、商標注冊證書等知識產(chǎn)權(quán)證明材料。3.獲獎證書項目獲得的各級各類獎勵證書。三、歸檔流程（一）文件材料收集1.項目負責人職責項目負責人負責組織本項目文件材料的收集工作，明確項目各階段文件材料的收集范圍和要求，督促項目組成員及時整理和提交文件材料。2.文件材料收集時間項目立項后，項目負責人應(yīng)及時組織收集項目申報階段的文件材料；在項目研究、試驗、驗收等過程中，應(yīng)同步收集各階段形成的文件材料；項目驗收完成后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將全部項目文件材料收集齊全。（二）文件材料整理1.分類整理項目負責人或指定專人對收集到的文件材料進行分類整理，按照本制度規(guī)定的歸檔范圍和要求，將文件材料分為立項、研究、試驗、驗收等類別，并根據(jù)文件材料的性質(zhì)、內(nèi)容等進行進一步細分。2.編號編目對整理好的文件材料進行編號編目，編制文件材料目錄，注明文件材料的名稱、編號、日期、來源等信息，便于查找和管理。（三）文件材料歸檔1.移交時間整理好的文件材料應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)移交公司檔案管理部門歸檔，一般項目驗收完成后[X]個工作日內(nèi)移交，重大項目可根據(jù)實際情況適當延長移交時間，但最長不超過[X]個工作日。2.移交手續(xù)項目負責人或移交人應(yīng)填寫檔案移交清單，注明移交文件材料的名稱、數(shù)量、日期等信息，與檔案管理部門辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認。四、檔案整理與保管（一）整理要求1.遵循檔案管理原則科研檔案的整理應(yīng)遵循檔案管理的基本原則，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.分類標準科研檔案按照項目類別、時間順序、文件性質(zhì)等進行分類整理，具體分類標準如下：項目類別：按照公司科研項目的不同領(lǐng)域、專業(yè)進行分類，如電子信息、生物醫(yī)藥、新材料等。時間順序：按照項目研究、試驗、驗收等階段的時間先后順序排列文件材料。文件性質(zhì)：將文件材料分為科研文件、技術(shù)文件、管理文件等類別，再根據(jù)文件的具體內(nèi)容進行細分。（二）保管要求1.檔案庫房建設(shè)公司應(yīng)建設(shè)符合檔案保管要求的庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案庫房的安全和檔案的完整。2.檔案存儲方式科研檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲方式，紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲于專用的存儲設(shè)備中，并進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。3.檔案保管期限科研檔案的保管期限根據(jù)項目的重要性、性質(zhì)等因素確定，一般分為永久、長期和短期三種。具體保管期限如下：永久保管：涉及公司核心技術(shù)、重大科研成果、重要知識產(chǎn)權(quán)等的檔案，應(yīng)永久保管。長期保管：一般科研項目檔案，保管期限為[X]年。短期保管：一般性文件材料，保管期限為[X]年。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.服務(wù)科研生產(chǎn)原則科研檔案的利用應(yīng)緊密圍繞公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等工作，為公司的發(fā)展提供有力支持。2.合法合規(guī)原則檔案利用應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保檔案的安全和合理使用。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部人員公司科研人員、管理人員、技術(shù)人員等因科研、生產(chǎn)、經(jīng)營等工作需要，可查閱、借閱科研檔案。2.外部單位因項目合作、技術(shù)交流、成果轉(zhuǎn)化等需要，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準，外部單位可查閱、借閱相關(guān)科研檔案，但必須嚴格遵守保密規(guī)定。（三）利用程序1.內(nèi)部人員利用程序公司內(nèi)部人員如需查閱、借閱科研檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位利用程序外部單位如需查閱、借閱科研檔案，應(yīng)向公司提交檔案利用申請函，說明利用目的、檔案名稱、查閱期限等信息，并提供相關(guān)證明材料。經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門與外部單位簽訂保密協(xié)議，辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）借閱期限1.內(nèi)部人員借閱期限內(nèi)部人員借閱科研檔案的期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部單位借閱期限外部單位借閱科研檔案的期限根據(jù)具體情況確定，一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向公司提出申請，經(jīng)批準后方可續(xù)借。（五）歸還要求借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案，歸還時應(yīng)確保檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔相應(yīng)責任。六、檔案保密與安全（一）保密制度1.保密范圍科研檔案涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)等重要信息，屬于保密范圍。檔案管理部門應(yīng)明確保密內(nèi)容和保密要求，加強對檔案的保密管理。2.保密措施人員管理：檔案管理人員應(yīng)經(jīng)過保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。環(huán)境管理：檔案庫房應(yīng)設(shè)置保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等，確保檔案庫房的安全。文件管理：對涉及保密內(nèi)容的文件材料，應(yīng)進行加密存儲和管理，嚴格控制查閱和借閱范圍。（二）安全制度1.安全防范措施公司應(yīng)加強檔案庫房的安全防范措施，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，定期進行檢查和維護，確保檔案庫房的安全。2.應(yīng)急處置預(yù)案制定檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案，明確檔案安全事故的應(yīng)急處置流程和責任分工，定期進行演練，提高應(yīng)對檔案安全事故的能力。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責公司檔案管理部門負責對科研檔案歸檔制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，定期對各項目的檔案歸檔工作進行檢查和指導(dǎo)，確保科研檔案管理工作的規(guī)范有序。（二）檢查內(nèi)容1.歸檔范圍與要求執(zhí)行情況檢查各項目是否按照本制度規(guī)定的歸檔范圍和要求進行文件材料的收集、整理和歸檔，確保檔案的完整性和準確性。2.歸檔流程執(zhí)行情況檢查各項目文件材料的收集、整理、歸檔等流程是否符合規(guī)定，是否及時、準確地辦理檔案移交手續(xù)。3.檔案整理與保管情況檢查科研檔案的整理是否符合要求，保管是否安全，檔案存儲方式是否合理，保管期限是否正確等。4.檔案利用與借閱情況檢查檔案利用與借閱手續(xù)是否齊全，借閱期限是否符合規(guī)定，歸還檔案是否及時、完整等。（三）檢查方式1.定期檢查檔案管理部門定期對各項目的科研檔案進行檢查，每年至少組織[X]次全面檢查。2.不定期抽查檔案管理部門不定期對各項目的科研檔案進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管