檔案庫(kù)房交接制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理，確保檔案交接工作的規(guī)范、有序進(jìn)行，保證檔案的完整與安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及檔案庫(kù)房交接的所有部門(mén)和人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：交接雙方應(yīng)確保所交接檔案的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際情況相符。2.完整性原則：檔案交接應(yīng)涵蓋檔案的所有組成部分，包括文件、資料、圖表等，確保檔案的完整性。3.保密性原則：交接過(guò)程中，涉及檔案的機(jī)密信息應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.責(zé)任明確原則：明確交接雙方的責(zé)任，確保檔案交接工作的順利進(jìn)行和責(zé)任追溯。二、交接準(zhǔn)備（一）交接人員安排1.交接雙方應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案交接工作，交接人員應(yīng)具備相應(yīng)的檔案管理知識(shí)和技能，熟悉檔案內(nèi)容和交接流程。2.交接人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，如有特殊情況需要更換交接人員，應(yīng)提前通知對(duì)方，并做好交接工作的銜接。（二）檔案整理與核對(duì)1.移交方應(yīng)在交接前對(duì)檔案進(jìn)行全面整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.移交方應(yīng)對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于存在問(wèn)題的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充、更正或說(shuō)明。3.接收方應(yīng)提前了解檔案的基本情況，熟悉檔案的分類、編號(hào)等信息，以便在交接過(guò)程中進(jìn)行快速核對(duì)和接收。（三）交接場(chǎng)地與設(shè)備準(zhǔn)備1.應(yīng)選擇安全、整潔、便于操作的交接場(chǎng)地，確保交接過(guò)程不受外界干擾。2.交接場(chǎng)地應(yīng)配備必要的設(shè)備，如檔案柜、桌椅、照明設(shè)備等，以保證檔案交接工作的順利進(jìn)行。3.交接場(chǎng)地應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全防護(hù)措施，確保檔案的安全。三、交接流程（一）交接通知1.移交方應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向接收方發(fā)出檔案交接通知，明確交接的時(shí)間、地點(diǎn)、檔案內(nèi)容等信息。2.交接通知應(yīng)采用書(shū)面形式，并加蓋雙方單位公章或部門(mén)印章，以確保通知的有效性。（二）現(xiàn)場(chǎng)交接1.交接雙方應(yīng)按照約定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)交接。交接時(shí)，雙方交接人員應(yīng)同時(shí)在場(chǎng)，對(duì)檔案進(jìn)行逐一核對(duì)。2.核對(duì)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號(hào)、名稱、內(nèi)容、完整性等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)記錄并協(xié)商解決。3.交接過(guò)程中，雙方應(yīng)在交接清單上簽字確認(rèn)，交接清單應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、交接時(shí)間等信息。交接清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（三）檔案清點(diǎn)與簽收1.接收方應(yīng)按照交接清單對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。2.接收方應(yīng)仔細(xì)檢查檔案的質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變、字跡模糊等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交方協(xié)商解決。3.經(jīng)雙方核對(duì)無(wú)誤后，接收方應(yīng)在交接清單上簽字簽收，表示已接收檔案。（四）特殊情況處理1.如遇檔案丟失、損壞等特殊情況，移交方應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。同時(shí)，應(yīng)向接收方說(shuō)明情況，并提供相關(guān)證明材料。2.對(duì)于因不可抗力等原因?qū)е聶n案交接無(wú)法按時(shí)進(jìn)行的，雙方應(yīng)協(xié)商確定新的交接時(shí)間，并及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)和人員。四、交接責(zé)任（一）移交方責(zé)任1.確保所移交檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)。2.在交接前，對(duì)檔案進(jìn)行全面整理和核對(duì)，確保檔案符合交接要求。3.向接收方提供必要的檔案信息和說(shuō)明，協(xié)助接收方了解檔案情況。4.對(duì)交接過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)處理，承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）接收方責(zé)任1.按照規(guī)定的流程和要求接收檔案，對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管。2.在交接過(guò)程中，認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容等信息，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出并協(xié)商解決。3.對(duì)接收的檔案負(fù)責(zé)，不得擅自更改、銷毀或丟失檔案。4.協(xié)助移交方做好檔案交接的相關(guān)工作，提供必要的支持和配合。五、檔案保管與使用（一）檔案保管要求1.接收方應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管。檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存放，便于查找和使用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案索引和目錄，提高檔案管理的效率。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和處理。（二）檔案使用規(guī)定1.嚴(yán)格遵守檔案使用的審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、借閱、復(fù)印檔案。2.使用檔案時(shí)，應(yīng)在規(guī)定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需帶出，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.對(duì)檔案的使用情況進(jìn)行記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等，以便進(jìn)行檔案管理和監(jiān)督。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立檔案交接監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案交接工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.監(jiān)督部門(mén)應(yīng)檢查檔案交接流程是否符合規(guī)定，交接雙方的責(zé)任是否明確，檔案的保管和使用是否規(guī)范等。3.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保檔案交接工作的質(zhì)量。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門(mén)的工作。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查提出的意見(jiàn)和建議，應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整改，不斷完善檔案交接制度和管理工作。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.制定檔案交接相關(guān)的培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織交接人員參加培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理知識(shí)、交接流程、法律法規(guī)等方面，確保交接人員熟悉檔案交接工作的要求和規(guī)范。（二）宣傳教育1.通過(guò)內(nèi)部刊物、宣傳欄、會(huì)議等形式，宣傳檔案交接制度的重要性和相關(guān)要求，提高全體員工的檔案意識(shí)。2.鼓勵(lì)員工積極參與檔案管理工作，對(duì)在檔案交接工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。八、附則（一）制度解釋本制度由本公司