科研檔案借閱制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司科研檔案的管理，規(guī)范科研檔案的借閱行為，確?？蒲袡n案的安全與完整，充分發(fā)揮科研檔案在公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)以及員工因工作需要借閱科研檔案的相關(guān)活動(dòng)。3.基本原則科研檔案借閱應(yīng)遵循嚴(yán)格審批、確保安全、限定范圍、按時(shí)歸還的原則。借閱者必須遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失科研檔案。二、借閱申請(qǐng)與審批1.借閱申請(qǐng)借閱科研檔案時(shí)，借閱者應(yīng)填寫(xiě)《科研檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。對(duì)于涉及多個(gè)項(xiàng)目或跨部門(mén)的科研檔案借閱，需分別填寫(xiě)申請(qǐng)表，并明確說(shuō)明各項(xiàng)目或部門(mén)的借閱需求。2.審批流程申請(qǐng)表提交后，由所在部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核借閱目的是否合理、是否符合工作需要等。初審?fù)ㄟ^(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)并加蓋部門(mén)公章。初審?fù)ㄟ^(guò)的申請(qǐng)表提交至科研檔案管理部門(mén)。檔案管理人員根據(jù)檔案的密級(jí)、重要程度以及借閱者的實(shí)際情況進(jìn)行復(fù)審。對(duì)于機(jī)密級(jí)及以上的科研檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；一般科研檔案由科研檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，檔案管理人員在申請(qǐng)表上注明批準(zhǔn)意見(jiàn)，并安排辦理借閱手續(xù)。三、借閱權(quán)限與范圍1.借閱權(quán)限公司內(nèi)部員工根據(jù)工作需要，經(jīng)審批后可借閱與其工作相關(guān)的科研檔案。因特殊工作需要，外單位人員需借閱公司科研檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。2.借閱范圍科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、科研計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)方案、研究記錄、測(cè)試報(bào)告、技術(shù)總結(jié)、成果鑒定材料、專(zhuān)利申請(qǐng)文件等各類(lèi)科研檔案。與科研項(xiàng)目相關(guān)的合同、協(xié)議、往來(lái)信函、會(huì)議紀(jì)要等資料。其他與科研工作直接或間接相關(guān)的檔案材料。四、借閱期限與歸還1.借閱期限一般科研檔案的借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，借閱者應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向科研檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。對(duì)于重要、機(jī)密的科研檔案，借閱期限根據(jù)實(shí)際情況另行確定，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.歸還要求借閱者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借科研檔案。如需續(xù)借，應(yīng)重新辦理申請(qǐng)手續(xù)。歸還檔案時(shí)，借閱者應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，不得有涂改、損壞、缺頁(yè)等情況。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向借閱者查明原因，并記錄在案。借閱者歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在《科研檔案借閱登記表》上注明歸還日期，并由借閱者簽字確認(rèn)。五、借閱檔案的使用與保管1.使用要求借閱者只能將所借科研檔案用于申請(qǐng)時(shí)注明的目的，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作用途。在借閱期間，借閱者應(yīng)妥善保管科研檔案，不得在檔案上進(jìn)行標(biāo)記、涂改、污損等行為。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)科研檔案管理部門(mén)同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行操作。復(fù)印或摘錄的內(nèi)容應(yīng)注明出處，并不得用于任何商業(yè)目的或泄露公司機(jī)密。借閱者在使用科研檔案過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題或疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)向科研檔案管理部門(mén)反饋，不得擅自處理。2.保管責(zé)任借閱者對(duì)所借科研檔案負(fù)有安全保管責(zé)任，應(yīng)采取必要的措施防止檔案丟失、被盜、損壞等情況發(fā)生。如因保管不善導(dǎo)致檔案丟失或損壞，借閱者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。在借閱期間，借閱者如需暫時(shí)離開(kāi)辦公場(chǎng)所，應(yīng)將檔案存放在安全的地方，并妥善保管鑰匙等物品。嚴(yán)禁將檔案帶回家中或其他非公司指定場(chǎng)所存放。借閱者完成借閱任務(wù)后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還科研檔案管理部門(mén)。如遇特殊情況無(wú)法按時(shí)歸還，應(yīng)提前與檔案管理人員溝通，并說(shuō)明原因。六、保密規(guī)定1.保密要求科研檔案管理部門(mén)和借閱者應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司的保密制度，對(duì)所接觸到的科研檔案內(nèi)容予以保密。對(duì)于涉及公司機(jī)密的科研檔案，借閱者應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施，確保檔案信息不被泄露。未經(jīng)公司書(shū)面同意，借閱者不得將檔案內(nèi)容透露給任何第三方。在借閱過(guò)程中，如因工作需要必須向他人展示科研檔案內(nèi)容，應(yīng)在公司內(nèi)部指定的場(chǎng)所進(jìn)行，并嚴(yán)格控制觀看人員范圍。觀看人員應(yīng)簽署保密承諾書(shū)，承諾對(duì)所看到的檔案內(nèi)容予以保密。2.保密期限借閱者對(duì)科研檔案的保密期限應(yīng)與公司對(duì)該檔案的保密要求一致。在保密期限內(nèi)，借閱者應(yīng)始終履行保密義務(wù)。如檔案解密或不再屬于保密范圍，借閱者應(yīng)及時(shí)停止對(duì)該檔案的保密措施，并將相關(guān)情況告知科研檔案管理部門(mén)。七、監(jiān)督與檢查1.定期檢查科研檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)借閱檔案的情況進(jìn)行檢查，包括借閱期限、歸還情況、檔案使用情況、保密措施落實(shí)情況等。檢查周期為每[X]個(gè)月一次。檢查過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)《科研檔案借閱申請(qǐng)表》、《科研檔案借閱登記表》等相關(guān)記錄，確保借閱工作規(guī)范有序。2.違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)借閱者違反本制度規(guī)定，科研檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)發(fā)出書(shū)面通知，要求借閱者限期整改。整改期間，暫停借閱者的檔案借閱權(quán)限。對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，如擅自轉(zhuǎn)借檔案、泄露檔案機(jī)密、故意損壞檔案等，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，并依法追究其法律責(zé)任。同時(shí)，借閱者應(yīng)承擔(dān)由此給公司造成的一切經(jīng)濟(jì)