項(xiàng)目檔案員制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本項(xiàng)目檔案員制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項(xiàng)目的檔案管理工作，包括但不限于工程項(xiàng)目、研發(fā)項(xiàng)目、營(yíng)銷項(xiàng)目等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：項(xiàng)目檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全程參與原則：項(xiàng)目檔案員應(yīng)全程參與項(xiàng)目建設(shè)，從項(xiàng)目策劃、實(shí)施到竣工驗(yàn)收，確保檔案資料的及時(shí)收集、整理和歸檔。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則：項(xiàng)目檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)的全過程，確保檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。4.便于利用原則：項(xiàng)目檔案的整理和歸檔應(yīng)便于查閱和利用，提高檔案的使用價(jià)值。二、項(xiàng)目檔案員職責(zé)（一）檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定項(xiàng)目檔案管理工作計(jì)劃，明確檔案管理的目標(biāo)、任務(wù)和要求。2.組織項(xiàng)目各部門和人員收集、整理、歸檔項(xiàng)目檔案資料，確保檔案資料的齊全、完整。3.對(duì)項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，建立項(xiàng)目檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于查詢和利用。4.負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的保管和保護(hù)工作，確保檔案的安全和完整。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。5.按照公司檔案管理制度的要求，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定和銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。（二）項(xiàng)目協(xié)調(diào)職責(zé)1.作為項(xiàng)目檔案管理的責(zé)任人，與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及各部門保持密切溝通，協(xié)調(diào)項(xiàng)目檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度的關(guān)系。2.參與項(xiàng)目建設(shè)的重要會(huì)議和活動(dòng)，及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，掌握項(xiàng)目檔案資料的形成過程和現(xiàn)狀。3.協(xié)調(diào)項(xiàng)目各部門之間的檔案管理工作，明確各部門在檔案收集、整理、歸檔等方面的職責(zé)和分工，確保項(xiàng)目檔案管理工作的順利進(jìn)行。（三）培訓(xùn)指導(dǎo)職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目各部門和人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)和技能的培訓(xùn)，提高項(xiàng)目人員的檔案意識(shí)和檔案管理水平。2.指導(dǎo)項(xiàng)目各部門和人員正確收集、整理、歸檔項(xiàng)目檔案資料，解答檔案管理工作中的疑問和問題。3.定期組織項(xiàng)目檔案管理工作交流活動(dòng)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，推廣先進(jìn)的檔案管理方法和技術(shù)。（四）監(jiān)督檢查職責(zé)1.對(duì)項(xiàng)目各部門和人員的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合公司檔案管理制度的要求。2.定期對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)檔案管理工作不力的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)和處罰。3.對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問題及時(shí)提出整改意見和建議，督促項(xiàng)目各部門和人員進(jìn)行整改，確保項(xiàng)目檔案管理工作的質(zhì)量和水平。三、項(xiàng)目檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件等。2.項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的文件，包括施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程變更通知、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、工程進(jìn)度報(bào)告等。3.項(xiàng)目設(shè)備采購文件，包括設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書等。5.項(xiàng)目其他相關(guān)文件，包括項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目往來函件、項(xiàng)目影像資料等。（二）收集要求1.項(xiàng)目檔案員應(yīng)及時(shí)向項(xiàng)目各部門和人員發(fā)出檔案收集通知，明確檔案收集的范圍、時(shí)間和要求。2.項(xiàng)目各部門和人員應(yīng)按照檔案收集通知的要求，及時(shí)收集、整理本部門形成的項(xiàng)目檔案資料，并移交項(xiàng)目檔案員。3.項(xiàng)目檔案員應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目檔案資料的收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案資料的及時(shí)收集和移交。（三）整理原則1.遵循項(xiàng)目建設(shè)的客觀規(guī)律，保持項(xiàng)目檔案資料的有機(jī)聯(lián)系和歷史原貌。2.按照項(xiàng)目檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類和編號(hào)，便于管理和利用。3.項(xiàng)目檔案應(yīng)做到內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，字跡清晰，圖樣規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。（四）整理方法1.項(xiàng)目檔案員應(yīng)按照項(xiàng)目檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.編制項(xiàng)目檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、檔案日期、檔案來源等信息，便于查閱和利用。4.對(duì)項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、項(xiàng)目檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目檔案員應(yīng)按照項(xiàng)目檔案的歸檔時(shí)間要求，及時(shí)將整理好的項(xiàng)目檔案資料歸檔。2.歸檔的項(xiàng)目檔案資料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案整理的要求。3.歸檔的項(xiàng)目檔案資料應(yīng)編制檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、檔案日期、檔案來源等信息，雙方簽字確認(rèn)。（二）保管期限1.項(xiàng)目檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)、規(guī)模和重要程度等因素確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的項(xiàng)目檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告永久保存；長(zhǎng)期保管的項(xiàng)目檔案包括項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的重要文件，保管期限為10年至50年；短期保管的項(xiàng)目檔案包括項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的一般性文件，保管期限為5年以下。（三）保管方式1.項(xiàng)目檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案整理的要求進(jìn)行裝訂和存放，電子檔案應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。2.項(xiàng)目檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房?jī)?nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全和完整。3.項(xiàng)目檔案應(yīng)定期進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。五、項(xiàng)目檔案的利用與借閱（一）利用原則1.項(xiàng)目檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的安全和完整。2.項(xiàng)目檔案的利用應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)和利用范圍，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案的合理利用。（二）利用方式1.項(xiàng)目檔案員應(yīng)建立項(xiàng)目檔案利用登記制度，對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、利用目的等信息。2.項(xiàng)目檔案的利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，借閱檔案應(yīng)按照公司檔案借閱制度的要求辦理借閱手續(xù)，復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.項(xiàng)目檔案員應(yīng)根據(jù)檔案利用人的需求，及時(shí)提供檔案資料，并對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。（三）借閱管理1.項(xiàng)目檔案的借閱應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，借閱人應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、借閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀、丟失檔案資料。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人歸還檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行歸還，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。六、項(xiàng)目檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.項(xiàng)目檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確及時(shí)的原則，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。2.項(xiàng)目檔案的鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、密級(jí)和利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織1.公司應(yīng)成立項(xiàng)目檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定工作。鑒定小組應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。2.鑒定小組應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定，一般每年進(jìn)行一次。鑒定工作應(yīng)按照公司檔案鑒定制度的要求進(jìn)行，確保鑒定工作的科學(xué)性和公正性。（三）鑒定方法1.鑒定小組應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目檔案的保管期限、密級(jí)和利用價(jià)值等因素，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行逐一審查和評(píng)估。2.對(duì)保管期限已滿、失去利用價(jià)值的項(xiàng)目檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見；對(duì)保管期限未滿、仍有利用價(jià)值的項(xiàng)目檔案，鑒定小組應(yīng)提出繼續(xù)保管的意見。3.鑒定小組應(yīng)形成項(xiàng)目檔案鑒定報(bào)告，報(bào)告應(yīng)包括鑒定的依據(jù)、方法、結(jié)果等信息，并由鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確需銷毀的項(xiàng)目檔案，應(yīng)按照公司檔案銷毀制度的要求辦理銷毀手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)部門人員共同監(jiān)督銷毀過程。銷毀完畢后，應(yīng)在檔案銷毀申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。4.檔案管理部門應(yīng)建立檔案銷毀記錄，記錄檔案銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息，確保檔案銷毀工作的可追溯性。七、項(xiàng)目檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保項(xiàng)目檔案管理工作符合公司檔案管理制度的要求。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等方面的工作情況，以及項(xiàng)目檔案員的職責(zé)履行情況。3.監(jiān)督檢查應(yīng)采取定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)提出整改意見和建議，督促項(xiàng)目各部門和人員進(jìn)行整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司應(yīng)建立項(xiàng)目檔案管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)的內(nèi)容包括項(xiàng)目檔案管理工作的目標(biāo)完成情況、檔案質(zhì)量、檔案利用效果、檔案管理工