廣西檔案銷(xiāo)毀制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，規(guī)范檔案銷(xiāo)毀工作流程，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)及分支機(jī)構(gòu)在日常工作中形成的各類(lèi)檔案的銷(xiāo)毀管理。包括但不限于文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案等。（三）基本原則1.合法性原則：檔案銷(xiāo)毀工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保銷(xiāo)毀行為的合法性和合規(guī)性。2.保密性原則：在檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，要采取必要措施，防止檔案信息泄露，保障公司/組織商業(yè)秘密和敏感信息安全。3.準(zhǔn)確性原則：明確界定需銷(xiāo)毀檔案的范圍、期限和標(biāo)準(zhǔn)，確保銷(xiāo)毀檔案的準(zhǔn)確性和完整性，避免誤銷(xiāo)重要檔案。4.可追溯性原則：建立完善的檔案銷(xiāo)毀記錄和監(jiān)督機(jī)制，對(duì)銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行全程跟蹤，以便查詢和審計(jì)。二、檔案銷(xiāo)毀范圍及期限（一）檔案銷(xiāo)毀范圍1.已過(guò)保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案：依據(jù)國(guó)家檔案保管期限規(guī)定及公司/組織檔案管理制度，確定各類(lèi)檔案的保管期限，對(duì)于超過(guò)保管期限且經(jīng)鑒定確無(wú)保存必要的檔案，納入銷(xiāo)毀范圍。2.重復(fù)、冗余或無(wú)效的檔案：在檔案整理和清理過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)的內(nèi)容重復(fù)、信息冗余或已失去實(shí)際效用的檔案，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因不再適用的檔案：隨著公司/組織發(fā)展，機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)范圍變化，導(dǎo)致部分檔案與現(xiàn)有業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)或不再具有參考價(jià)值，此類(lèi)檔案應(yīng)予以銷(xiāo)毀。4.涉及違法違規(guī)或已完成法律程序的檔案：對(duì)于涉及違法違規(guī)行為且已完成法律處理程序的相關(guān)檔案，在確保法律要求的前提下，可按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）檔案銷(xiāo)毀期限1.文書(shū)檔案：一般行政管理文件，保管期限為[X]年，期滿后經(jīng)鑒定可銷(xiāo)毀。重要決策性文件、合同協(xié)議等，保管期限為[X]年，根據(jù)實(shí)際情況確定是否延長(zhǎng)保管期限。2.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證保管期限為[X]年，會(huì)計(jì)賬簿保管期限為[X]年，財(cái)務(wù)報(bào)表保管期限為[X]年，期滿后按規(guī)定銷(xiāo)毀。涉及稅務(wù)、審計(jì)等重要財(cái)務(wù)資料，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求確定保管期限，期滿后經(jīng)審批銷(xiāo)毀。3.人事檔案：?jiǎn)T工離職后，其人事檔案在公司/組織保存[X]年，期滿后根據(jù)員工個(gè)人意愿及相關(guān)規(guī)定決定是否銷(xiāo)毀或移交。特殊崗位人員檔案，如高級(jí)管理人員、涉密人員等，保管期限適當(dāng)延長(zhǎng)，期滿后經(jīng)嚴(yán)格審批進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.業(yè)務(wù)檔案：各類(lèi)業(yè)務(wù)項(xiàng)目檔案，根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)和行業(yè)特點(diǎn)確定保管期限，一般為[X]年至[X]年不等，期滿后經(jīng)鑒定銷(xiāo)毀。涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密等關(guān)鍵業(yè)務(wù)檔案，保管期限應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)，確保公司/組織權(quán)益得到有效保護(hù)。三檔案銷(xiāo)毀鑒定（一）鑒定組織成立檔案銷(xiāo)毀鑒定小組，由公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估，確保銷(xiāo)毀決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定程序1.檔案清查：檔案管理部門(mén)定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清查，梳理出達(dá)到保管期限或可能需要銷(xiāo)毀的檔案清單。2.初步審核：檔案管理人員根據(jù)檔案清單，對(duì)每一份檔案進(jìn)行初步審核，標(biāo)注出檔案的基本信息、形成時(shí)間、保管期限等，并提出初步銷(xiāo)毀意見(jiàn)。3.部門(mén)會(huì)審：將初步審核后的檔案清單及銷(xiāo)毀意見(jiàn)分發(fā)給相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審。各業(yè)務(wù)部門(mén)結(jié)合自身業(yè)務(wù)情況，對(duì)涉及本部門(mén)的檔案進(jìn)行審核，判斷其是否仍具有保存價(jià)值，并反饋會(huì)審意見(jiàn)。4.鑒定小組審議：鑒定小組召開(kāi)會(huì)議，對(duì)各部門(mén)反饋的會(huì)審意見(jiàn)進(jìn)行綜合審議。根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、用途以及公司/組織實(shí)際需求，對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行逐一評(píng)估，最終形成鑒定結(jié)論。5.結(jié)果公示：鑒定結(jié)果在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日。公示期間，如有員工對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案提出異議，鑒定小組應(yīng)進(jìn)行復(fù)查核實(shí)，并及時(shí)反饋處理結(jié)果。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案內(nèi)容完整性：檢查檔案是否存在缺頁(yè)、破損、字跡模糊等情況，確保檔案內(nèi)容完整可讀。2.與現(xiàn)行政策法規(guī)的關(guān)聯(lián)性：判斷檔案內(nèi)容是否與現(xiàn)行國(guó)家政策法規(guī)、公司/組織規(guī)章制度相沖突或仍具有參考價(jià)值。3.業(yè)務(wù)相關(guān)性：評(píng)估檔案與公司/組織當(dāng)前業(yè)務(wù)活動(dòng)的關(guān)聯(lián)程度，是否對(duì)業(yè)務(wù)開(kāi)展具有指導(dǎo)、借鑒作用。4.保密性和敏感性：審查檔案中是否包含敏感信息、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私，如有此類(lèi)信息，應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行特殊處理。四、檔案銷(xiāo)毀流程（一）銷(xiāo)毀申請(qǐng)經(jīng)鑒定小組鑒定通過(guò)的擬銷(xiāo)毀檔案，由檔案管理部門(mén)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息，并提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》進(jìn)行認(rèn)真審核，簽署審批意見(jiàn)。如同意銷(xiāo)毀，應(yīng)明確銷(xiāo)毀時(shí)間、方式等要求；如不同意銷(xiāo)毀，應(yīng)說(shuō)明理由，并退回申請(qǐng)表。（三）銷(xiāo)毀準(zhǔn)備1.制定銷(xiāo)毀方案：檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，制定具體的檔案銷(xiāo)毀方案。方案應(yīng)包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員、安全保障措施等內(nèi)容。2.人員安排：確定參與檔案銷(xiāo)毀工作的人員名單，明確各人員職責(zé)。參與人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員接觸待銷(xiāo)毀檔案。3.場(chǎng)地準(zhǔn)備：選擇安全、保密的銷(xiāo)毀場(chǎng)地，確保場(chǎng)地具備防火、防盜、防潮等條件。場(chǎng)地應(yīng)遠(yuǎn)離重要辦公區(qū)域和人員密集場(chǎng)所，避免對(duì)公司/組織正常工作造成影響。4.設(shè)備工具準(zhǔn)備：根據(jù)銷(xiāo)毀方式，準(zhǔn)備相應(yīng)設(shè)備工具，如碎紙機(jī)、焚燒爐、打包機(jī)等，并確保設(shè)備工具性能良好，能夠滿足銷(xiāo)毀要求。（四）銷(xiāo)毀實(shí)施1.現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督：在檔案銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)，安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷(xiāo)毀過(guò)程。監(jiān)督人員應(yīng)全程跟蹤檔案銷(xiāo)毀情況，確保銷(xiāo)毀工作按照預(yù)定方案進(jìn)行，防止檔案信息泄露或出現(xiàn)其他安全問(wèn)題。2.銷(xiāo)毀操作：按照銷(xiāo)毀方案要求，采用適當(dāng)方式對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。對(duì)于紙質(zhì)檔案，可采用粉碎、焚燒等方式；對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底的數(shù)據(jù)刪除或格式化處理，并確保存儲(chǔ)介質(zhì)無(wú)法恢復(fù)數(shù)據(jù)。3.記錄備案：在銷(xiāo)毀過(guò)程中，安排專人負(fù)責(zé)記錄銷(xiāo)毀情況，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷(xiāo)毀方式等信息。記錄應(yīng)形成書(shū)面文檔，并由參與銷(xiāo)毀人員簽字確認(rèn)，作為檔案銷(xiāo)毀工作的重要備案資料。（五）銷(xiāo)毀后檢查銷(xiāo)毀工作完成后，對(duì)銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行全面檢查，確保無(wú)殘留檔案、無(wú)安全隱患。檢查內(nèi)容包括場(chǎng)地清理、設(shè)備工具清理、銷(xiāo)毀記錄完整性等方面。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，直至達(dá)到要求。五、檔案銷(xiāo)毀監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查：公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)檔案銷(xiāo)毀工作進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查銷(xiāo)毀流程是否合規(guī)、銷(xiāo)毀記錄是否完整、檔案鑒定是否準(zhǔn)確等內(nèi)容。2.不定期抽查：審計(jì)部門(mén)不定期對(duì)檔案銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行抽查，核實(shí)銷(xiāo)毀工作實(shí)際執(zhí)行情況，確保銷(xiāo)毀工作嚴(yán)格按照制度要求進(jìn)行。3.問(wèn)題反饋與整改：對(duì)于檢查和抽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)反饋，并下達(dá)整改通知書(shū)。檔案管理部門(mén)應(yīng)針對(duì)問(wèn)題制定整改措施，限期整改，并將整改情況書(shū)面報(bào)告審計(jì)部門(mén)。（二）外部審計(jì)1.接受審計(jì)機(jī)關(guān)監(jiān)督：積極配合國(guó)家審計(jì)機(jī)關(guān)對(duì)公司/組織檔案銷(xiāo)毀工作的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息，確保檔案銷(xiāo)毀工作合法合規(guī)。2.聘請(qǐng)專業(yè)審計(jì)機(jī)構(gòu)：根據(jù)公司/組織實(shí)際情況，定期聘請(qǐng)專業(yè)審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案銷(xiāo)毀工作進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)。審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)具備專業(yè)資質(zhì)和豐富經(jīng)驗(yàn)，能夠?qū)n案銷(xiāo)毀工作進(jìn)行全面、深入的審查，并出具審計(jì)報(bào)告。3.審計(jì)結(jié)果應(yīng)用：認(rèn)真對(duì)待外部審計(jì)結(jié)果，將審計(jì)意見(jiàn)和建議納入公司/組織檔案管理工作改進(jìn)計(jì)劃。針對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)采取有效措施進(jìn)行整改，不斷完善檔案銷(xiāo)毀制度和流程。六、檔案銷(xiāo)毀記錄與檔案管理（一）銷(xiāo)毀記錄保存1.記錄內(nèi)容：檔案銷(xiāo)毀記錄應(yīng)詳細(xì)記錄每一次檔案銷(xiāo)毀工作的全過(guò)程信息。包括銷(xiāo)毀申請(qǐng)時(shí)間、審批意見(jiàn)、銷(xiāo)毀方案、銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員、銷(xiāo)毀檔案清單以及銷(xiāo)毀后檢查情況等內(nèi)容。2.保存期限：檔案銷(xiāo)毀記錄作為公司/組織檔案管理的重要組成部分，應(yīng)按照檔案保管期限規(guī)定進(jìn)行保存。一般情況下，保存期限與被銷(xiāo)毀檔案的最長(zhǎng)保管期限一致。3.存儲(chǔ)方式：銷(xiāo)毀記錄可采用紙質(zhì)文檔和電子文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。紙質(zhì)文檔應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)裝訂，妥善保管；電子文檔應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并確保數(shù)據(jù)安全可靠，便于查詢和檢索。（二）檔案管理銜接1.系統(tǒng)更新：檔案管理部門(mén)在完成檔案銷(xiāo)毀工作后，及時(shí)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新，刪除已銷(xiāo)毀檔案的相關(guān)信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案情況一致。2.標(biāo)識(shí)清理：對(duì)存放已銷(xiāo)毀檔案的庫(kù)房、存儲(chǔ)設(shè)備等進(jìn)行標(biāo)識(shí)清理，避免混淆和誤查。同時(shí)，對(duì)相關(guān)檔案管理區(qū)域進(jìn)行整理和調(diào)整，優(yōu)化檔案存儲(chǔ)環(huán)境。3.知識(shí)培訓(xùn)：針對(duì)檔案銷(xiāo)毀工作涉及的相關(guān)人員，開(kāi)展檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，使其了解檔案銷(xiāo)毀制度的重要性和操作流程，提高檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容可包括檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)、銷(xiāo)毀流程、保密規(guī)定等方面。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過(guò)程中，如遇具體問(wèn)題或需要進(jìn)一步明確相關(guān)規(guī)定，由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)進(jìn)行研究，并提出解釋意見(jiàn)。（二）修訂與補(bǔ)充