建設(shè)檔案查閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案信息的安全與合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及全體員工，以及因工作需要查閱公司/組織檔案的外部單位或個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案查閱過(guò)程中，要采取有效措施保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。同時(shí)，查閱人員應(yīng)對(duì)所查閱檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得擅自傳播或用于非工作目的。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供支持和服務(wù)，促進(jìn)檔案信息的合理利用。二、檔案管理部門(mén)職責(zé)（一）檔案收集與整理負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。（二）檔案保管建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案損壞、變質(zhì)和丟失。（三）檔案查閱服務(wù)1.負(fù)責(zé)受理檔案查閱申請(qǐng)，對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)審核結(jié)果決定是否提供查閱服務(wù)。2.為查閱人員提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，協(xié)助查閱人員查閱檔案，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。3.按照規(guī)定的程序和要求，對(duì)查閱后的檔案進(jìn)行整理和歸位，確保檔案的整齊有序。（四）檔案統(tǒng)計(jì)與分析定期對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。三、檔案查閱申請(qǐng)與審核（一）查閱申請(qǐng)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。2.外部單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱的目的、內(nèi)容、范圍等，并提供相關(guān)證明材料。申請(qǐng)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。（二）審核內(nèi)容檔案管理部門(mén)收到查閱申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行以下審核：1.查閱申請(qǐng)是否符合本制度規(guī)定的查閱范圍和條件。2.查閱目的是否合理，是否與工作需要相關(guān)。3.查閱人員的身份和資格是否合法有效。4.查閱申請(qǐng)的內(nèi)容是否明確、具體，是否便于檔案管理部門(mén)查找和提供檔案資料。（三）審核結(jié)果處理1.對(duì)于符合審核要求的查閱申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)予以批準(zhǔn)，并安排查閱時(shí)間和查閱場(chǎng)所。2.對(duì)于不符合審核要求的查閱申請(qǐng),檔案管理部門(mén)應(yīng)向查閱人員說(shuō)明原因，并拒絕提供查閱服務(wù)。如查閱人員對(duì)審核結(jié)果有異議，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向上級(jí)主管部門(mén)提出申訴。四、檔案查閱流程（一）預(yù)約登記查閱人員應(yīng)提前與檔案管理部門(mén)預(yù)約查閱時(shí)間，并按照預(yù)約時(shí)間到達(dá)檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)工作人員對(duì)查閱人員的身份進(jìn)行核實(shí)后，辦理查閱登記手續(xù)，發(fā)放《檔案查閱證》。（二）查閱指導(dǎo)檔案管理部門(mén)工作人員根據(jù)查閱人員的查閱需求，提供必要的查閱指導(dǎo)和幫助，協(xié)助查閱人員查找所需檔案資料。（三）查閱過(guò)程1.查閱人員應(yīng)在指定的查閱場(chǎng)所內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。如需復(fù)印或摘抄檔案資料，應(yīng)事先向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。2.查閱人員在查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或缺失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告。3.檔案管理部門(mén)工作人員應(yīng)對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱活動(dòng)符合本制度規(guī)定和安全保密要求。（四）查閱結(jié)束查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將查閱的檔案資料歸還檔案管理部門(mén)工作人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。檔案管理部門(mén)工作人員對(duì)歸還的檔案資料進(jìn)行核對(duì)和整理，確保檔案資料的完整和有序。五、檔案查閱范圍與限制（一）查閱范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的各類檔案資料，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、記錄等。2.外部單位或個(gè)人因履行法定職責(zé)、開(kāi)展合作項(xiàng)目、進(jìn)行審計(jì)調(diào)查等工作需要，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)后，可查閱相關(guān)檔案資料。（二）查閱限制1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等敏感信息的檔案資料，未經(jīng)公司/組織授權(quán)，不得查閱。2.檔案資料中如有涉及國(guó)家機(jī)密、個(gè)人隱私等內(nèi)容，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行處理，嚴(yán)格限制查閱范圍和查閱人員。3.對(duì)于重要檔案資料或珍貴歷史檔案，如需查閱，應(yīng)經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取特殊的查閱方式和安全措施。六、檔案查閱人員行為規(guī)范（一）遵守制度查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行查閱活動(dòng)。（二）愛(ài)護(hù)檔案查閱人員在查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得對(duì)檔案進(jìn)行任何形式的破壞或損害。（三）保守秘密查閱人員應(yīng)對(duì)所查閱檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得擅自向無(wú)關(guān)人員透露檔案中的任何信息。如因工作需要確需引用檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并注明出處。（四）按時(shí)歸還查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱時(shí)間內(nèi)完成查閱工作，并按時(shí)將查閱的檔案資料歸還檔案管理部門(mén)。如因特殊原因需要延長(zhǎng)查閱時(shí)間，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。七、檔案查閱記錄與統(tǒng)計(jì)（一）查閱記錄檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案查閱記錄制度，對(duì)每一次查閱活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱人員姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查詢和統(tǒng)計(jì)分析。（二）統(tǒng)計(jì)分析檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案查閱記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,掌握檔案利用情況和趨勢(shì)，為公司/組織的檔案管理工作提供決策依據(jù)。統(tǒng)計(jì)分析內(nèi)容包括查閱人次、查閱內(nèi)容分類、查閱目的分布等。八、檔案查閱安全與保密措施（一）安全措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全防范措施，配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施，確保檔案資料的安全。2.在檔案查閱過(guò)程中，應(yīng)采取必要的安全措施，如限制查閱人員數(shù)量、設(shè)置專門(mén)的查閱區(qū)域、加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督等，防止檔案資料丟失或損壞。3.對(duì)于電子檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格遵守計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全管理規(guī)定，采取必要的技術(shù)手段保障電子檔案的安全，防止電子檔案被篡改、刪除或泄露。（二）保密措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案查閱人員進(jìn)行保密教育，明確保密責(zé)任和義務(wù)，要求查閱人員嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。2.在檔案查閱場(chǎng)所，應(yīng)設(shè)置必要的保密設(shè)施和標(biāo)識(shí)，提醒查閱人員注意保密。查閱人員不得在查閱場(chǎng)所內(nèi)討論或傳播檔案中的敏感信息。3.對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案資料，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制查閱權(quán)限、簽訂保密協(xié)議等，確保敏感信息不被泄露。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定查閱人員如有下列行為之一，視為違規(guī)：1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱檔案資料。2.查閱與工作無(wú)關(guān)的檔案資料。3.將檔案資料帶出查閱場(chǎng)所或擅自轉(zhuǎn)借他人查閱。4.在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。5.泄露檔案中的保密信息。6.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）處理措施對(duì)于違規(guī)查閱檔案的行為，檔案管理部門(mén)應(yīng)視情節(jié)輕重，給予以下處理：1.警告：對(duì)初次違規(guī)且情節(jié)較輕的查閱人員，給予警告處分，并責(zé)令其立即改正。2.通報(bào)批評(píng)：對(duì)違規(guī)情節(jié)較重的查閱人員，在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并要求其作出書(shū)面檢討。3.限制查閱權(quán)限：對(duì)多次違規(guī)或違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重的查閱人員，限制其在一定期限內(nèi)的檔案查閱權(quán)限。4.追究法律責(zé)任：如違規(guī)行為給公