檔案室制度標(biāo)語一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工涉及的各類檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司/組織檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織各項活動的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮檔案利用需求，提供便捷的檔案查閱服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.負責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。7.開展檔案利用工作，為公司/組織各項工作提供檔案信息支持。8.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向檔案室移交。2.明確本部門檔案管理責(zé)任人，負責(zé)督促和指導(dǎo)本部門員工做好檔案管理工作。3.嚴格遵守檔案管理制度，在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)及時整理歸檔，不得積壓或私自留存。4.根據(jù)工作需要，向檔案室提出檔案查閱申請，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案職業(yè)道德，忠于職守，保守秘密。2.認真學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。3.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等。4.嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。5.做好檔案庫房的管理工作，保持庫房整潔、通風(fēng)良好，確保檔案安全。6.積極主動地為公司/組織各部門提供檔案利用服務(wù)，及時、準(zhǔn)確地提供所需檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機關(guān)頒發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.本公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。4.本公司/組織的工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。5.本公司/組織的人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等專項檔案。6.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案收集應(yīng)遵循真實、準(zhǔn)確、完整的原則，不得遺漏重要文件材料。3.對收集到的檔案材料，應(yīng)按照檔案管理的要求進行初步整理，剔除重復(fù)、無用的材料。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時間、內(nèi)容等因素進行分類，確保檔案分類科學(xué)合理。2.編號：對每一類檔案編制唯一的編號，便于檔案的管理和查詢。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，方便檔案的查閱和利用。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。3.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃消毒。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于檔案的鑒定和銷毀。3.對電子檔案，應(yīng)進行備份存儲，并定期進行檢查和維護。（三）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作。2.檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，確保檔案安全。3.嚴格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。4.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與本公司/組織有關(guān)的檔案，但須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機關(guān)因辦案需要查閱公司/組織檔案，應(yīng)按照法定程序辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請，說明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，持單位介紹信到檔案室辦理查閱手續(xù)。3.司法機關(guān)查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)司法文書，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案室指定的地點進行，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督。2.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料。3.如需復(fù)印、拍照檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)愛護檔案，查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司/組織實際情況，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，確保檔案的真實性和完整性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責(zé)人、各部門檔案管理責(zé)任人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限。3.對已超過保管期限的檔案，進行重點鑒定，剔除失去保存價值的檔案。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室負責(zé)組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平,為公司/組織各項工作提供更加便捷的檔案信息支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備、掃描設(shè)備等信息化設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需要。2.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲。3.在檔案信息管理系統(tǒng)中建立檔案分類目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.加強檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化系統(tǒng)維護1.定期對檔