PAGE檔案網(wǎng)絡(luò)管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案網(wǎng)絡(luò)管理，確保檔案信息的安全、完整與有效利用，保障公司各項工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在檔案網(wǎng)絡(luò)管理方面的活動，包括檔案的形成、收集、整理、存儲、傳輸、利用、保管和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)，確保檔案網(wǎng)絡(luò)管理活動合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施，保障檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。3.完整性原則：保證檔案內(nèi)容的完整，維護檔案之間的有機聯(lián)系，確保檔案信息的真實性和準確性。4.便利性原則：在確保安全和保密的前提下，提供便捷的檔案利用服務(wù)，提高工作效率。5.可追溯性原則：對檔案網(wǎng)絡(luò)管理活動進行全程記錄，以便于查詢和追溯。二、檔案網(wǎng)絡(luò)管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案網(wǎng)絡(luò)管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的建設(shè)與維護，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。3.指導和監(jiān)督各部門檔案網(wǎng)絡(luò)管理工作，定期進行檢查和評估。4.負責檔案的集中收集、整理、分類、編目、存儲和保管，確保檔案的規(guī)范化管理。5.按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)，做好檔案查閱、借閱、復制等登記工作。6.組織開展檔案數(shù)字化工作，提高檔案信息的利用效率。7.負責檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理，制定安全策略，采取安全技術(shù)措施，防止檔案信息泄露和損壞。8.參與檔案銷毀工作，對銷毀過程進行監(jiān)督，并做好記錄。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的形成、收集、整理和初步保管工作，確保檔案的真實、完整和準確。2.按照公司檔案管理部門的要求，及時將本部門檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門開展檔案數(shù)字化工作，提供必要的檔案資料。4.嚴格遵守公司檔案網(wǎng)絡(luò)管理制度，在檔案利用過程中履行審批手續(xù)，不得擅自復制、傳播檔案信息。5.負責本部門檔案網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的日常維護和管理，確保設(shè)備正常運行。6.對本部門員工進行檔案網(wǎng)絡(luò)管理知識培訓，提高員工的檔案管理意識和技能。（三）員工職責1.嚴格遵守公司檔案網(wǎng)絡(luò)管理制度，妥善保管和使用本人在工作中形成的檔案資料。2.及時將工作中形成的檔案按照要求整理后移交至本部門檔案管理人員。3.在檔案利用過程中，按照規(guī)定履行審批手續(xù)，不得違規(guī)操作。4.發(fā)現(xiàn)檔案信息存在安全隱患或異常情況時，及時報告本部門負責人和檔案管理部門。5.積極配合公司檔案管理部門開展各項檔案管理工作，接受檔案管理部門的指導和監(jiān)督。三、檔案網(wǎng)絡(luò)管理流程（一）檔案形成與收集1.公司員工在工作過程中應(yīng)及時形成各類檔案資料，包括文件、合同、報表、圖紙、照片、音像等，并確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整。2.各部門應(yīng)指定專人負責檔案的收集工作，定期對本部門檔案進行清理和核對，將具有保存價值的檔案收集齊全。3.對于重要會議、重大活動等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束后及時整理并移交至檔案管理部門。（二）檔案整理與分類1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進行整理。2.根據(jù)檔案的性質(zhì)和特點，對檔案進行科學分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.對每一份檔案進行編號、編目，編制檔案目錄，建立檔案檢索體系，以便于查找和利用。（三）檔案存儲與保管1.檔案管理部門應(yīng)建立專門的檔案網(wǎng)絡(luò)存儲系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲設(shè)備，對檔案進行集中存儲。2.對檔案存儲環(huán)境進行定期檢查，確保溫度、濕度、防火、防盜、防蟲、防潮等條件符合要求。3.按照檔案的保管期限，對檔案進行分類存放，便于管理和查閱。4.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等，確保檔案的完整和安全。（四）檔案傳輸與共享1.公司內(nèi)部各部門如需傳輸檔案信息，應(yīng)通過公司指定的檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)進行，確保傳輸過程的安全和穩(wěn)定。2.在檔案傳輸過程中，應(yīng)采取加密措施，防止信息泄露。3.對于需要共享的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進行設(shè)置，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和使用。4.建立檔案共享記錄機制，對共享檔案的時間、人員、用途等進行詳細記錄。（五）檔案利用與審批1.公司員工因工作需要查閱、借閱、復制檔案時，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量等，并按照規(guī)定的審批流程進行審批。2.檔案利用申請表應(yīng)經(jīng)部門負責人、檔案管理部門負責人等逐級審批，審批通過后方可辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)按照審批意見，為利用者提供檔案查閱、借閱、復制等服務(wù)，并做好登記工作。4.利用者應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。5.嚴禁利用檔案從事違法違規(guī)活動，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為應(yīng)及時制止并報告相關(guān)部門。（六）檔案銷毀1.對于超過保管期限或已失去保存價值的檔案，檔案管理部門應(yīng)定期進行清理，提出銷毀意見。2.檔案銷毀意見應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導審批后實施，銷毀過程應(yīng)嚴格按照規(guī)定進行。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，保存期限不少于規(guī)定年限。四、檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理（一）安全策略制定1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司實際情況，制定完善的檔案網(wǎng)絡(luò)安全策略，明確安全目標、安全措施和安全責任。2.安全策略應(yīng)包括網(wǎng)絡(luò)訪問控制、數(shù)據(jù)加密、用戶認證、安全審計等方面的內(nèi)容。3.定期對安全策略進行評估和修訂，確保其有效性和適應(yīng)性。（二）網(wǎng)絡(luò)訪問控制1.對檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)進行權(quán)限設(shè)置，嚴格限制訪問人員的范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問系統(tǒng)。2.根據(jù)員工的工作職責和權(quán)限需求，分配不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保用戶只能訪問和操作其授權(quán)范圍內(nèi)的檔案信息。3.采用身份認證技術(shù)，如用戶名、密碼、數(shù)字證書等，對用戶進行身份驗證，防止非法用戶進入系統(tǒng)。4.對網(wǎng)絡(luò)訪問進行實時監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)異常訪問行為及時進行預警和處理。（三）數(shù)據(jù)加密1.在檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸和存儲過程中，采用加密技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。2.根據(jù)檔案的敏感程度和安全需求，選擇合適的加密算法和密鑰管理方式，定期更換加密密鑰。3.對重要檔案數(shù)據(jù)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的位置，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）用戶認證與授權(quán)1.建立完善的用戶認證機制，對用戶身份進行嚴格驗證，確保用戶身份的真實性和合法性。2.根據(jù)用戶的工作職責和權(quán)限需求，對用戶進行授權(quán)管理，明確用戶在檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中的操作權(quán)限。3.定期對用戶權(quán)限進行檢查和調(diào)整，確保用戶權(quán)限與工作職責相符，防止權(quán)限濫用。（五）安全審計與監(jiān)控1.建立檔案網(wǎng)絡(luò)安全審計系統(tǒng)，對系統(tǒng)操作、網(wǎng)絡(luò)訪問、數(shù)據(jù)傳輸?shù)然顒舆M行實時審計和監(jiān)控。2.審計系統(tǒng)應(yīng)記錄詳細的操作日志，包括操作時間、操作人員、操作內(nèi)容等信息，以便于追溯和調(diào)查。3.定期對安全審計數(shù)據(jù)進行分析，發(fā)現(xiàn)安全隱患和違規(guī)行為及時進行處理，并采取相應(yīng)的改進措施。（六）應(yīng)急處理機制1.制定檔案網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)急預案，明確應(yīng)急處理流程和責任分工，確保在發(fā)生安全事件時能夠迅速響應(yīng)和處理。2.定期組織安全應(yīng)急演練，提高員工的應(yīng)急處理能力和協(xié)同配合能力。3.安全事件發(fā)生后，應(yīng)及時采取措施進行處理，恢復系統(tǒng)正常運行，并對事件原因進行調(diào)查和分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓，完善安全管理措施。五、檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)建設(shè)與維護（一）系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司檔案管理需求和發(fā)展規(guī)劃，制定檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃，明確系統(tǒng)建設(shè)目標、功能模塊、技術(shù)架構(gòu)等內(nèi)容。2.系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃應(yīng)充分考慮公司現(xiàn)有信息化基礎(chǔ)和未來發(fā)展需求，確保系統(tǒng)的先進性、實用性和可擴展性。3.在系統(tǒng)建設(shè)過程中，應(yīng)嚴格按照相關(guān)標準和規(guī)范進行設(shè)計和開發(fā)，確保系統(tǒng)的質(zhì)量和安全性。（二）系統(tǒng)功能模塊1.檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、存儲、檢索、利用、審批、銷毀等基本功能模塊，滿足公司檔案管理的各項需求。2.系統(tǒng)應(yīng)提供友好的用戶界面，方便用戶操作和使用。3.支持多格式檔案的上傳、下載和在線瀏覽，具備檔案全文檢索功能，提高檔案查找效率。4.具備權(quán)限管理功能，能夠?qū)Σ煌脩粼O(shè)置不同的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。5.提供檔案統(tǒng)計分析功能，能夠?qū)n案數(shù)量、類型、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）系統(tǒng)維護與升級1.檔案管理部門應(yīng)建立系統(tǒng)維護管理制度，定期對檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)進行維護和保養(yǎng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.安排專人負責系統(tǒng)維護工作，及時處理系統(tǒng)故障和問題，保障系統(tǒng)的正常使用。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)進步，定期對系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的性能和功能。4.在系統(tǒng)升級過程中，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份和遷移工作，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。5.加強與系統(tǒng)開發(fā)商的溝通與合作，及時獲取系統(tǒng)技術(shù)支持和售后服務(wù)。六、檔案網(wǎng)絡(luò)管理培訓與宣傳（一）培訓計劃制定1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司員工的檔案管理需求和業(yè)務(wù)特點，制定檔案網(wǎng)絡(luò)管理培訓計劃，明確培訓目標、內(nèi)容、方式和時間安排。2.培訓計劃應(yīng)覆蓋公司全體員工，包括新員工入職培訓、在職員工定期培訓等。3.培訓內(nèi)容應(yīng)包括檔案網(wǎng)絡(luò)管理制度、檔案管理流程、系統(tǒng)操作技能、安全保密知識等方面。（二）培訓方式與實施1.采用多種培訓方式，如集中授課、在線學習、現(xiàn)場演示、案例分析等，提高培訓效果。2.定期組織集中授課培訓，邀請檔案管理專家或業(yè)務(wù)骨干進行講解，確保員工對檔案網(wǎng)絡(luò)管理知識有系統(tǒng)的了解。3.利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，提供在線學習資源，方便員工隨時隨地進行學習。4.針對新員工入職，開展專門的入職培訓，使其盡快熟悉公司檔案網(wǎng)絡(luò)管理制度和工作流程。5.在實際工作中，通過現(xiàn)場演示和案例分析等方式，對員工進行操作技能培訓，提高員工的實際操作能力。（三）宣傳推廣1.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案網(wǎng)絡(luò)管理制度的宣傳推廣，提高員工的檔案管理意識和重視程度。2.通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等渠道，宣傳檔案網(wǎng)絡(luò)管理的重要性、制度