PAGE廣告制作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司廣告制作檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有廣告制作項(xiàng)目檔案的管理，包括但不限于平面廣告、影視廣告、網(wǎng)絡(luò)廣告等各類廣告形式的制作過程中形成的文件、資料、素材等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司廣告制作檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映廣告制作項(xiàng)目的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集廣告制作項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及商業(yè)機(jī)密、客戶隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善廣告制作檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中收集、整理、分類、編目、裝訂廣告制作檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤工作。5.負(fù)責(zé)檔案的保管、存儲(chǔ)設(shè)施的維護(hù)和管理，確保檔案的妥善保存。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目檔案的收集、整理工作，確保項(xiàng)目檔案的及時(shí)、完整。2.在項(xiàng)目實(shí)施過程中，督促項(xiàng)目組成員按照檔案管理要求，及時(shí)將各自工作中形成的文件、資料移交檔案管理部門。3.對(duì)項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，配合檔案管理部門進(jìn)行檔案的審核和驗(yàn)收。（三）其他人員職責(zé)1.項(xiàng)目組成員應(yīng)及時(shí)將個(gè)人在項(xiàng)目工作中形成的文件、資料提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人統(tǒng)一移交檔案管理部門。2.涉及檔案查閱、借閱的人員，應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目策劃階段：包括項(xiàng)目策劃書、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、創(chuàng)意提案、客戶需求文檔等。2.設(shè)計(jì)制作階段：設(shè)計(jì)初稿、修改稿、定稿，制作腳本、拍攝計(jì)劃、拍攝素材（圖片、視頻等）、音頻素材、動(dòng)畫源文件等。3.審核修改階段：審核意見、修改記錄、客戶反饋等。4.交付階段：成品廣告（如印刷品、視頻文件等）、交付清單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.其他相關(guān)文件：與廣告制作項(xiàng)目有關(guān)的合同、協(xié)議、往來信函、會(huì)議紀(jì)要等。（二）收集要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將項(xiàng)目檔案收集齊全，并移交檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保格式的兼容性和可讀性。3.檔案應(yīng)注明項(xiàng)目名稱、文件形成日期、來源、保管期限等信息。（三）整理方法1.分類：按照廣告制作項(xiàng)目的類別、階段、文件類型等進(jìn)行分類。例如，可分為平面廣告類、影視廣告類，策劃文件類、設(shè)計(jì)文件類等。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。編號(hào)格式可采用“項(xiàng)目編號(hào)類別編號(hào)順序號(hào)”。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂，確保文件不散頁、不損壞。對(duì)于電子文件，應(yīng)按照分類要求進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引。四檔案的保管（一）保管期限1.廣告制作項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案：涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大項(xiàng)目、具有重要?dú)v史價(jià)值或法律憑證作用的檔案，如公司標(biāo)志性廣告項(xiàng)目檔案、重要客戶的長(zhǎng)期合作項(xiàng)目檔案等。長(zhǎng)期保管的檔案：一般廣告制作項(xiàng)目檔案，保管期限為[X]年。短期保管的檔案：一般性的廣告制作項(xiàng)目檔案，保管期限為[X]年。2.檔案保管期限的確定，由檔案管理部門會(huì)同項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值等因素進(jìn)行評(píng)估，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要建立電子檔案的訪問權(quán)限控制，確保數(shù)據(jù)安全。3.對(duì)于重要的實(shí)物檔案（如廣告作品實(shí)物、模型等），應(yīng)妥善保管在專門的展示或存儲(chǔ)場(chǎng)所，并做好標(biāo)識(shí)和防護(hù)措施。（三）保管環(huán)境要求1.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.庫房?jī)?nèi)要配備防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。3.定期對(duì)檔案保管環(huán)境進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱廣告制作檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，在確保不影響檔案安全和保密的前提下，安排查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.涉及商業(yè)機(jī)密、客戶隱私等敏感信息的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱廣告制作檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)所借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的廣告制作檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要性、歷史價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)于擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源等信息。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。2.銷毀紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。3.銷毀電子檔案時(shí)，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行多