PAGE文案檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文案檔案管理，確保文案檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文案檔案，包括但不限于文件、報告、合同、協(xié)議、信函、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）管理原則文案檔案管理遵循集中統(tǒng)一、分級負(fù)責(zé)、分類管理、安全保密的原則。二、文案檔案的分類與編號（一）分類1.行政類：包括公司行政文件、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.業(yè)務(wù)類：根據(jù)公司業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷、產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財務(wù)管理、人力資源管理等類別。3.合同類：各類合同、協(xié)議、訂單等。4.技術(shù)類：技術(shù)文件、研發(fā)報告、專利資料、工藝文件等。5.客戶類：客戶資料、往來信函、業(yè)務(wù)洽談記錄等。（二）編號1.采用分類編號法，每一類別賦予一個固定的編號。例如：行政類為XZ，業(yè)務(wù)類為YW，合同類為HT，技術(shù)類為JS，客戶類為KH。2.每一份文案檔案在類別編號后，按照順序依次編號，如XZ001、YW002、HT003等。三、文案檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文案檔案的收集工作，確保各類文件及時、完整地收集。2.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位信函等，由相關(guān)接收人員及時送交檔案管理人員。3.在業(yè)務(wù)活動中形成的文案檔案，承辦人員應(yīng)在工作結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)整理并移交檔案管理人員。（二）整理1.檔案管理人員對收集到的文案檔案進(jìn)行分類、排序、編目等整理工作。2.去除文件中的金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。3.按照檔案編號順序，依次編寫頁碼，確保頁碼連續(xù)、準(zhǔn)確。4.填寫檔案目錄，包括文件編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。四、文案檔案的歸檔（一）歸檔時間1.年度終了后[X]個月內(nèi)，各部門應(yīng)將上一年度形成的文案檔案整理歸檔。2.對于專項(xiàng)工作形成的文案檔案，在工作結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文案檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合整理要求。2.同一事由的文件應(yīng)集中歸檔，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.歸檔文件應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒，并在盒脊上注明檔案類別、編號范圍等信息。五、文案檔案的保管（一）保管期限文案檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：涉及公司重大權(quán)益、核心機(jī)密、歷史沿革等重要文件。2.長期保管的檔案：保管期限為[X]年，主要包括重要業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議等。3.短期保管的檔案：保管期限為[X]年，一般為一般性業(yè)務(wù)文件。（二）保管地點(diǎn)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案安全存放。（三）保管措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持適宜的溫度和濕度。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。六、文案檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文案檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案。3.查閱完畢后應(yīng)及時歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因工作需要借閱文案檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，確保檔案安全無損。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。七、文案檔案的保密（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及公司機(jī)密的文案檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.對電子檔案應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等安全措施，防止信息泄露。（二）保密責(zé)任1.所有接觸文案檔案的人員都有保密義務(wù)，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.如因工作需要對外提供檔案信息，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，確保信息安全。八、文案檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對已到保管期限的文案檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價值等因素，確定檔案的存毀。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的文案檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，不得遺漏。3.銷毀完