PAGE村級檔案查閱申報(bào)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)村級檔案管理，規(guī)范檔案查閱申報(bào)行為，保障檔案信息的安全與合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本村范圍內(nèi)所有涉及檔案查閱的活動(dòng)，包括但不限于本村村民、村委會(huì)工作人員、上級部門及其他因工作需要查閱村級檔案的單位或個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱申報(bào)活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及檔案管理的相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.安全保密原則：確保檔案信息在查閱過程中不被泄露、篡改或丟失，維護(hù)檔案的安全性和保密性。3.合理利用原則：在保障檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，為村級各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案查閱申報(bào)流程（一）查閱申請1.申請人填寫申請表：申請人需如實(shí)填寫《村級檔案查閱申請表》，內(nèi)容包括申請人姓名、單位（或住址）、聯(lián)系方式、查閱目的、查閱檔案名稱及范圍等。2.提交申請材料：根據(jù)查閱目的不同，申請人可能需要提交相關(guān)證明材料。例如，本村村民因個(gè)人事務(wù)查閱涉及自身權(quán)益的檔案，需提供本人有效身份證件；村委會(huì)工作人員因工作需要查閱檔案，需提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字的查閱申請及工作證明；上級部門查閱村級檔案，需出具正式的查閱公函等。（二）申請受理1.受理部門：設(shè)立專門的檔案管理辦公室負(fù)責(zé)受理檔案查閱申請。2.初步審核：檔案管理辦公室收到申請后，對申請表及申請材料進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括申請材料是否齊全、查閱目的是否合理、查閱范圍是否明確等。3.不符合申請的處理：如發(fā)現(xiàn)申請不符合要求，檔案管理辦公室應(yīng)及時(shí)通知申請人補(bǔ)充或修改申請材料；如申請人提供虛假材料或查閱目的不正當(dāng)，不予受理，并向申請人說明理由。（三）審批1.審批流程：對于一般性檔案查閱申請，由檔案管理辦公室負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，在申請表上簽署意見，并注明查閱期限、查閱地點(diǎn)等信息。涉及重要檔案或敏感信息的查閱申請，需經(jīng)村委會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案管理辦公室應(yīng)將申請材料及初步審核意見一并提交給村委會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)，由其進(jìn)行最終審批。2.審批結(jié)果通知：審批通過的，檔案管理辦公室應(yīng)及時(shí)通知申請人前來辦理查閱手續(xù)；審批不通過的，應(yīng)向申請人說明原因。（四）查閱手續(xù)辦理1.申請人身份驗(yàn)證：申請人憑有效身份證件或相關(guān)證明材料到檔案管理辦公室辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員核對申請人身份信息與申請表一致后，發(fā)放查閱證件。2.查閱登記：申請人需在《村級檔案查閱登記冊》上詳細(xì)記錄查閱時(shí)間、查閱檔案名稱、查閱人員簽名等信息。3.查閱地點(diǎn)安排：根據(jù)檔案的存放地點(diǎn)及保管要求，檔案管理辦公室安排合適的查閱地點(diǎn)，并指定專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱。查閱地點(diǎn)應(yīng)具備必要的安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案查閱過程的安全。（五）查閱過程管理1.查閱要求：申請人應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，遵守查閱場所的各項(xiàng)規(guī)定，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。2.協(xié)助與監(jiān)督：檔案管理人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場提供必要的協(xié)助，解答申請人的疑問。同時(shí)，對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱活動(dòng)符合規(guī)定要求。如發(fā)現(xiàn)申請人有違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重采取相應(yīng)措施。（六）查閱期限1.一般查閱期限：根據(jù)檔案的性質(zhì)和查閱目的，確定合理的查閱期限。一般性檔案查閱期限原則上不超過[X]個(gè)工作日；如需延期，申請人應(yīng)提前向檔案管理辦公室提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長查閱期限，但延長后的期限不得超過[X]個(gè)工作日。2.特殊情況處理：對于涉及重大事項(xiàng)或緊急情況的檔案查閱，經(jīng)村委會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可適當(dāng)延長查閱期限，但應(yīng)在查閱結(jié)束后及時(shí)歸還檔案。（七）檔案歸還1.按時(shí)歸還：查閱期限屆滿后，申請人應(yīng)按時(shí)將查閱的檔案歸還檔案管理辦公室。檔案管理人員核對歸還檔案的數(shù)量、完整性及有無損壞等情況，無誤后在查閱登記冊上注明歸還時(shí)間，并收回查閱證件。2.逾期歸還處理：如申請人未能按時(shí)歸還檔案，檔案管理辦公室應(yīng)及時(shí)催還。對于逾期未還的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理，如暫停其后續(xù)查閱申請資格、通報(bào)批評等。三、檔案查閱范圍與限制（一）查閱范圍1.政策法規(guī)類：本村執(zhí)行的國家和地方有關(guān)農(nóng)村工作的政策法規(guī)文件。2.村務(wù)管理類：村委會(huì)會(huì)議記錄、決議、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)賬目、各類合同協(xié)議等。3.村民信息類：村民基本信息檔案、宅基地審批檔案、土地承包檔案等涉及村民個(gè)人權(quán)益的檔案。4.其他類：與本村發(fā)展相關(guān)的各類歷史資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、榮譽(yù)證書等檔案。（二）查閱限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密及個(gè)人隱私的檔案：嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)授權(quán)不得查閱。如確因工作需要查閱，必須履行嚴(yán)格的審批程序，并采取必要的保密措施。2.正在辦理涉及檔案內(nèi)容相關(guān)案件的檔案：在案件辦理期間，除案件辦理部門依法依規(guī)查閱外，其他單位或個(gè)人不得查閱。3.檔案整理、鑒定、銷毀期間的檔案：此期間檔案處于封閉管理狀態(tài)，原則上不接受查閱申請。如有特殊情況，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定人員監(jiān)督下查閱。四、檔案查閱人員的責(zé)任與義務(wù)（一）責(zé)任1.遵守制度責(zé)任：查閱人員必須嚴(yán)格遵守本制度及檔案管理辦公室的各項(xiàng)規(guī)定，對查閱活動(dòng)負(fù)責(zé)。2.保護(hù)檔案責(zé)任：查閱人員有責(zé)任保護(hù)檔案的安全與完整，不得故意損壞、丟失檔案。如因查閱人員原因造成檔案損壞或丟失，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.信息保密責(zé)任：查閱人員對在查閱過程中知悉的檔案信息負(fù)有保密義務(wù)，不得擅自泄露給無關(guān)人員。如違反保密規(guī)定，將依法追究其法律責(zé)任。（二）義務(wù)1.配合管理義務(wù)：查閱人員應(yīng)積極配合檔案管理辦公室的工作，按照要求填寫申請表、提交申請材料、辦理查閱手續(xù)等。2.接受監(jiān)督義務(wù)：查閱人員在查閱過程中應(yīng)接受檔案管理人員的監(jiān)督，如實(shí)記錄查閱情況，及時(shí)反饋查閱過程中遇到的問題。3.協(xié)助調(diào)查義務(wù)：如檔案管理辦公室因工作需要對查閱活動(dòng)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，查閱人員應(yīng)積極協(xié)助，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的信息。五、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理與維護(hù)1.檔案整理與保管：負(fù)責(zé)村級檔案的日常整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案存放有序、便于查閱。按照檔案保管要求，做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，保證檔案的安全與完整。2.檔案信息更新：及時(shí)收集、整理村級各項(xiàng)工作中形成的新檔案資料，對已歸檔的檔案進(jìn)行定期檢查和核對，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。（二）查閱申請受理與審批協(xié)助1.申請受理：負(fù)責(zé)接收檔案查閱申請，對申請材料進(jìn)行初步審核，解答申請人關(guān)于查閱申請的疑問。2.審批協(xié)助：對于需經(jīng)村委會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)審批的查閱申請，協(xié)助整理申請材料，提供相關(guān)檔案信息及初步審核意見，為領(lǐng)導(dǎo)審批提供參考依據(jù)。（三）查閱過程管理1.查閱安排：根據(jù)審批結(jié)果，合理安排查閱地點(diǎn)和查閱時(shí)間，指定專人協(xié)助查閱，并提前做好準(zhǔn)備工作。2.現(xiàn)場監(jiān)督：在查閱現(xiàn)場對查閱人員的行為進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱活動(dòng)符合規(guī)定要求。及時(shí)處理查閱過程中出現(xiàn)的問題，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)制止并報(bào)告。3.查閱登記與統(tǒng)計(jì)：認(rèn)真做好查閱登記工作，準(zhǔn)確記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱檔案名稱等信息。定期對查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。（四）檔案歸還與后續(xù)跟蹤1.檔案歸還核對：查閱期限屆滿后，負(fù)責(zé)核對歸還檔案的數(shù)量、完整性及有無損壞等情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與查閱人員溝通解決。2.后續(xù)跟蹤：對查閱檔案的使用情況進(jìn)行跟蹤，了解查閱后檔案信息的利用效果，收集查閱人員的反饋意見，不斷改進(jìn)檔案管理工作。六、檔案查閱申報(bào)制度的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期自查：檔案管理辦公室定期對檔案查閱申報(bào)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行自查，檢查查閱申請受理、審批、查閱過程管理、檔案歸還等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.內(nèi)部審計(jì)：村委會(huì)定期組織內(nèi)部審計(jì)，對檔案查閱申報(bào)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)審查檔案查閱的合規(guī)性、檔案信息的安全性及利用效果等方面，確保制度執(zhí)行的有效性。（二）外部監(jiān)督1.接受上級部門監(jiān)督：積極接受上級檔案管理部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的監(jiān)督檢查，對提出的意見和建議認(rèn)真整改落實(shí)，不斷完善檔案查閱申報(bào)制度。2.社會(huì)監(jiān)督：鼓勵(lì)本村村民及社會(huì)各界對檔案查閱申報(bào)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，設(shè)立舉報(bào)電話和郵箱，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果向社會(huì)公開。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.違反查閱流程規(guī)定：未按本制度規(guī)定的查閱申請、受理、審批、查閱手續(xù)辦理、查閱過程管理、檔案歸還等流程進(jìn)行操作的行為。2.違反查閱范圍與限制規(guī)定：擅自查閱涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案，或在限制查閱期間違規(guī)查閱檔案的行為。3.違反檔案安全與保密規(guī)定：在查閱過程中故意損壞、丟失檔案，或擅自泄露檔案信息的行為。4.其他違規(guī)行為：如拒絕配合檔案管理人員工作、提供虛假申請材料等違反本制度及相關(guān)規(guī)定的行為。（二）處理措施1.警告：對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的行為，給予警告處分，責(zé)令其立即改正違規(guī)行為。2.暫停查閱資格：對于多次違規(guī)或情節(jié)較為嚴(yán)重的行為，暫停其[X]個(gè)月至[X]年的檔案查閱資格，期間不得申請查閱村級檔案。3.通報(bào)批評：對違規(guī)行為進(jìn)行全村通報(bào)批評，引起全體村民及村委會(huì)工作人員的重視，起到警示作用。4.依法追究責(zé)任：對于違反法律法規(guī)的違規(guī)行為，依法追究其法律責(zé)任。如因違規(guī)行為給村級檔案