PAGE新區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)新區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，充分發(fā)揮檔案在新區(qū)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于新區(qū)內(nèi)各部門、各單位以及與新區(qū)有業(yè)務(wù)往來的相關(guān)機(jī)構(gòu)和個(gè)人形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：新區(qū)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映新區(qū)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存新區(qū)各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行保密管理。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，方便檔案查閱和使用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門新區(qū)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)新區(qū)檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善新區(qū)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)新區(qū)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督新區(qū)各部門、各單位的檔案管理工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.開發(fā)和利用檔案信息資源，為新區(qū)各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、管理和維護(hù)，確保檔案的安全保管。（二）檔案管理人員檔案管理部門配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)具體的檔案管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備以下條件：1.政治素質(zhì)高，責(zé)任心強(qiáng)，具備良好的職業(yè)道德。2.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能。3.具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力和信息管理能力。4.經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，取得檔案管理相關(guān)資質(zhì)證書。檔案管理人員的主要職責(zé)包括：1.按照檔案管理工作流程，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作。2.對檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，建立健全檔案檢索體系。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。4.受理檔案查閱、借閱申請，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。5.對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)檔案管理工作情況。（三）各部門、各單位職責(zé)新區(qū)各部門、各單位應(yīng)明確一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，并指定專人負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行新區(qū)檔案管理制度，將檔案管理工作納入本部門、本單位的工作計(jì)劃和考核內(nèi)容。2.負(fù)責(zé)組織本部門、本單位形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。3.定期向檔案管理部門移交本部門、本單位的檔案，并辦理交接手續(xù)。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍新區(qū)檔案的收集范圍包括但不限于以下幾類：1.黨群工作類：黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳教育、紀(jì)檢監(jiān)察等方面形成的文件材料。2.行政管理類：新區(qū)規(guī)劃、決策、會(huì)議、人事、財(cái)務(wù)、審計(jì)、后勤等方面形成的文件材料。3.業(yè)務(wù)工作類：新區(qū)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作開展過程中形成的文件材料，如項(xiàng)目申報(bào)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料。4.基本建設(shè)類：新區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、工程項(xiàng)目建設(shè)等方面形成的文件材料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等全過程資料。5.設(shè)備儀器類：新區(qū)購置、使用、維護(hù)的各類設(shè)備儀器的相關(guān)文件材料，如設(shè)備采購合同、使用說明書、維修記錄等。6.會(huì)計(jì)檔案類：新區(qū)財(cái)務(wù)收支、會(huì)計(jì)核算等方面形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等文件材料。7.聲像檔案類：新區(qū)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。8.電子檔案類：新區(qū)在信息化建設(shè)過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門、本單位形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.對重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)實(shí)行同步收集，確保檔案的時(shí)效性。3.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。4.對收集的零散文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，便于后續(xù)的整理和歸檔。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循以下原則：1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化管理和信息共享。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為不同的類別，如黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類等。2.編號(hào)：對每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容、編號(hào)、日期等信息，便于查閱和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固，便于保管和利用。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門、各單位應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案整理完畢，并向檔案管理部門移交。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的類別、數(shù)量、起止日期等信息，并雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的質(zhì)量符合要求。對不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回原部門、原單位進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管的檔案：凡是反映新區(qū)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對新區(qū)工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映新區(qū)一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對新區(qū)工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管。長期保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映新區(qū)短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對新區(qū)工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限一般為5年以下。（三）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放地點(diǎn)。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案管理制度，確保電子檔案的安全和有效利用。4.對聲像檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，采用光盤、磁帶等介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的目錄和索引，便于查找和利用。（四）保管期限的鑒定與調(diào)整1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值和利用情況，確定檔案的保管期限是否需要調(diào)整。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)按照檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對保管期限已滿的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.新區(qū)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及新區(qū)機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，查閱申請人應(yīng)提交相關(guān)部門的審批文件，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。3.外部單位或個(gè)人查閱新區(qū)檔案，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，方可查閱。查閱重要檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)新區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱手續(xù)1.查閱申請人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱登記制度，詳細(xì)記錄查閱申請人的姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息，以備查詢。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極開發(fā)檔案信息資源，為新區(qū)各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和服務(wù)。根據(jù)工作需要，可通過編寫檔案參考資料、舉辦檔案展覽等形式，向有關(guān)部門和人員提供檔案信息。2.對涉及新區(qū)重要決策、重大項(xiàng)目等方面的檔案，檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)參與，提供相關(guān)檔案資料，為決策提供依據(jù)。3.在保證檔案安全和保密的前提下，檔案管理部門應(yīng)積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和遠(yuǎn)程利用。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送檔案管理部門負(fù)責(zé)人和上級(jí)主管部門，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。（二）移交工作1.新區(qū)因機(jī)構(gòu)改革、撤銷、合并等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度要求，辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清冊，詳細(xì)注明檔案的類別、數(shù)量、起止日期等信息，并雙方簽字確認(rèn)。3.接收檔案的單位應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對接收的檔案進(jìn)行妥善保管和利用。七、檔案的保密與安全（一）保密制度1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，加強(qiáng)對檔案工作人員的保密教育，提高保密意識(shí)。2.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、專人保管、限制查閱等措施，確保檔案信息的安全。3.檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。對違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。（二）安全制度1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火設(shè)備