PAGE海警檔案工作管理制度一、總則（一）目的為加強海警檔案工作的規(guī)范化、科學化管理，充分發(fā)揮檔案在海警工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，結(jié)合海警工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于海警各級機關(guān)、部隊及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則海警檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由各級檔案管理部門歸口管理本單位的檔案，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.真實可靠原則檔案內(nèi)容必須真實反映海警工作的實際情況，嚴禁弄虛作假、篡改檔案信息。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，提高檔案服務(wù)海警工作的效率。二、檔案管理機構(gòu)與人員（一）檔案管理機構(gòu)1.各級海警機關(guān)應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，負責本單位檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。2.檔案管理部門應(yīng)配備必要的辦公場所、設(shè)備和設(shè)施，滿足檔案管理工作的需要。（二）檔案管理人員1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉海警業(yè)務(wù)工作，經(jīng)過檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，取得相應(yīng)的崗位資格證書。2.檔案管理人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，確因工作需要變動時，應(yīng)辦理檔案管理工作交接手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.海警工作中形成的各類文件、資料、圖表、聲像等材料，包括但不限于執(zhí)法辦案文件、行政管理文件、軍事訓(xùn)練記錄、裝備管理資料、后勤保障文件等。2.海警與其他單位或部門之間形成的往來文件、協(xié)議、合同等材料。3.反映海警歷史沿革、重大事件、重要活動的文件、資料、照片、錄像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損毀或丟失。3.對重要的檔案材料應(yīng)進行備份，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因造成檔案丟失。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.檔案整理應(yīng)按照分類標準進行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、聲像檔案、實物檔案等類別。3.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類整理，編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。4.科技檔案應(yīng)按照項目、專業(yè)等進行分類整理，建立項目檔案和專業(yè)檔案庫。5.聲像檔案應(yīng)按照載體形式、內(nèi)容等進行分類整理，編制聲像檔案目錄和說明。6.實物檔案應(yīng)按照類別、時間等進行分類整理，建立實物檔案陳列室或?qū)９?。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備，并定期進行檢查和維護。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列上架，便于查找和管理。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采用卷盒、卷皮等進行裝訂和包裝，對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，并建立電子檔案管理系統(tǒng)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準確無誤。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，對已失去保存價值的檔案應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。（三）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專家組成鑒定小組進行。3.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，報經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門會同保密部門等共同進行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。五、檔案的利用（一）利用范圍1.海警內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機關(guān)、其他單位或部門因工作需要查閱、借閱海警檔案。3.司法機關(guān)因辦案需要查閱、借閱海警檔案。（二）利用要求1.海警內(nèi)部各部門查閱、借閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱、借閱登記表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等，并經(jīng)本部門負責人簽字批準。2.上級機關(guān)、其他單位或部門查閱、借閱海警檔案應(yīng)出具單位介紹信，并經(jīng)海警檔案管理部門負責人簽字批準。3.司法機關(guān)查閱、借閱海警檔案應(yīng)按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)海警檔案管理部門負責人簽字批準。4.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行操作。5.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。（三）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計應(yīng)做到及時、準確、完整，定期向上級檔案管理部門報送檔案統(tǒng)計報表。六、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時將形成的電子文件收集齊全，并按照檔案整理要求進行分類、編號、著錄等整理工作。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理，確保兩者內(nèi)容一致。（二）電子檔案的存儲與保管1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因造成電子檔案丟失。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密、訪問控制等功能，確保電子檔案的安全保密。3.檔案管理人員應(yīng)定期對電子檔案進行檢查和維護，確保電子檔案的可讀性和完整性。（三）電子檔案的利用1.利用電子檔案應(yīng)通過電子檔案管理系統(tǒng)進行，不得直接對存儲介質(zhì)進行操作。2.電子檔案的查閱、借閱、復(fù)制等操作應(yīng)按照紙質(zhì)檔案利用要求進行審批和登記。3.對電子檔案的利用情況應(yīng)進行記錄，包括利用時間、利用人員、利用內(nèi)容等。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標1.建立完善的海警檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的自動化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為海警工作提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)包括檔案收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理工作的全過程信息化。2.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)建立海警檔案數(shù)據(jù)庫，存儲各類檔案信息，并實現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中管理和共享。3.檔案數(shù)字化建設(shè)對重要的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（三）建設(shè)要求1.檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保系統(tǒng)的安全可靠。2.檔案信息化建設(shè)應(yīng)與海