PAGE人事檔案制度宣貫一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人事檔案管理，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映員工的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：人事檔案應(yīng)全面收集員工的各類相關(guān)材料，保證檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)人事檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動(dòng)、職務(wù)晉升、獎(jiǎng)懲等情況，及時(shí)更新人事檔案內(nèi)容。二、人事檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.員工個(gè)人基本信息登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、專業(yè)、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、健康狀況等。2.員工工作經(jīng)歷記錄，包括工作單位、職務(wù)、任職時(shí)間等。（二）自傳材料員工撰寫的自傳，應(yīng)反映個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、思想演變過程等。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表、績(jī)效考核表等。2.各類先進(jìn)表彰、獎(jiǎng)勵(lì)材料，包括榮譽(yù)證書、表彰決定等。3.干部考察材料，包括考察報(bào)告、民主測(cè)評(píng)表等。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告。2.參加各類培訓(xùn)的結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)記錄等。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書、聘任文件、職稱評(píng)審材料等。（五）政審材料1.入黨政審材料、入團(tuán)政審材料。2.出國（境）政審材料。（六）黨團(tuán)材料1.入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、思想?yún)R報(bào)等。2.入團(tuán)申請(qǐng)書、入團(tuán)志愿書等。（七）獎(jiǎng)勵(lì)與處分材料1.獎(jiǎng)勵(lì)審批表、獎(jiǎng)勵(lì)通報(bào)等。2.處分決定、處分解除證明等。（八）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表、工資調(diào)整記錄等。2.任免文件、職務(wù)變動(dòng)通知等。3.出國（境）審批表、護(hù)照復(fù)印件等。（九）其他可供組織參考的材料1.員工個(gè)人總結(jié)、述職報(bào)告等。2.員工參加社會(huì)活動(dòng)的相關(guān)材料。3.其他與員工個(gè)人相關(guān)的重要材料。三、人事檔案的收集與整理（一）收集1.人力資源部門負(fù)責(zé)定期收集員工的各類人事檔案材料。2.各部門應(yīng)及時(shí)將涉及員工的相關(guān)材料移交人力資源部門，如員工的獎(jiǎng)懲情況、培訓(xùn)記錄、職務(wù)變動(dòng)等。3.員工本人應(yīng)主動(dòng)向人力資源部門提交個(gè)人需要?dú)w檔的材料，如學(xué)歷學(xué)位證書、獲獎(jiǎng)證書等。（二）整理1.人力資源部門收到人事檔案材料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。2.按照檔案內(nèi)容的分類，將材料進(jìn)行分類排序，確保同一類材料集中存放。3.對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)，并填寫檔案材料目錄，注明材料名稱、日期、來源等信息。4.對(duì)破損、褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案材料的清晰可讀。四、人事檔案的保管（一）保管機(jī)構(gòu)公司設(shè)立專門的人事檔案室，負(fù)責(zé)集中保管員工的人事檔案。人事檔案室應(yīng)具備安全、保密、防火、防潮、防蟲等條件。（二）保管要求1.人事檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照員工姓名或編號(hào)順序排列。2.建立人事檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。3.定期對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)電子人事檔案，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份，并采取安全的存儲(chǔ)措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱人事檔案，需填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。2.查閱人事檔案應(yīng)在人事檔案室內(nèi)進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因工作需要借閱人事檔案的，需填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可借閱。2.借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱期限，到期及時(shí)歸還。如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)所借閱的人事檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。六、人事檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因1.員工離職、調(diào)動(dòng)、退休等原因，需要轉(zhuǎn)遞人事檔案。2.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，需要將人事檔案轉(zhuǎn)遞至相關(guān)部門。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部門根據(jù)員工的實(shí)際情況，確定人事檔案的轉(zhuǎn)遞去向。2.填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細(xì)注明轉(zhuǎn)遞檔案的內(nèi)容、轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞去向等信息。3.將人事檔案材料進(jìn)行密封，并在封口處加蓋公司公章。4.通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄⑷耸聶n案轉(zhuǎn)遞至接收單位，并要求接收單位在《人事檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字確認(rèn)。七、人事檔案的信息化管理（一）建立電子人事檔案系統(tǒng)公司應(yīng)建立電子人事檔案系統(tǒng)，將員工的人事檔案信息進(jìn)行電子化管理。電子人事檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.人力資源部門負(fù)責(zé)將員工的人事檔案信息錄入電子人事檔案系統(tǒng)，并確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)電子人事檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，及時(shí)反映員工的最新情況。（三）安全管理1.加強(qiáng)對(duì)電子人事檔案系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)電子人事檔案系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司建立人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制，人力資源部門定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行自查，接受公司內(nèi)部審計(jì)部門和上級(jí)主管部門的監(jiān)督檢查。（二）違規(guī)處理1.對(duì)違反本制度規(guī)定，擅自涂改、偽造、銷毀人事