PAGE商家檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司對商家檔案的管理，規(guī)范商家信息的收集、整理、保管、使用等工作流程，確保商家檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司業(yè)務(wù)決策、合作評估、風(fēng)險防控等提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與各類商家建立合作關(guān)系過程中涉及的商家檔案管理工作，包括但不限于供應(yīng)商、經(jīng)銷商、服務(wù)商、合作伙伴等。（三）基本原則1.真實性原則：商家檔案信息應(yīng)如實記錄，確保所反映的內(nèi)容與商家實際情況相符。2.完整性原則：全面收集商家相關(guān)信息，涵蓋基本信息、經(jīng)營狀況、信用記錄、合作歷史等各個方面，保證檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護商家檔案信息的安全，防止信息泄露，未經(jīng)授權(quán)不得向任何第三方披露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)商家合作情況的變化，及時更新檔案信息，確保檔案的時效性和準(zhǔn)確性。二、商家檔案的內(nèi)容（一）基本信息1.商家注冊信息：包括商家名稱、法定代表人、注冊地址、經(jīng)營范圍、注冊資本等。2.聯(lián)系方式：商家的聯(lián)系電話、傳真號碼、電子郵箱、網(wǎng)址等。3.組織架構(gòu)：商家的內(nèi)部組織架構(gòu)圖，明確各部門職責(zé)及關(guān)鍵崗位人員信息。（二）經(jīng)營狀況1.經(jīng)營業(yè)績：近年度的銷售額、利潤額、市場份額等財務(wù)數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)指標(biāo)。2.產(chǎn)品或服務(wù)情況：主營產(chǎn)品或服務(wù)的種類、特點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)能力等。3.市場渠道：商家的銷售渠道、客戶群體分布、市場推廣策略等。（三）信用記錄1.銀行信用：商家的銀行貸款記錄、還款情況、信用評級等。2.商業(yè)信用：與其他合作伙伴的合作信用記錄，是否存在違約、拖欠貨款等情況。3.社會信用：在社會公共領(lǐng)域的信用信息，如是否存在行政處罰、司法糾紛等。（四）合作歷史1.合作項目記錄：詳細記錄與公司過往合作的項目名稱、合作時間、合作內(nèi)容、合作金額等。2.合作評價：對每次合作的效果進行評價，包括合作過程中的表現(xiàn)、交付成果、客戶滿意度等方面的評價意見。（五）其他信息1.行業(yè)資質(zhì)與認證：商家獲得的相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書、產(chǎn)品認證、質(zhì)量管理體系認證等。2.知識產(chǎn)權(quán)情況：商家擁有的專利、商標(biāo)、著作權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)信息。3.重大事項記錄：商家發(fā)生的重大事件，如并購重組、管理層變動、重大投資等情況。三、商家檔案的建立與收集（一）建立流程1.合作意向階段：在與商家初步溝通合作意向時，由業(yè)務(wù)部門指定專人負責(zé)收集商家基本信息，填寫《商家檔案建立申請表》，提交至檔案管理部門。2.合作洽談階段：隨著合作洽談的深入，業(yè)務(wù)部門應(yīng)持續(xù)收集商家經(jīng)營狀況、信用記錄等相關(guān)信息，并及時更新申請表內(nèi)容。3.合作確定階段：在合作協(xié)議簽署前，檔案管理部門對申請表及相關(guān)資料進行審核，確保信息完整、準(zhǔn)確。審核通過后，正式建立商家檔案，并賦予唯一的檔案編號。（二）收集渠道1.商家提供：要求商家按照公司規(guī)定的格式和內(nèi)容，提供相關(guān)資料，如營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明、財務(wù)報表等。2.實地考察：對于重要商家或合作項目金額較大的商家，安排專人進行實地考察，了解商家實際經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備、人員情況等，并形成考察報告。3.第三方機構(gòu)：通過查詢政府部門網(wǎng)站、信用評級機構(gòu)、行業(yè)協(xié)會等第三方渠道，獲取商家的信用信息、行業(yè)排名等資料。4.內(nèi)部溝通：加強公司內(nèi)部各部門之間的信息共享與溝通，如銷售部門反饋商家銷售業(yè)績、市場部門提供商家市場推廣情況、法務(wù)部門提供商家法律糾紛信息等，確保檔案信息全面準(zhǔn)確。四、商家檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.分類整理：按照商家檔案的內(nèi)容分類，將基本信息、經(jīng)營狀況、信用記錄、合作歷史等資料分別整理成冊，便于查找和管理。2.編號標(biāo)識：為每份檔案資料賦予唯一的編號，并在檔案封面及資料首頁標(biāo)注編號，確保檔案資料的有序存放。3.資料審核：對收集到的商家檔案資料進行審核，確保資料的真實性、完整性和合法性。對于不符合要求的資料，及時與商家溝通補充或修正。（二）歸檔方式1.紙質(zhì)檔案：將整理好的紙質(zhì)資料按照檔案編號順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明商家名稱、檔案編號、檔案類別等信息，存放在專門的檔案柜中。2.電子檔案：同時建立電子檔案庫，將紙質(zhì)檔案資料進行掃描或拍照，以電子文檔形式存儲在服務(wù)器上。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相同的分類方式進行存儲，并建立索引目錄，方便查詢和檢索。五、商家檔案的保管（一）保管環(huán)境1.紙質(zhì)檔案保管：檔案存放地點應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲，配備必要的消防器材和防蟲藥品。2.電子檔案保管：電子檔案服務(wù)器應(yīng)具備完善的安全防護措施，包括防火墻、殺毒軟件、數(shù)據(jù)備份等功能，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或被非法篡改。（二）保管期限1.短期保管：對于合作期限較短、合作事項較為簡單的商家檔案，保管期限為自合作結(jié)束之日起[X]年。2.長期保管：對于重要商家、合作項目金額較大或合作期限較長的商家檔案，保管期限為自合作結(jié)束之日起[X]年。3.永久保管：對于涉及公司重大利益、具有重要歷史價值或法律糾紛等特殊情況的商家檔案，實行永久保管。（三）檔案借閱與歸還1.借閱申請：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱商家檔案時，應(yīng)填寫《商家檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。2.借閱審批：檔案管理部門對借閱申請進行審核，并根據(jù)檔案保管期限和重要程度決定是否批準(zhǔn)借閱。對于涉及重要機密或需永久保管的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱登記：借閱人憑審批通過的申請表到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案資料。檔案管理人員應(yīng)詳細記錄借閱時間、借閱人姓名、部門、檔案編號及歸還時間等信息。4.歸還要求：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，如因特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并獲得批準(zhǔn)。歸還時，檔案管理人員應(yīng)對檔案資料進行檢查，確保資料完整無損，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）檔案銷毀1.銷毀申請：當(dāng)商家檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀時，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《商家檔案銷毀申請表》，注明檔案編號、商家名稱、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.銷毀審批：申請表經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于涉及重要機密或法律糾紛的檔案，銷毀前需征求法務(wù)部門意見。3.銷毀方式：紙質(zhì)檔案采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保信息無法恢復(fù)；電子檔案應(yīng)通過專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進行格式化處理。4.銷毀記錄：檔案管理部門應(yīng)對檔案銷毀過程進行詳細記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，并存檔備查。[X]六、商家檔案的使用與權(quán)限（一）使用范圍1.業(yè)務(wù)決策支持：為公司管理層在制定合作策略、評估合作風(fēng)險、選擇合作伙伴等方面提供參考依據(jù)。2.合作項目管理：協(xié)助業(yè)務(wù)部門在合作項目執(zhí)行過程中進行溝通協(xié)調(diào)、質(zhì)量監(jiān)控、進度跟蹤等工作。3.信用評估：作為公司對商家信用評估體系的重要組成部分，為信用評級、授信額度確定提供數(shù)據(jù)支持。4.法律合規(guī)審查：法務(wù)部門在處理與商家相關(guān)的法律事務(wù)時，查閱商家檔案，了解合作歷史、信用狀況等信息，防范法律風(fēng)險。（二）權(quán)限設(shè)置1.查閱權(quán)限：公司內(nèi)部各部門根據(jù)工作需要，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，可查閱與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的商家檔案信息。檔案管理部門應(yīng)建立查閱登記制度，記錄查閱時間、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容等信息。2.修改權(quán)限：只有檔案管理部門指定的專人負責(zé)對商家檔案信息進行修改和更新。修改前應(yīng)填寫《商家檔案信息修改申請表》，注明修改原因、修改內(nèi)容等，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核后進行修改，并在檔案系統(tǒng)中記錄修改日志。3.刪除權(quán)限：除按照檔案銷毀規(guī)定進行的刪除操作外，嚴(yán)禁任何人員擅自刪除商家檔案信息。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部審計：公司內(nèi)部審計部門定期對商家檔案管理工作進行審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性、檔案保管環(huán)境及安全措施等方面的內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.日常檢查：檔案管理部門應(yīng)加強對商家檔案管理工作的日常檢查，定期對檔案資料進行核對、盤點，確保檔案信息的一致性和完整性。同時，對檔案借閱、歸還、銷毀等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，防止違規(guī)操作。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)：制定商家檔案管理工作考核指標(biāo)體系，包括檔案建立的及時性和準(zhǔn)確性、檔案整理的規(guī)范性、檔案保管的安全性、檔案使用的合規(guī)性等方面的指標(biāo)。2.考核周期：每年度對檔案管理部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門進行一次考核評價。3.結(jié)果應(yīng)用：考核結(jié)果與部門及個人績效掛鉤，