PAGE郵政公司檔案查閱制度一、總則（一）目的為了加強郵政公司檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，保障公司和相關人員的合法權(quán)益，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于郵政公司內(nèi)部各部門、分支機構(gòu)以及與公司有業(yè)務往來的外部單位和個人查閱公司檔案的活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司的各項規(guī)章制度。2.安全保密原則：確保檔案在查閱過程中的安全，防止檔案信息泄露。3.服務利用原則：在保證檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項工作提供有效支持。二、檔案查閱范圍（一）公司內(nèi)部人員查閱范圍1.公司管理人員因工作需要，可查閱與其職責相關的各類檔案，包括但不限于業(yè)務文件、財務報表、人事檔案等。2.業(yè)務人員因業(yè)務辦理、項目推進等原因，可查閱相關業(yè)務檔案，如郵件處理記錄、客戶資料等。3.審計、紀檢等部門人員在履行職責時，可查閱涉及審計、紀檢事項的檔案。（二）外部單位和個人查閱范圍1.因工作需要，與郵政公司有業(yè)務往來的政府部門、合作伙伴等，經(jīng)公司相關部門批準，可查閱與其業(yè)務相關的檔案。2.司法機關因辦案需要，依法查閱郵政公司相關檔案時，公司應予以配合。三、檔案查閱申請與審批（一）內(nèi)部人員查閱申請與審批1.公司內(nèi)部人員如需查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱檔案的名稱和范圍等內(nèi)容。2.將申請表提交所在部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)工作需要和檔案管理規(guī)定，對申請進行審批。3.經(jīng)部門負責人批準后，申請人持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。（二）外部單位和個人查閱申請與審批1.外部單位和個人如需查閱檔案，應提前向郵政公司相關部門提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱檔案的名稱和范圍等內(nèi)容，并加蓋單位公章。2.郵政公司相關部門收到申請函后，應進行初審，初審通過后提交公司分管領導審批。3.經(jīng)公司分管領導批準后，檔案管理部門通知申請人辦理查閱手續(xù)。四、檔案查閱手續(xù)辦理（一）身份驗證申請人到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)時，應出示有效身份證件或單位證明，經(jīng)檔案管理人員核實身份后，方可進行查閱。（二）查閱登記檔案管理人員應建立《檔案查閱登記簿》，對查閱檔案的申請人姓名、單位、查閱日期、查閱檔案名稱和數(shù)量等信息進行詳細登記。（三）查閱方式與地點1.檔案查閱應在檔案管理部門指定的查閱場所進行，未經(jīng)檔案管理部門同意，不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.查閱檔案時，應使用檔案管理部門提供的查閱設備，不得自行復制、拍照、掃描檔案內(nèi)容。如需復制檔案，應按照本制度相關規(guī)定辦理審批手續(xù)。五、檔案查閱限制與保密要求（一）查閱限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照國家有關法律法規(guī)和公司保密制度進行管理，未經(jīng)批準，不得查閱。2.對檔案查閱有特殊限制要求的，如某些檔案僅供特定人員查閱、查閱期限有限等，應在檔案管理系統(tǒng)中進行標注，并在查閱手續(xù)辦理時向申請人說明。（二）保密要求1.查閱檔案人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。在查閱過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告檔案管理部門。2.檔案管理人員應加強對查閱場所的管理，確保查閱過程的安全與保密。在查閱結(jié)束后，對查閱設備進行檢查，防止檔案信息留存。六、檔案復制與摘抄規(guī)定（一）復制申請與審批1.內(nèi)部人員如需復制檔案，應在《檔案查閱申請表》中注明復制需求，經(jīng)所在部門負責人批準后，提交檔案管理部門審核。2.外部單位和個人如需復制檔案，應在申請函中注明復制需求，經(jīng)公司分管領導批準后，提交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門審核通過后，根據(jù)檔案復制的難易程度和數(shù)量，確定復制方式和收費標準，并通知申請人辦理復制手續(xù)。（二）復制手續(xù)辦理1.申請人應按照檔案管理部門的要求，填寫《檔案復制申請表》，并繳納復制費用（如有）。2.檔案管理人員根據(jù)申請，對檔案進行復制，并在復制件上加蓋檔案管理部門印章，注明“此件與原件核對無誤，共[X]頁”。3.復制完成后，檔案管理人員將復制件交申請人簽收，并在《檔案查閱登記簿》上記錄復制情況。（三）摘抄規(guī)定1.查閱檔案人員如需摘抄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并使用檔案管理部門統(tǒng)一提供的摘抄用紙。2.摘抄內(nèi)容應準確無誤，不得擅自修改、增減檔案原文內(nèi)容。摘抄完成后，摘抄人應在摘抄紙上簽字確認。七、檔案查閱期限與歸還（一）查閱期限1.檔案查閱期限應根據(jù)查閱目的和檔案性質(zhì)確定，一般不得超過[X]個工作日。如需延長查閱期限，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。2.對于緊急或特殊情況需要查閱檔案的，檔案管理部門應根據(jù)實際情況，合理確定查閱期限，并及時通知申請人。（二）歸還要求1.查閱期限屆滿后，查閱人應及時將查閱的檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應認真核對歸還檔案的數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究查閱人的責任。2.外部單位和個人查閱的檔案，如需郵寄歸還，應采用安全可靠的郵寄方式，并在郵寄后及時通知檔案管理部門。檔案管理部門收到歸還檔案后，應進行簽收確認。八、檔案查閱監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司內(nèi)部設立檔案查閱監(jiān)督小組，由檔案管理部門負責人、審計部門人員等組成，負責對檔案查閱活動進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應定期對檔案查閱情況進行抽查，檢查查閱手續(xù)是否齊全、查閱過程是否符合規(guī)定、檔案是否安全完整等。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定查閱檔案的行為，檔案管理部門應及時制止，并視情節(jié)輕重給予批評教育、警告等處理。2.對于因違規(guī)查閱檔案導致檔案信息泄露、檔案損壞或丟