PAGE保管人事檔案統(tǒng)計(jì)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司人事檔案管理，規(guī)范人事檔案統(tǒng)計(jì)工作，準(zhǔn)確反映人事檔案管理狀況，為公司人力資源決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案的保管及相關(guān)統(tǒng)計(jì)工作。（三）原則1.準(zhǔn)確性原則：統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映人事檔案的實(shí)際情況。2.及時(shí)性原則：按照規(guī)定的時(shí)間及時(shí)完成統(tǒng)計(jì)工作，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保護(hù)員工人事檔案信息安全，防止信息泄露。二、統(tǒng)計(jì)內(nèi)容（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)1.統(tǒng)計(jì)公司在職員工、離職員工人事檔案的總數(shù)。2.區(qū)分不同部門、崗位的檔案數(shù)量。（二）檔案類別統(tǒng)計(jì)1.員工基本信息檔案：包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、身份證、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱證書等相關(guān)材料。2.培訓(xùn)檔案：記錄員工參加各類培訓(xùn)的情況。3.考核檔案：包含員工績(jī)效考核、年度考核等相關(guān)資料。4.獎(jiǎng)懲檔案：登記員工獲得的獎(jiǎng)勵(lì)和懲處情況。5.勞動(dòng)合同檔案：保存員工與公司簽訂的勞動(dòng)合同文本。（三）檔案變動(dòng)統(tǒng)計(jì)1.新增檔案：記錄新入職員工檔案建立情況。2.轉(zhuǎn)出檔案：統(tǒng)計(jì)員工檔案轉(zhuǎn)出公司的數(shù)量、原因及去向。3.銷毀檔案：按照規(guī)定程序銷毀的檔案數(shù)量及原因。（四）檔案保管期限統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)不同類別檔案的保管期限，確保檔案在規(guī)定時(shí)間內(nèi)得到妥善保存。三、統(tǒng)計(jì)流程（一）數(shù)據(jù)收集1.檔案管理人員定期對(duì)人事檔案進(jìn)行清查，核對(duì)檔案數(shù)量、類別等信息。2.各部門如有員工檔案信息變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)通知檔案管理人員，提供相關(guān)變動(dòng)資料。（二）數(shù)據(jù)整理1.檔案管理人員對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、匯總，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，檢查是否存在數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或遺漏。（三）數(shù)據(jù)錄入1.將整理好的數(shù)據(jù)錄入公司指定的人事檔案管理系統(tǒng)。2.錄入過程中要認(rèn)真核對(duì)，確保數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性。（四）統(tǒng)計(jì)分析1.根據(jù)錄入的數(shù)據(jù)，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如月度檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表、年度檔案變動(dòng)情況分析表等。2.對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)人事檔案管理的規(guī)律和問題，為公司人力資源管理提供決策支持。（五）報(bào)告編制1.定期撰寫人事檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告，內(nèi)容包括統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、分析結(jié)果及相關(guān)建議。2.報(bào)告應(yīng)語言簡(jiǎn)潔、邏輯清晰，以圖表和文字相結(jié)合的形式呈現(xiàn)。（六）審核與報(bào)送1.統(tǒng)計(jì)報(bào)告編制完成后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保報(bào)告內(nèi)容準(zhǔn)確、客觀。2.將審核通過的統(tǒng)計(jì)報(bào)告報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門。四、統(tǒng)計(jì)周期（一）月度統(tǒng)計(jì)每月[具體日期]前完成上月人事檔案統(tǒng)計(jì)工作，生成月度統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）年度統(tǒng)計(jì)每年[具體日期]前完成上一年度人事檔案統(tǒng)計(jì)工作，撰寫年度統(tǒng)計(jì)報(bào)告。五、數(shù)據(jù)質(zhì)量控制（一）建立審核機(jī)制1.檔案管理人員在數(shù)據(jù)收集、整理、錄入過程中要進(jìn)行自我審核。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)涉及本部門的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行審核。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行最終審核。（二）數(shù)據(jù)備份1.定期對(duì)人事檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份介質(zhì)包括硬盤、光盤等。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保存，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.嚴(yán)格限制對(duì)人事檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查看和使用數(shù)據(jù)。2.采取數(shù)據(jù)加密、防火墻等安全措施，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的人事檔案保管室，確保保管室安全、通風(fēng)、防潮、防火、防蟲。2.保管室內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案柜、貨架等存儲(chǔ)設(shè)備。（二）檔案整理與存放1.按照檔案類別、員工姓名等順序?qū)n案進(jìn)行整理，確保檔案排列有序。2.將整理好的檔案存放在檔案柜或貨架上，并標(biāo)注清晰的標(biāo)識(shí)。（三）保管期限1.員工基本信息檔案、勞動(dòng)合同檔案等長(zhǎng)期保管。2.培訓(xùn)檔案、考核檔案、獎(jiǎng)懲檔案等按照相關(guān)規(guī)定確定保管期限。（四）檔案查閱與借閱1.建立檔案查閱與借閱制度，嚴(yán)格審批流程。2.查閱和借閱檔案應(yīng)填寫申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱或借閱。查閱和借閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀檔案材料。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且無繼續(xù)保存價(jià)值。2.檔案內(nèi)容涉及機(jī)密信息，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)可以銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，并填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.申請(qǐng)表應(yīng)注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限及銷毀原因等。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同實(shí)施檔案銷毀工作。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，并由參與銷毀人員簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對(duì)人事檔案統(tǒng)計(jì)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門不定期對(duì)人事檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。（二）外部檢查1.積極配合上級(jí)主管部門、勞動(dòng)監(jiān)察部門等對(duì)公司人事檔案管理工作的檢查。2.根據(jù)檢查意見，及時(shí)改進(jìn)人事檔案統(tǒng)計(jì)工作。九