PAGE機關檔案定期巡查制度一、總則（一）目的為加強機關檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在機關工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)，結(jié)合本機關實際情況，制定本定期巡查制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）巡查原則1.依法依規(guī)原則：嚴格按照國家檔案法律法規(guī)和行業(yè)標準開展巡查工作。2.全面覆蓋原則：對機關檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行全面巡查，不留死角。3.問題導向原則：以發(fā)現(xiàn)問題、解決問題為出發(fā)點，切實提高檔案管理水平。4.持續(xù)改進原則：根據(jù)巡查結(jié)果，不斷完善檔案管理工作機制和措施。二、巡查組織與職責（一）巡查小組成立機關檔案定期巡查小組，成員包括檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門代表以及檔案管理人員。巡查小組設組長一名，由檔案管理部門負責人擔任。（二）職責分工1.組長職責負責巡查工作的總體組織和協(xié)調(diào)。審定巡查計劃、巡查報告等重要文件。對巡查中發(fā)現(xiàn)的重大問題提出處理意見和決策建議。2.檔案管理部門負責人職責協(xié)助組長制定巡查計劃和方案。組織實施巡查工作，確保巡查工作按計劃進行。匯總巡查情況，撰寫巡查報告。督促整改巡查中發(fā)現(xiàn)的問題。3.相關業(yè)務部門代表職責從業(yè)務角度對檔案管理工作進行檢查，提出針對性意見和建議。配合檔案管理部門開展巡查工作，提供相關業(yè)務資料和信息。4.檔案管理人員職責具體執(zhí)行巡查任務，對檔案實體和檔案管理業(yè)務進行細致檢查。記錄巡查情況，及時發(fā)現(xiàn)并反饋存在的問題。協(xié)助制定整改措施，跟蹤整改落實情況。三、巡查內(nèi)容（一）檔案實體管理1.檔案的收集是否齊全、完整，是否符合歸檔范圍和要求。2.檔案的整理是否規(guī)范，分類是否準確，編號是否清晰，裝訂是否牢固。3.檔案的保管條件是否良好，庫房設施是否齊全、有效，是否滿足防火、防潮、防蟲、防盜等要求。4.檔案的存放是否有序，便于查找和利用。5.檔案的數(shù)字化情況，是否按照規(guī)定進行數(shù)字化加工，數(shù)字化成果是否準確、完整。（二）檔案業(yè)務管理1.檔案管理制度是否健全，是否符合法律法規(guī)和行業(yè)標準要求，是否得到有效執(zhí)行。2.檔案人員配備是否合理，是否具備相應的專業(yè)知識和技能。3.檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務流程是否規(guī)范，是否存在違規(guī)操作。4.檔案的鑒定、銷毀工作是否符合規(guī)定程序，手續(xù)是否完備。5.檔案信息化建設情況，檔案管理系統(tǒng)是否功能完善、運行穩(wěn)定，是否與機關其他業(yè)務系統(tǒng)有效銜接。（三）檔案安全管理1.檔案安全防護措施是否到位，是否安裝必要的安全監(jiān)控設備，是否制定安全應急預案。2.檔案信息的保密制度是否健全，是否存在檔案信息泄露風險。3.檔案數(shù)據(jù)備份是否及時、完整，備份存儲介質(zhì)是否妥善保管。4.檔案庫房的安全管理情況，是否有專人負責庫房日常管理，門禁制度是否嚴格執(zhí)行。四、巡查周期與方式（一）巡查周期機關檔案定期巡查每年開展一次，特殊情況可根據(jù)需要增加巡查次數(shù)。（二）巡查方式1.實地檢查：巡查小組到檔案庫房、各部門檔案室等實地查看檔案實體和管理情況。2.查閱資料：查閱檔案管理制度、業(yè)務流程記錄、檔案目錄、統(tǒng)計報表等相關資料。3.人員訪談：與檔案管理人員、相關業(yè)務部門工作人員進行交流，了解檔案管理工作實際情況。4.系統(tǒng)檢查：對檔案管理系統(tǒng)進行功能測試和數(shù)據(jù)檢查。五、巡查程序（一）制定巡查計劃每年年初，檔案管理部門根據(jù)本機關檔案管理工作實際情況，制定年度巡查計劃，明確巡查目的、范圍、內(nèi)容、時間安排、人員分工等，報巡查小組組長審定后實施。（二）組織巡查實施巡查小組按照巡查計劃，通過實地檢查、查閱資料、人員訪談、系統(tǒng)檢查等方式開展巡查工作。巡查人員應認真填寫巡查記錄，詳細記錄巡查中發(fā)現(xiàn)的問題及相關情況。（三）匯總巡查情況巡查結(jié)束后，檔案管理部門負責人組織對巡查記錄進行匯總分析，梳理存在的問題，形成巡查情況報告初稿。（四）撰寫巡查報告巡查情況報告初稿經(jīng)巡查小組討論后，由檔案管理部門負責人進一步修改完善，形成正式巡查報告。巡查報告應包括巡查基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題、原因分析、整改建議等內(nèi)容。（五）反饋巡查結(jié)果巡查報告經(jīng)組長審定后，向機關各部門及所屬單位進行反饋。反饋方式可采取會議通報、文件印發(fā)等形式。（六）督促整改落實各部門及所屬單位根據(jù)巡查報告中提出的問題，制定整改措施，明確整改責任人和整改期限，并將整改情況及時反饋給檔案管理部門。檔案管理部門負責跟蹤督促整改落實情況，對整改不力的部門進行通報批評。六、整改與復查（一）整改要求1.各部門及所屬單位要高度重視巡查中發(fā)現(xiàn)的問題，認真分析原因，制定切實可行的整改措施，確保問題得到有效解決。2.整改措施應明確整改目標、整改內(nèi)容、整改責任人、整改期限等，具有可操作性。3.在整改過程中，要注重舉一反三，加強制度建設和管理，防止類似問題再次發(fā)生。（二）復查程序1.整改期限屆滿后，檔案管理部門組織對整改情況進行復查。復查方式與巡查方式相同。2.復查人員應認真核實整改措施的落實情況，對整改效果進行評估。3.復查結(jié)束后，形成復查報告。復查報告應包括復查基本情況、整改落實情況、仍存在的問題及進一步改進建議等內(nèi)容。（三）持續(xù)改進根據(jù)巡查和復查情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓，對檔案管理工作中存在的共性問題和薄弱環(huán)節(jié)，及時完善相關制度和措施，不斷提高檔案管理水平。七、檔案巡查結(jié)果的應用（一）納入績效考核將檔案巡查結(jié)果納入機關各部門及所屬單位的績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和個人進行表彰獎勵，對存在問題較多、整改不力的部門和個人進行相應的處罰。（二）作為檔案工作評先評優(yōu)依據(jù)在開展檔案工作評先評優(yōu)活動時，將檔案巡查結(jié)果作為重要參考依據(jù)，優(yōu)先推薦檔案管理規(guī)范、巡查結(jié)果良好的部門和單位。（三）促進檔案管理工作提升