PAGE物業(yè)檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強物業(yè)檔案管理，確保物業(yè)檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所管理的各類物業(yè)項目，包括住宅小區(qū)、商業(yè)寫字樓、工業(yè)園區(qū)等。（三）定義物業(yè)檔案是指物業(yè)管理活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括物業(yè)規(guī)劃建設(shè)資料、業(yè)主及住戶資料、物業(yè)運行管理資料等。（四）管理原則物業(yè)檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、真實準確完整、方便利用的原則。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善物業(yè)檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理物業(yè)項目的各類檔案，建立檔案目錄和索引，確保檔案的有序存放。3.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.對檔案的利用情況進行登記和統(tǒng)計，為物業(yè)管理工作提供檔案信息支持。5.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期組織檔案管理培訓。（二）各部門職責1.負責本部門在物業(yè)管理活動中形成的文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。3.按照檔案管理要求，規(guī)范本部門文件材料的形成和積累，確保檔案質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴格遵守檔案管理制度。2.認真做好檔案的收集、整理、歸檔等工作，保證檔案的準確性和完整性。3.負責檔案的保管和維護，確保檔案安全，防止檔案損壞、丟失。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時、準確地查找和提供所需檔案。5.定期對檔案進行清查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)規(guī)劃建設(shè)階段形成的檔案，包括項目立項文件、規(guī)劃設(shè)計圖紙、施工圖紙、竣工驗收資料等。2.業(yè)主及住戶資料，包括業(yè)主入住登記表、身份證復印件、房屋租賃合同、裝修申請表等。3.物業(yè)運行管理資料，包括物業(yè)維修記錄、設(shè)備設(shè)施檔案、環(huán)境衛(wèi)生記錄、安全保衛(wèi)記錄等。4.物業(yè)管理活動中形成的其他文件材料，如會議紀要、合同協(xié)議、投訴處理記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于重要文件材料，應(yīng)收集原件或與原件核對無誤的復印件，并注明出處。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.分類科學、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范。（四）整理方法1.按照檔案類別進行分類，如分為物業(yè)規(guī)劃建設(shè)檔案、業(yè)主及住戶檔案、物業(yè)運行管理檔案等。2.對每一類檔案進行細分，如物業(yè)運行管理檔案可分為房屋及共用設(shè)施設(shè)備管理檔案、環(huán)境衛(wèi)生管理檔案、安全保衛(wèi)管理檔案等。3.按照文件材料的時間順序或重要程度進行排列，編制頁碼。4.填寫卷內(nèi)目錄和備考表，注明卷內(nèi)文件材料的題名、日期、頁號等信息。5.裝訂成冊，在卷皮上填寫卷號、題名、保管期限等內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的文件材料移交檔案管理部門歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進行認真核對，符合要求的予以接收歸檔。3.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔目錄，一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交移交部門備查。（二）保管期限物業(yè)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案主要包括物業(yè)規(guī)劃建設(shè)的重要文件、涉及業(yè)主重大權(quán)益的文件、物業(yè)運行管理中的重要決策文件等。2.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括物業(yè)運行管理中的一般性文件、業(yè)主及住戶的基本資料等。3.短期保管的檔案保管期限為1年至15年，主要包括物業(yè)運行管理中的臨時性文件、一般性的工作記錄等。（三）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和保管期限分類存放，確保檔案存放有序，便于查找。2.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)選用安全可靠的設(shè)備，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，建立電子檔案目錄，便于快速檢索和利用。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，對檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管情況等進行檢查。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的補救措施，并報告上級主管部門。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗教訓，提出改進措施和建議。五、檔案的利用（一）利用范圍1.物業(yè)管理工作需要，如查閱物業(yè)規(guī)劃建設(shè)資料、設(shè)備設(shè)施檔案等，為物業(yè)維修、養(yǎng)護、管理提供依據(jù)。2.業(yè)主及住戶查詢本人相關(guān)資料，如入住登記表、房屋租賃合同等。3.有關(guān)部門依法查閱與物業(yè)管理相關(guān)的檔案，如司法機關(guān)調(diào)查取證等。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.業(yè)主及住戶查閱本人資料，需攜帶有效身份證件，經(jīng)檔案管理部門核實身份后，方可查閱。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（三）利用要求1.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得抽取、撤換檔案材料。3.如需復印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。復印的檔案材料應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責制定檔案鑒定標準和方法，對到期檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面審查，分析其歷史價值和現(xiàn)實利用價值。2.結(jié)合物業(yè)管理工作的實際需要，判斷檔案是否仍具有保存意義。3.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限是否合理。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，報公司主管領(lǐng)導批準。2.批準后的檔案銷毀申請，由檔案管理部門負責組織實施銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指