PAGE湖州單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)湖州單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在單位各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于湖州單位各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：?jiǎn)挝粰n案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映單位各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集和整理單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及單位機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)單位檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善單位檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)單位各類檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。4.按照規(guī)定的期限對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，及時(shí)銷毀失去保存價(jià)值的檔案，并做好銷毀記錄。5.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查閱和利用。6.負(fù)責(zé)向單位內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱審批制度，做好查閱登記工作。7.積極開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料，為單位的決策和各項(xiàng)工作提供依據(jù)。8.負(fù)責(zé)組織單位檔案管理工作的培訓(xùn)和宣傳，提高員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書(shū)檔案：包括單位在行政管理、黨群工作等活動(dòng)中形成的各類文件材料，如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案：指單位在科研、生產(chǎn)、基建等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、設(shè)計(jì)圖紙、工程竣工資料等。3.會(huì)計(jì)檔案：?jiǎn)挝辉谪?cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等文件材料。4.人事檔案：記錄員工個(gè)人基本情況、工作經(jīng)歷、考核獎(jiǎng)懲、工資待遇等信息的文件材料。5.業(yè)務(wù)檔案：?jiǎn)挝桓鳂I(yè)務(wù)部門在開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，如合同協(xié)議、客戶資料、業(yè)務(wù)報(bào)表等。（二）檔案編號(hào)1.文書(shū)檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書(shū)檔案。2.科技檔案編號(hào)：根據(jù)項(xiàng)目名稱、專業(yè)類別等進(jìn)行編號(hào)，如科研項(xiàng)目編號(hào)為KY[項(xiàng)目年份][項(xiàng)目序號(hào)]，基建項(xiàng)目編號(hào)為JJ[項(xiàng)目年份][項(xiàng)目序號(hào)]等。3.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)：按照會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行編號(hào)，如2023年的會(huì)計(jì)憑證編號(hào)為KJ202301[憑證序號(hào)]。4.人事檔案編號(hào)：以員工個(gè)人身份證號(hào)碼為基礎(chǔ)進(jìn)行編號(hào)，確保一人一號(hào)，便于管理和查詢。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，如合同檔案編號(hào)為HT[簽訂年份][合同序號(hào)]。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將工作中形成的各類文件材料收集齊全。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案管理部門。對(duì)于重要的緊急文件，應(yīng)及時(shí)移交。3.檔案管理部門在接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容完整性等，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（二）檔案整理1.文書(shū)檔案整理：按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，去除文件中的金屬物，進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，編寫(xiě)頁(yè)碼應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，不影響文件內(nèi)容的閱讀。然后按照分類方案進(jìn)行排列，編制卷內(nèi)目錄和備考表，填寫(xiě)案卷封面，裝訂成卷。2.科技檔案整理：根據(jù)科技項(xiàng)目的階段和專業(yè)特點(diǎn)，對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行分類整理。圖紙類檔案應(yīng)折疊成A4幅面，圖面清晰，標(biāo)題欄填寫(xiě)完整；文字材料應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)程順序排列，編目成冊(cè)。對(duì)于科研項(xiàng)目，還應(yīng)建立項(xiàng)目檔案卷內(nèi)目錄和項(xiàng)目檔案總目錄，便于查找和利用。3.會(huì)計(jì)檔案整理：會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，封面注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖號(hào)碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按年度整理，封面填寫(xiě)賬簿名稱、年度、冊(cè)數(shù)等信息。財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)按年度和月份整理，分別裝訂成冊(cè)，并編制報(bào)表目錄。4.人事檔案整理：按照人事檔案管理規(guī)定，對(duì)員工檔案進(jìn)行分類整理。檔案材料應(yīng)齊全完整，無(wú)破損、涂改等情況。材料應(yīng)按照規(guī)定的順序排列，如履歷材料、自傳材料、考核鑒定材料、學(xué)歷學(xué)位材料等，每類材料之間應(yīng)設(shè)置分類目錄，便于查找。5.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和流程，對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類整理。合同檔案應(yīng)按照合同簽訂時(shí)間順序排列，每份合同應(yīng)附上相關(guān)的審批文件、往來(lái)信函等附件，編制合同檔案目錄?？蛻糍Y料檔案應(yīng)按照客戶類別或名稱進(jìn)行分類，建立客戶檔案索引，方便查詢客戶信息。五、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。檔案架應(yīng)標(biāo)注檔案類別、年度、保管期限等信息。3.對(duì)于磁性載體檔案，如光盤、磁帶等，應(yīng)存放在防磁、防潮、防塵的環(huán)境中，并定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和完整性。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施。（二）檔案保護(hù)1.采取有效的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施。檔案庫(kù)房應(yīng)配備消防器材，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防潮設(shè)備，如除濕機(jī)等，防止檔案受潮發(fā)霉。同時(shí)，應(yīng)放置防蟲(chóng)藥品，如樟腦丸等，防止檔案被蟲(chóng)蛀。3.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房。檔案管理人員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源。4.對(duì)重要的檔案應(yīng)采取備份措施，如復(fù)制紙質(zhì)檔案、進(jìn)行電子數(shù)據(jù)備份等，以防檔案原件損壞或丟失。備份檔案應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)，并定期進(jìn)行檢查和更新。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已保管的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和單位的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）。3.對(duì)于保管期限已滿的檔案，鑒定小組應(yīng)逐卷進(jìn)行審查，確定其是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)一式三份，分別由檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門和單位負(fù)責(zé)人留存。2.檔案銷毀工作應(yīng)在單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行。銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.對(duì)于電子檔案的銷毀，應(yīng)采用符合國(guó)家規(guī)定的技術(shù)手段進(jìn)行，確保電子數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。銷毀后，應(yīng)在存儲(chǔ)介質(zhì)上進(jìn)行物理破壞，防止數(shù)據(jù)被恢復(fù)利用。七、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.單位內(nèi)部員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定進(jìn)行操作，并在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。3.涉及單位機(jī)密的檔案，未經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱。（二）查閱手續(xù)1.查閱申請(qǐng)人應(yīng)在檔案查閱申請(qǐng)表上詳細(xì)填寫(xiě)查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門收到查閱申請(qǐng)表后，應(yīng)認(rèn)真審核，符合查閱條件的，予以辦理查閱手續(xù)，并提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱時(shí)間、查閱人員姓名、查閱檔案名稱等信息，并在查閱完畢后及時(shí)歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無(wú)損。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和單位的保密制度，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批