PAGE扶貧檔案建設管理制度一、總則（一）目的為了加強扶貧檔案建設管理，確保扶貧工作檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為扶貧工作決策、考核、監(jiān)督等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織參與的各類扶貧項目檔案建設管理工作，包括但不限于扶貧項目申報、實施、驗收等全過程中形成的各類文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映扶貧工作實際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集、整理扶貧工作各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、歸檔等應符合國家有關法律法規(guī)、行業(yè)標準及本制度規(guī)定的要求。4.保密性原則：對涉及扶貧對象隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善扶貧檔案建設管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督各部門做好扶貧檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.負責扶貧檔案的集中統(tǒng)一管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全存儲和有效利用。4.定期對扶貧檔案進行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案質量。（二）項目實施部門職責1.負責本部門扶貧項目檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的真實、完整、準確。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.在項目實施過程中，指定專人負責檔案管理工作，確保檔案工作與項目進展同步。（三）項目負責人職責1.負責組織本項目檔案管理工作，對檔案的完整性、準確性負責。2.督促項目工作人員及時整理、歸檔項目文件資料，協(xié)調解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。3.審核項目檔案的整理情況，確保符合檔案管理要求后移交檔案管理部門。（四）檔案管理人員職責1.熟悉檔案管理業(yè)務，掌握檔案整理、保管、利用等方面的知識和技能。2.負責檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.嚴格遵守檔案管理制度，做好檔案的安全保管工作，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.積極為檔案利用者提供服務，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.扶貧項目申報材料，包括項目申請書、可行性研究報告、項目預算等。2.項目實施過程中的各類文件，如項目實施方案、項目進度報告、資金撥付文件、物資采購清單等。3.項目驗收資料，包括驗收申請、驗收報告（含驗收組成員名單、驗收意見等）、項目績效評價報告等。4.扶貧對象相關資料，如貧困人員名單、幫扶措施記錄、脫貧成效證明等。5.其他與扶貧項目相關的文件、資料、記錄，如會議紀要、培訓資料、宣傳報道等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保文件資料及時、準確收集。2.收集的文件資料應保持原始性和完整性，不得隨意涂改、偽造。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內容完整，并進行備份存儲。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和信息檢索。（四）整理方法1.分類：按照扶貧項目類別、時間順序等進行分類。如可分為產(chǎn)業(yè)扶貧、教育扶貧、健康扶貧等項目類別，每個類別再按年度進行細分。2.立卷：將同一項目、同一問題、同一時間等相關的文件資料組合在一起，形成一個案卷。3.編號：為每個案卷編制唯一的編號，便于管理和查找。編號應體現(xiàn)項目類別、年度、案卷順序等信息。4.編目：編制案卷目錄，包括案卷編號、題名、日期、保管期限等內容，以便快速檢索檔案。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時間1.在扶貧項目完成后[X]個工作日內，項目實施部門應將整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.對于年度性的扶貧工作文件資料，應在次年[X]月底前完成歸檔。（二）歸檔程序1.項目實施部門填寫檔案移交清單，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，確認無誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案管理部門將接收的檔案按照規(guī)定進行上架存放，并更新檔案數(shù)據(jù)庫信息。（三）保管期限1.永久保管：涉及扶貧政策法規(guī)、重大決策、重要項目成果等具有長遠歷史價值和查考利用價值的檔案。2.定期保管：保管期限為[X]年的檔案，主要包括一般性的項目文件、階段性的工作記錄等。定期保管的檔案到期后，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可按規(guī)定進行銷毀。（四）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.根據(jù)檔案保管期限，適時對到期檔案進行鑒定和銷毀，銷毀檔案應嚴格履行審批手續(xù)，確保檔案信息安全。五、檔案利用與借閱（一）利用范圍1.公司/組織內部工作人員因工作需要查閱扶貧檔案。2.上級主管部門、審計部門、紀檢部門等因工作檢查、審計、監(jiān)督等需要查閱扶貧檔案。3.其他經(jīng)公司/組織批準的單位或個人因特定目的查閱扶貧檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助。2.借閱：因工作需要確需借出檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.檔案利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。2.查閱、借閱檔案應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。3.檔案利用完畢后，應及時歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時報告并處理。六、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立扶貧檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數(shù)字化處理1.對紙質檔案進行掃描，形成電子檔案，掃描分辨率應符合檔案管理要求，確保圖像清晰、完整。2.對電子文件進行格式轉換、元數(shù)據(jù)錄入等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息快速錄入，包括檔案基本信息、文件內容等。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關鍵詞、日期、項目名稱等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等，實現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.權限管理：設置不同用戶的訪問權限，確保檔案信息安全。5.備份與恢復：定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，同時具備數(shù)據(jù)恢復功能，確保系統(tǒng)正常運行。（四）安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對系統(tǒng)的安全防護，防止網(wǎng)絡攻擊、病毒感染等安全事件發(fā)生。2.對檔案信息化管理系統(tǒng)的用戶進行身份認證和權限管理，嚴格控制用戶對檔案信息的訪問。3.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司/組織檔案管理規(guī)定，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面審查檔案內容，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家等組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內容，分析檔案的重要性、時效性、完整性等。2.參考檔案的保管期限、利用情況等因素，判斷檔案是否仍有保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制銷毀清單，清單應詳細列出檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息。2.銷毀清單經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、公司/