PAGE人大機(jī)關(guān)檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)人大機(jī)關(guān)檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，為人大工作提供有力支持，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于人大機(jī)關(guān)各部門及所屬單位的檔案工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。人大機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.依法管理原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開(kāi)展檔案工作。3.服務(wù)利用原則。充分發(fā)揮檔案的作用,為人大各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備相應(yīng)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)等工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立健全檔案檢索工具。3.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.積極開(kāi)展檔案利用工作，為機(jī)關(guān)各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)。5.參與檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。6.對(duì)機(jī)關(guān)各部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.人大機(jī)關(guān)在履行職責(zé)過(guò)程中形成的各種文件、材料、會(huì)議記錄、決議、決定、調(diào)研報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、信函、電報(bào)、照片、錄音、錄像等資料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與人大工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.人大機(jī)關(guān)與其他單位之間的往來(lái)文件、函件等。4.人大機(jī)關(guān)工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如工作總結(jié)、述職報(bào)告、培訓(xùn)記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.按照檔案形成的時(shí)間順序、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)科學(xué)、規(guī)范、唯一。3.編制文件材料目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等內(nèi)容。4.對(duì)照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)進(jìn)行分類整理，并注明相關(guān)信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理歸檔完畢，移交檔案管理部門。（二）歸檔程序1.各部門整理好的檔案材料，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，向檔案管理部門移交。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，符合要求的予以接收，并辦理交接手續(xù)。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映人大機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為二十年至五十年。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為十年以下。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完整。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案的利用與借閱（一）利用方式1.查閱：機(jī)關(guān)工作人員因工作需要可到檔案管理部門查閱檔案。2.借閱：因特殊情況需要將檔案借出使用的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)。（二）利用程序1.查閱檔案：查閱人員應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱時(shí)應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等。2.借閱檔案：借閱人員應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。（三）利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、停止借閱等處理，造成損失的，應(yīng)依法追究責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)部門人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合檔案的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，編制銷毀清冊(cè)。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)上級(jí)檔案行政管理部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)部門人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)人大機(jī)關(guān)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化檔案與原檔案目錄進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.存儲(chǔ)備份：對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行安全存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化管理1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置