PAGE灌區(qū)管理檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)灌區(qū)管理檔案工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在灌區(qū)管理、決策、運(yùn)行維護(hù)等方面的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本灌區(qū)實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本灌區(qū)管理機(jī)構(gòu)及所屬各部門、各基層管理單位在灌區(qū)規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)、調(diào)度等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則灌區(qū)管理檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映灌區(qū)管理活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得擅自篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為灌區(qū)管理工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)灌區(qū)管理檔案的全面管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本灌區(qū)檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)和監(jiān)督灌區(qū)各部門、各基層管理單位的檔案收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理灌區(qū)各類檔案，建立健全檔案管理臺賬，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.負(fù)責(zé)檔案的整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。5.做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的實(shí)體安全。6.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。7.按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和登記，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀。8.積極開展檔案利用工作，為灌區(qū)管理、決策、運(yùn)行維護(hù)等提供檔案信息服務(wù)，編制檔案檢索工具和參考資料，滿足各方面對檔案的利用需求。（二）各部門、各基層管理單位職責(zé)1.各部門、各基層管理單位應(yīng)明確一名檔案工作負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案工作的組織和協(xié)調(diào)。2.指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和歸檔工作，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門、本單位在工作中形成的各類檔案移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的日常保管和安全保密工作，確保檔案的完整和安全。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍灌區(qū)管理檔案的收集范圍包括但不限于以下幾類：1.灌區(qū)規(guī)劃、設(shè)計(jì)文件，如灌區(qū)總體規(guī)劃、可行性研究報(bào)告、工程設(shè)計(jì)圖紙等。2.工程建設(shè)檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、招投標(biāo)文件、施工過程中的各類技術(shù)文件、工程竣工驗(yàn)收文件等。3.運(yùn)行管理檔案，如灌溉用水調(diào)度記錄、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)記錄、水質(zhì)監(jiān)測報(bào)告、安全生產(chǎn)檔案等。4.財(cái)務(wù)管理檔案，包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、會計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。5.人事檔案，如職工基本信息、工資檔案、考核記錄、培訓(xùn)檔案等。6.科技檔案，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究報(bào)告、技術(shù)成果鑒定文件等。7.其他與灌區(qū)管理相關(guān)的文件、資料、圖表、照片、音像等。（二）收集要求1.各部門、各基層管理單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門、本單位在工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。3.對收集到的檔案材料應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。4.涉及多個(gè)部門的檔案，由牽頭部門負(fù)責(zé)收集整理后移交檔案管理部門。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.重大項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.專業(yè)性較強(qiáng)的檔案，如科技檔案、人事檔案等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門、各基層管理單位的檔案管理人員對收集到的檔案進(jìn)行初步整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類、編號、編目。2.將整理好的檔案移交檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行審核驗(yàn)收，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.審核驗(yàn)收合格的檔案，由檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一保管，并建立檔案管理臺賬。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法，即將檔案按年度分開，在每個(gè)年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)分類，再按保管期限分類。1.年度以文件形成的自然年度為依據(jù)進(jìn)行分類。2.機(jī)構(gòu)按照灌區(qū)管理機(jī)構(gòu)的內(nèi)部部門設(shè)置進(jìn)行分類，如辦公室、工程科、運(yùn)行科、財(cái)務(wù)科等。3.保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將檔案保管期限劃分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映灌區(qū)管理活動(dòng)中具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如灌區(qū)總體規(guī)劃、重要的工程建設(shè)檔案、涉及重大決策的文件等，應(yīng)永久保存。長期保管的檔案：對灌區(qū)管理工作有一定參考價(jià)值，保管期限為15年至50年的檔案，如一般性的工程建設(shè)檔案、運(yùn)行管理記錄等。短期保管的檔案：保管期限為5年以下的檔案，如臨時(shí)性的文件、一般性的報(bào)表等。（三）編號規(guī)則檔案編號采用“年度+機(jī)構(gòu)代碼+保管期限代碼+流水號”的形式。1.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。2.機(jī)構(gòu)代碼：根據(jù)灌區(qū)管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部部門設(shè)置，為每個(gè)部門編制三位代碼，如辦公室為“001”，工程科為“002”等。3.保管期限代碼：永久為“Y”，長期為“C”，短期為“D”。4.流水號：按檔案整理順序依次編寫，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“0001”。例如，辦公室2023年形成的永久保管檔案編號為：2023001Y0001。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責(zé)任者等項(xiàng)目。2.檔案題名應(yīng)準(zhǔn)確概括檔案的主要內(nèi)容，責(zé)任者應(yīng)填寫文件的制發(fā)單位或個(gè)人。3.日期應(yīng)填寫文件的形成日期，保管期限、密級應(yīng)按照規(guī)定填寫。4.檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄，方便檔案的檢索和利用。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在4５％60％之間。3.庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同年度、機(jī)構(gòu)、保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.同一類檔案應(yīng)按照編號順序排列，上架存放，標(biāo)識清晰。3.對珍貴檔案、易損檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案的使用壽命。3.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，定期投放防蟲藥，檢查消防設(shè)施，確保檔案庫房安全。４.加強(qiáng)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房，檔案管理人員離開庫房時(shí)應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.分析比較法將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其在灌區(qū)管理中的作用和地位，確定其保存價(jià)值。（四）保管期限調(diào)整根據(jù)檔案鑒定結(jié)果，對保管期限不合理的檔案進(jìn)行調(diào)整，確保檔案保管期限的準(zhǔn)確性。（五）銷毀程序1.對已失去保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責(zé)任者等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)灌區(qū)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案管理臺賬中予以注銷，并將銷毀情況進(jìn)行記錄。七、檔案的利用與統(tǒng)計(jì)（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用。（二）利用范圍與方式1.利用范圍灌區(qū)管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部各部門、各基層管理單位因工作需要可查閱、借閱檔案；外單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.利用方式檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱時(shí)間、借閱人、借閱檔案名稱、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（三）利用審批1.灌區(qū)管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，由所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門提交查閱、借閱申請，注明查閱、借閱目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)灌區(qū)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用檔案名稱、利用目的、歸還時(shí)間等信息。（五）檔案統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，及時(shí)掌握檔案管理工作動(dòng)態(tài)，為檔案管理決策提供依據(jù)。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等內(nèi)容。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的灌區(qū)管理檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，圖像格式應(yīng)為TIFF或PDF。2.對掃描后的圖像進(jìn)行圖像處理，確保圖像清晰、完整，無黑邊、白邊、偏色等現(xiàn)象。3.對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編號、著錄，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能能夠錄入檔案的基本信息，包括編號、題名、日期、保管期限密級、責(zé)任者等，同時(shí)能夠上傳檔案的數(shù)字化圖像。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，如按編號、題名、日期、保管期限、密級、責(zé)任者等進(jìn)行檢索，能夠快速準(zhǔn)確地查詢到所需檔案信息。3.借閱管理功能能夠?qū)n案的借閱情況進(jìn)行登記、審批、跟蹤，記錄借閱時(shí)間、借閱人、借閱檔案名稱、歸還時(shí)間等信息。4.統(tǒng)計(jì)分析功能能夠?qū)n案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.安全管理功能設(shè)置用戶權(quán)限管理，不同用戶具有不同的操作權(quán)限，