PAGE醫(yī)院檔案保管保密制度一、總則（一）目的為加強醫(yī)院檔案的保管與保密工作，確保醫(yī)院檔案的安全與完整，維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門以及全體員工在檔案保管與保密工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保檔案保管與保密工作合法合規(guī)。2.保密性原則：對涉及醫(yī)院機密、患者隱私等重要檔案信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。3.完整性原則：保證檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.可追溯性原則：對檔案的借閱、使用、歸還等環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便追溯。二、檔案保管職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善醫(yī)院檔案保管保密制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理醫(yī)院各類檔案，包括醫(yī)療、教學(xué)、科研、行政、財務(wù)等檔案。3.建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。4.定期對檔案進(jìn)行整理、分類、編目、裝訂等工作，提高檔案管理的規(guī)范化水平。5.對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和保密意識。（二）各科室、部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室、部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和妥善保管。3.嚴(yán)格遵守醫(yī)院檔案保管保密制度，對本科室、部門產(chǎn)生的檔案信息予以保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案保管職責(zé)，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案安全。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、登記、整理、保管、查閱、借閱等。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。4.積極參加檔案管理培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療檔案：包括病歷、檢查報告、診斷證明、醫(yī)囑等。2.教學(xué)檔案：教學(xué)計劃、教案、課件、學(xué)生成績等。3.科研檔案：科研項目申報書、研究報告、論文發(fā)表等。4.行政檔案：醫(yī)院文件、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)等。5.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.其他檔案：如基建檔案、設(shè)備檔案、人事檔案等。（二）收集要求1.各科室、部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時將本科室、部門產(chǎn)生的檔案資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.檔案資料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改或擅自銷毀。3.對重要檔案資料，應(yīng)同時收集電子文檔，確保檔案信息的多樣化存儲。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，編制目錄索引，便于查找和利用。3.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和裱糊，確保檔案的完整性。四、檔案的保管（一）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。3.檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找，檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰。（二）檔案存儲介質(zhì)管理1.對電子檔案應(yīng)采用多種存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，如磁帶、光盤、移動硬盤等，并分別存儲在不同的地點。2.定期對存儲介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，并進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，確保電子檔案的安全性和完整性。3.對存儲有重要檔案信息的存儲介質(zhì)，應(yīng)采取加密措施，防止數(shù)據(jù)泄露。（三）檔案保管期限1.醫(yī)療檔案的保管期限按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般病歷保管期限不少于30年，特殊病歷應(yīng)長期保管。2.教學(xué)檔案、科研檔案、行政檔案等的保管期限根據(jù)醫(yī)院實際情況確定，一般不少于10年。3.財務(wù)檔案的保管期限按照《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。（四）檔案清查與盤點1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進(jìn)行處理。3.建立檔案清查盤點記錄，詳細(xì)記錄清查時間、范圍、結(jié)果等信息。五、檔案的保密措施（一）保密教育1.醫(yī)院應(yīng)定期組織員工參加檔案保密知識培訓(xùn)，提高員工的保密意識和法律意識。2.在新員工入職培訓(xùn)中，應(yīng)將檔案保密制度作為重要內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)，確保新員工了解并遵守相關(guān)規(guī)定。3.對涉及檔案管理的人員，應(yīng)進(jìn)行專門的保密培訓(xùn)，使其熟悉檔案保密工作流程和要求。（二）保密制度執(zhí)行1.嚴(yán)格限制檔案的查閱范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱檔案。2.查閱檔案時，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、范圍、時間等信息，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。3.檔案管理人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守保密規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。4.檔案的借閱應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，借閱期限一般不超過規(guī)定時間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容。5.對涉及醫(yī)院機密、患者隱私等重要檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲、專人保管等。（三）保密監(jiān)督與檢查1.醫(yī)院應(yīng)建立檔案保密監(jiān)督機制，定期對檔案保管與保密工作進(jìn)行檢查。2.對違反檔案保管保密制度的行為，應(yīng)及時進(jìn)行糾正，并按照醫(yī)院相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.對因工作失誤或故意泄露檔案信息的人員，應(yīng)依法追究其責(zé)任。六、檔案的利用與查閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、必要的原則，確保檔案信息的安全與保密。2.檔案利用應(yīng)服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作，提高工作效率和質(zhì)量。（二）查閱流程1.查閱人員填寫查閱申請表，注明查閱目的、范圍、時間等信息。2.申請表經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，安排查閱人員在指定地點查閱檔案，并提供必要的協(xié)助。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）特殊情況處理1.對于涉及法律糾紛、司法調(diào)查等特殊情況需要查閱檔案的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求辦理手續(xù)。2.醫(yī)院內(nèi)部因工作需要查閱重要檔案時，應(yīng)經(jīng)過醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。七、檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的檔案。2.經(jīng)鑒定確認(rèn)不再具有保存價值的檔案。3.因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞無法修復(fù)的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門對擬銷毀的檔案進(jìn)行清理、登記，并編制銷毀清單。2.銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的銷毀清單應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)察部門備案。4.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案