PAGE人大檔案室制度牌一、總則（一）目的為加強人大檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于人大檔案室的所有工作人員、檔案資料的收集、整理、保管、查閱、借閱等相關(guān)活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映人大工作的實際情況，確保其真實性和可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理各類檔案資料，保證檔案的完整性。3.安全性原則：采取有效措施，確保檔案資料的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.便利性原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，方便檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。2.定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的完整和安全。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護和管理。5.參與檔案信息化建設(shè)，錄入和更新檔案信息。（二）各部門檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步分類。2.定期將本部門的檔案資料移交檔案室。3.協(xié)助檔案室管理人員做好檔案的查閱、借閱等工作。（三）檔案管理負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)人大檔案室的管理工作，制定和完善檔案管理制度。2.組織檔案管理工作的培訓(xùn)和考核。3.審核檔案的查閱、借閱申請，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問題。4.監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進行糾正和處理。三、檔案收集（一）收集范圍1.人大會議文件、決議、決定、報告等。2.人大常委會工作文件、會議記錄、紀(jì)要等。3.人大代表議案、建議、批評和意見及辦理情況。4.人大機關(guān)各類工作計劃、總結(jié)報告、統(tǒng)計報表等。5.人大工作中形成的重要文件、資料、照片、音像等。6.與人大工作相關(guān)的其他有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案資料進行收集整理，確保檔案資料的齊全、完整。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，采用耐久性強的書寫材料和載體。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行收集和存儲，確保其可讀性和可利用性。（三）收集時間1.年度檔案應(yīng)在次年上半年完成收集整理并移交檔案室。2.重大活動、重要會議等形成的檔案資料應(yīng)在活動結(jié)束或會議閉幕一周內(nèi)收集整理并移交檔案室。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類。2.會議檔案：按照會議屆次、年度進行分類。3.代表議案建議檔案：按照議案建議編號、年度進行分類。4.照片檔案：按照年度、內(nèi)容進行分類。5.音像檔案：按照年度、內(nèi)容進行分類。（二）整理方法1.文書檔案應(yīng)按照文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，進行系統(tǒng)整理。2.會議檔案應(yīng)將會議文件、會議記錄、紀(jì)要等相關(guān)資料進行集中整理。3.代表議案建議檔案應(yīng)將議案建議原件、辦理情況等資料進行整理歸檔。4.照片檔案應(yīng)按照片的內(nèi)容、時間順序進行編號、標(biāo)注說明，并整理成冊。5.音像檔案應(yīng)按照音像資料的內(nèi)容、時間順序進行編號、標(biāo)注說明，并存儲于相應(yīng)的介質(zhì)中。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和排列順序，便于查閱。3.檔案目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份留存檔案室，一份供查閱使用。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的人大檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器等。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要是反映人大工作重大歷史事件、重要決策等具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要是反映人大工作重要業(yè)務(wù)活動、階段性成果等具有一定歷史價值的檔案。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要是反映人大工作一般性業(yè)務(wù)活動、臨時性文件等具有短期利用價值的檔案。（三）檔案整理與上架1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限、起止件號等信息。2.將檔案盒按照順序排列上架，便于查找和管理。（四）檔案定期檢查1.檔案室管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查核對，每年至少進行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對檢查情況應(yīng)做好記錄，并存檔備查。六、檔案查閱（一）查閱范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及國家機密、工作秘密等檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行。（二）查閱手續(xù)1.本單位工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向人大檔案室提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍等，經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案室管理人員的陪同下進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。（三）查閱要求1.查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。2.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。七、檔案借閱（一）借閱范圍1.本單位工作人員因工作需要借閱檔案。2.外單位因工作需要借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及國家機密、工作秘密等檔案的借閱，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行。（二）借閱手續(xù)1.本單位工作人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.外單位借閱檔案，應(yīng)提前向人大檔案室提交借閱申請函，說明借閱目的、范圍等，經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。3.借閱檔案時，借閱人員應(yīng)出具有效身份證件，并與檔案室管理人員簽訂《檔案借閱承諾書》。（三）借閱期限1.本單位工作人員借閱檔案一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位借閱檔案一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理借閱申請手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍。2.借閱人員應(yīng)保證檔案資料的安全，不得損壞、丟失檔案。3.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。八、檔案保密（一）保密措施1.加強檔案室的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。2.對涉及國家機密、工作秘密等檔案資料，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）保密責(zé)任1.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密責(zé)任書，明確保密責(zé)任。2.對違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立人大檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為人大工作提供更加便捷的檔案信息服務(wù)。（二）檔案數(shù)字化1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.按照檔案管理系統(tǒng)的要求，對數(shù)字化檔案進行分類、標(biāo)注、存儲。