PAGE團委檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強團委檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在團委工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于團委機關(guān)及所屬各團支部的檔案管理工作。（三）檔案定義本規(guī)章制度所指檔案是團委在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：團委檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映團委工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立團委檔案管理室，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.建立健全檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理操作規(guī)程。3.對檔案進行分類、編目、編號，編制檢索工具，方便檔案的查閱利用。4.定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序處理到期檔案。6.積極提供檔案利用服務(wù)，為團委各項工作提供支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級團組織下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.團委工作計劃、總結(jié)、報告、決議等文件材料。3.團委組織的各類會議記錄、紀(jì)要、簡報等。4.團委開展的各項活動方案及相關(guān)材料，包括活動照片、視頻、音頻等。5.團員檔案、團費收繳記錄等。6.團委與其他單位的往來文件、信函等。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的文件材料收集齊全，定期移交檔案管理室。2.收集的文件材料應(yīng)保持其完整性，不得隨意涂改、損壞。3.對重要文件材料應(yīng)進行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于保密和查閱。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等進行分類，一般分為黨群工作類、團務(wù)工作類、活動類、團員管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的文件材料整理歸檔，并移交檔案管理室。2.檔案管理室應(yīng)及時對接收的檔案進行審核，對不符合要求的檔案應(yīng)退回原部門重新整理。3.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案保存，一份交檔案管理室備查。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映團委主要職能活動和基本歷史面貌的，對團委工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映團委一般工作活動，在較長時間內(nèi)對團委工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映團委短期工作活動，在較短時間內(nèi)對團委工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為15年以下。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備中，并進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。3.聲像檔案應(yīng)按照其載體形式分別進行保管，如照片應(yīng)沖洗成照片冊或制作電子相冊，視頻、音頻應(yīng)刻錄成光盤，并注明相關(guān)信息。（四）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度一般控制在45%60%之間。3.庫房應(yīng)定期進行清掃和消毒，保持整潔衛(wèi)生。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.本團委工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級團組織及有關(guān)部門因工作需要查閱檔案。3.根據(jù)法律法規(guī)規(guī)定，其他單位或個人因工作需要查閱檔案。（二）查閱程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理室審核。3.檔案管理室根據(jù)審核情況，確定是否提供查閱，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。4.查閱檔案應(yīng)在檔案管理室指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案管理室。5.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（三）利用方式1.檔案管理室應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件、復(fù)印件、電子文檔等利用方式。2.提供檔案復(fù)印件時，應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理室印章。3.提供電子文檔時，應(yīng)確保文檔的完整性和準(zhǔn)確性，并按照規(guī)定格式提供。（四）借閱管理1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理室審核。2.檔案管理室根據(jù)審核情況，確定借閱期限和借閱范圍，并辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理室應(yīng)進行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)。2.從實際出發(fā)，全面分析檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史價值。3.確保鑒定工作的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，確定檔案的保管期限是否合理。2.對已到保管期限的檔案進行重點審查，判斷其是否仍有保存價值。3.參考檔案的利用情況，綜合評估檔案的價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見。2.銷毀意見經(jīng)團委領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。3.將擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊》，一式兩份，一份隨檔案銷毀，一份存檔備查。4.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應(yīng)定期報送團委領(lǐng)導(dǎo)和上級團組織檔案管理部門。3.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠，不得虛報、瞞報。（二）移交工作1.團委撤銷或合并時