PAGE檔案管理制度獎(jiǎng)懲一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案管理制度獎(jiǎng)懲辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范與獎(jiǎng)懲。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.客觀公正原則：對(duì)檔案管理工作中的行為進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)，獎(jiǎng)懲分明，確保公平公正。3.激勵(lì)與約束并重原則：通過(guò)獎(jiǎng)勵(lì)激發(fā)員工積極參與檔案管理工作的熱情，通過(guò)懲罰規(guī)范員工行為，保障檔案管理工作質(zhì)量。二、檔案管理職責(zé)與要求（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度、流程及標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門檔案管理工作，提供檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和鑒定銷毀等工作，確保檔案安全和有效利用。5.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率和水平。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整和及時(shí)。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，按照公司/組織檔案管理制度要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門開(kāi)展檔案管理相關(guān)工作，如檔案清查、統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀等，并提供必要的支持和協(xié)助。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，確保檔案的安全和保密。（三）員工檔案管理職責(zé)1.員工應(yīng)妥善保管個(gè)人在工作中形成的各類文件資料，并及時(shí)按照公司/組織要求進(jìn)行整理和移交。2.在工作中形成的涉及公司/組織機(jī)密的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露。3.如需查閱或借閱公司/組織檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在使用過(guò)程中妥善保管，不得涂改、轉(zhuǎn)借或丟失。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集范圍和責(zé)任人，確保檔案資料及時(shí)、全面收集。2.檔案收集應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性原則，不得遺漏重要文件資料。3.在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)將形成的檔案資料移交至本部門檔案管理人員。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和編目。2.檔案整理應(yīng)做到分類清晰、排列有序、編目準(zhǔn)確，便于查找和利用。3.對(duì)于破損、褪色或字跡模糊的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門檔案管理人員應(yīng)定期將整理好的檔案移交至公司/組織檔案管理部門進(jìn)行集中歸檔。2.歸檔檔案應(yīng)編制詳細(xì)的歸檔清單，注明檔案名稱、數(shù)量、日期等信息，并與檔案管理部門辦理交接手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)按照檔案保管期限和分類要求，對(duì)歸檔檔案進(jìn)行妥善存放，確保檔案存放有序、便于查找。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如檔案損壞、丟失等。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，確保電子檔案的完整性和可用性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱要求1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱和查閱范圍，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照審批后的查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并限定查閱時(shí)間和地點(diǎn)，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）借閱要求1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限和歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的借閱期限歸還，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)所借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定評(píng)估，確定檔案的存毀價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和專業(yè)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值，對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)。（二）銷毀要求1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并報(bào)公司/組織負(fù)責(zé)人審批。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔備查。七、獎(jiǎng)懲措施（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.在檔案收集工作中，積極主動(dòng)、成績(jī)突出，能夠及時(shí)、全面收集重要檔案資料，為公司/組織檔案管理工作做出顯著貢獻(xiàn)的部門或個(gè)人，給予表彰和一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。2.在檔案整理、歸檔工作中，認(rèn)真負(fù)責(zé)、方法得當(dāng)，整理的檔案質(zhì)量高、規(guī)范性強(qiáng)，為檔案管理工作提供了良好范例的部門或個(gè)人，給予通報(bào)表?yè)P(yáng)，并頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)。3.對(duì)檔案管理工作提出創(chuàng)新性建議或方法，經(jīng)實(shí)踐驗(yàn)證有效，能夠顯著提高檔案管理工作效率和質(zhì)量的個(gè)人，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，包括獎(jiǎng)金、晉升機(jī)會(huì)等。4.在檔案保管、利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案安全，積極為公司/組織各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，表現(xiàn)出色的部門或個(gè)人，給予年度優(yōu)秀檔案管理獎(jiǎng)，予以公開(kāi)表彰。（二）懲罰1.對(duì)違反檔案管理制度，未及時(shí)、準(zhǔn)確收集檔案資料，導(dǎo)致檔案資料缺失或延誤歸檔的部門或個(gè)人，給予警告處分，并責(zé)令限期整改。2.在檔案整理、歸檔過(guò)程中，敷衍了事、不按規(guī)定操作，造成檔案整理混亂、編目錯(cuò)誤等問(wèn)題的部門或個(gè)人，給予通報(bào)批評(píng)，并要求重新整理檔案，確保檔案質(zhì)量。3.違反檔案查閱、借閱制度，擅自查閱、借閱檔案或泄露檔案機(jī)密信息的人員，視情節(jié)輕重給予警告、記過(guò)、降職等處分，并追究相應(yīng)的法律責(zé)任。4.因保管不善，導(dǎo)致檔案損壞、丟失或發(fā)生其他安全事故的部門或個(gè)人，除責(zé)令其采取補(bǔ)救措施外，還應(yīng)根據(jù)損失情況給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償，并視情節(jié)給予紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。5.在檔案鑒定、銷毀工作中，弄虛作假、違規(guī)操作，造成檔案不當(dāng)銷毀或留存重要應(yīng)銷毀檔