PAGE檔案館室內(nèi)制度圖一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館室內(nèi)管理，確保檔案資料的安全、完整與有效利用，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范檔案館室內(nèi)各項(xiàng)工作流程，保障檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，為公司/組織的發(fā)展提供有力的檔案支持。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門、人員以及在檔案館室內(nèi)開展的各項(xiàng)檔案管理活動，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：強(qiáng)化檔案安全意識，采取有效措施保障檔案實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對檔案進(jìn)行分類、整理、存儲和檢索，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。4.方便利用原則：以服務(wù)公司/組織發(fā)展為宗旨，優(yōu)化檔案利用流程，為檔案利用者提供便捷、高效的服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、檔案收集（一）收集范圍1.本公司/組織在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等，包括但不限于合同協(xié)議、會議紀(jì)要、財(cái)務(wù)報(bào)表、工作計(jì)劃與總結(jié)、技術(shù)文檔、人事檔案等。2.上級主管部門下發(fā)的與本公司/組織相關(guān)的文件、通知、指示等。3.本公司/組織與外部單位簽訂的合作協(xié)議、往來信函、調(diào)研資料等。4.反映本公司/組織歷史沿革、重大事件、重要活動的照片、錄音、錄像、實(shí)物等特殊載體檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類檔案，并確保檔案的齊全、完整。2.檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。對于重要文件的草稿、修改稿等也應(yīng)一并收集保存。3.收集的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，按照文件形成的時(shí)間順序、類別等進(jìn)行簡單分類，便于后續(xù)的集中整理。4.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并與紙質(zhì)文件相對應(yīng)，同時(shí)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)選擇安全可靠的設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）收集流程1.各部門檔案收集責(zé)任人定期（每月/每季度）將收集到的檔案整理后移交至公司/組織檔案室。移交時(shí)應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、來源等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。2.檔案室接收檔案后，應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。對于不符合收集要求的檔案，應(yīng)退回移交部門補(bǔ)充完善。3.對于一些特殊情況或緊急需要收集的檔案資料，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)通知檔案室，檔案室可根據(jù)實(shí)際情況采取現(xiàn)場收集或提前介入等方式，確保檔案的及時(shí)收集。三、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照國家規(guī)定的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編號方法進(jìn)行整理，確保檔案分類科學(xué)、編號統(tǒng)一、排列有序。（二）分類方法1.文書檔案：按照年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限的分類方法進(jìn)行整理。即先將檔案按年度分開，再在每個(gè)年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問題）分類，最后根據(jù)保管期限將檔案分為永久、長期、短期三類。2.科技檔案：根據(jù)項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類，如工程項(xiàng)目檔案可按項(xiàng)目階段分為前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等；設(shè)備檔案可按設(shè)備型號、類別等進(jìn)行分類。3.會計(jì)檔案：按照會計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定，分為會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會計(jì)資料等類別，并按年度進(jìn)行整理。4.人事檔案：依據(jù)人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料、工資待遇材料、出國（境）材料、勞動合同等類別進(jìn)行整理。（三）編號規(guī)則1.全宗號：本公司/組織檔案全宗號由上級檔案行政管理部門統(tǒng)一給定，用于標(biāo)識本公司/組織的檔案全宗。2.年度號：采用公元紀(jì)年，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。3.保管期限號：永久用“Y”表示，長期用“C”表示，短期用“D”表示。4.目錄號：根據(jù)檔案分類情況，為每一類檔案編制目錄號，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如文書檔案的“001”、科技檔案的“002”等。5.案卷號：在每一本檔案目錄內(nèi)，按檔案排列順序依次編制案卷號，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“0001”“0002”等。（四）整理步驟1.裝訂：對紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。裝訂應(yīng)整齊牢固，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.分類：按照確定的分類方法，將檔案材料分別歸入相應(yīng)的類別中。對于跨年度、跨機(jī)構(gòu)（問題）的文件，應(yīng)根據(jù)文件的主要內(nèi)容和形成特點(diǎn)進(jìn)行合理歸類。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)注明案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)注明順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等信息。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，如全宗號、年度、保管期限、目錄號、案卷號等。四、檔案保管（一）保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案館室，用于集中保管各類檔案。檔案館室應(yīng)具備適宜的溫濕度條件（溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%）、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備。2.檔案館室內(nèi)應(yīng)設(shè)置檔案架（柜），用于存放檔案盒。檔案架（柜）應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分區(qū)存放，標(biāo)識清晰。（二）保管要求1.對不同載體的檔案應(yīng)采取不同的保管措施。紙質(zhì)檔案應(yīng)保持清潔、整齊，定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理；電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲介質(zhì)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場、熱源等，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞；照片、錄音、錄像等特殊載體檔案應(yīng)按照相關(guān)技術(shù)要求進(jìn)行保管，確保影像清晰、聲音完整。2.建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的收進(jìn)、移出、保管期限、存放位置等信息，并定期進(jìn)行核對，做到賬物相符。3.加強(qiáng)對檔案館室的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。配備必要的心腹設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。4.對于重要檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如進(jìn)行復(fù)制備份、單獨(dú)存放、加密存儲等，以提高檔案的安全性和可靠性。（三）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并填寫《檔案清查登記表》，詳細(xì)記錄清查情況。3.根據(jù)清查結(jié)果，對檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案保管工作。五、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)后進(jìn)行利用。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案的，須經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，履行審批程序，確保檔案信息不被泄露。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可在檔案館室內(nèi)查閱檔案。查閱時(shí)應(yīng)在指定區(qū)域進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案館室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印操作。2.借閱：因工作需要確需將檔案借出檔案館室的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.出具證明：根據(jù)檔案利用者的需求，檔案室可依據(jù)檔案內(nèi)容出具相關(guān)證明材料。出具證明應(yīng)嚴(yán)格審核檔案內(nèi)容，確保證明材料真實(shí)、準(zhǔn)確，并加蓋檔案室印章。（三）利用流程1.申請：檔案利用者向本部門提出檔案利用申請，填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.審批：將《檔案利用申請表》提交至檔案室，檔案室工作人員對申請進(jìn)行審核，對于符合利用規(guī)定的申請，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。涉及重要檔案或敏感檔案利用的，還需報(bào)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱或借閱：經(jīng)審批同意后，檔案利用者按照規(guī)定的利用方式進(jìn)行查閱或借閱。查閱時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)提供必要的協(xié)助；借閱時(shí)，檔案利用者應(yīng)在《檔案借閱登記簿》上簽字登記，并領(lǐng)取檔案。4.歸還：檔案利用者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。歸還時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求檔案利用者承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果客觀公正，避免誤判或漏判。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門業(yè)務(wù)骨干、檔案管理人員等。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案、組織實(shí)施鑒定工作、審核鑒定結(jié)果等。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案價(jià)值鑒定：根據(jù)檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容、形式等因素，綜合判斷檔案對本公司/組織的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史保存價(jià)值。2.保管期限鑒定：對已到保管期限的檔案進(jìn)行審查，確定其是否仍需繼續(xù)保存。對于保管期限已滿但仍有重要價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：由鑒定工作小組成員逐件審查檔案，根據(jù)檔案的實(shí)際情況確定其價(jià)值和保管期限。2.分析比較法：對同類檔案進(jìn)行分析比較，參考檔案的形成背景、利用情況等，判斷檔案的價(jià)值差異，從而確定其保管期限。3.專家咨詢法：對于一些專業(yè)性較強(qiáng)、價(jià)值難以判斷的檔案，可咨詢相關(guān)領(lǐng)域的專家，聽取專家意見后進(jìn)行鑒定。（五）銷毀流程1.編制銷毀清冊：經(jīng)過鑒定，確定需要銷毀的檔案，由檔案室工作人員編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批：將《檔案銷毀清冊》提交至公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施銷毀。3.銷毀實(shí)施：選擇安全