PAGE企業(yè)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案管理工作。（三）定義1.財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案：指公司在財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種憑證、賬簿、報(bào)表、文件、合同等資料。2.歸檔：將財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案按照規(guī)定的分類、編號、裝訂等要求整理后，移交檔案管理部門保存的過程。3.保管期限：根據(jù)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案的重要程度和性質(zhì)，確定其保存的時(shí)間長度。二、財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案的分類與編號（一）分類1.會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明等。4.其他會(huì)計(jì)資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評估報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等。5.合同協(xié)議類：涉及財(cái)務(wù)收支的各類合同、協(xié)議，如銷售合同、采購合同、借款合同、租賃合同等。6.文件類：財(cái)務(wù)相關(guān)的內(nèi)部文件、通知、批示、會(huì)議紀(jì)要等。（二）編號1.財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案應(yīng)按照分類進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號采用數(shù)字編碼方式，例如：會(huì)計(jì)憑證類編號為“1”，會(huì)計(jì)賬簿類編號為“2”，以此類推。3.每一類檔案再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分編號，如會(huì)計(jì)憑證類中，記賬憑證按照月份和順序號進(jìn)行編號，格式為“1[月份][憑證序號]”。三、財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案的形成與收集（一）形成1.財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度和公司財(cái)務(wù)管理制度的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄和反映公司的財(cái)務(wù)活動(dòng)，形成各類財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案。2.在財(cái)務(wù)核算過程中，應(yīng)確保原始憑證的真實(shí)性、合法性和完整性，記賬憑證的編制應(yīng)符合記賬規(guī)則，財(cái)務(wù)報(bào)告的編制應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。（二）收集1.每月末，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集當(dāng)月形成的各類財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿記錄、報(bào)表等。2.對于外部取得的與財(cái)務(wù)相關(guān)的文件、合同等，應(yīng)在收到后及時(shí)進(jìn)行登記，并移交專人負(fù)責(zé)收集整理。3.財(cái)務(wù)人員應(yīng)定期對財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的齊全、完整，如有缺失應(yīng)及時(shí)查找補(bǔ)充。四、財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案的整理與裝訂（一）整理1.會(huì)計(jì)憑證的整理：對原始憑證進(jìn)行分類，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和時(shí)間順序排列。檢查原始憑證的真實(shí)性、合法性和完整性，對于不符合要求的原始憑證應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更正或補(bǔ)充。將原始憑證粘貼在記賬憑證后面，應(yīng)注意粘貼整齊、牢固，便于翻閱。2.會(huì)計(jì)賬簿的整理：總賬、明細(xì)賬應(yīng)按照科目順序排列，檢查賬頁的完整性和準(zhǔn)確性。對于固定資產(chǎn)卡片，應(yīng)按照固定資產(chǎn)類別和編號順序排列，并確?？ㄆ畔⑴c實(shí)物一致。3.財(cái)務(wù)報(bào)告的整理：將月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告按照時(shí)間順序整理成冊，檢查報(bào)告的各項(xiàng)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整，報(bào)表之間的勾稽關(guān)系是否正確。附上財(cái)務(wù)報(bào)告的附注及文字說明，確保報(bào)告內(nèi)容的清晰、易懂。4.其他會(huì)計(jì)資料的整理：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等應(yīng)按照時(shí)間順序整理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和連貫性。納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評估報(bào)告等應(yīng)分別整理，注明報(bào)告的名稱、日期、出具單位等信息。5.合同協(xié)議類的整理：按照合同協(xié)議的類別和簽訂時(shí)間順序排列，檢查合同協(xié)議條款的完整性和準(zhǔn)確性。對于重要的合同協(xié)議，應(yīng)單獨(dú)編制目錄，注明合同名稱、編號、簽訂日期、主要內(nèi)容等信息。6.文件類的整理：將財(cái)務(wù)相關(guān)的文件、通知、批示、會(huì)議紀(jì)要等按照時(shí)間順序和重要程度進(jìn)行分類整理。對于涉及重要財(cái)務(wù)決策的文件，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)標(biāo)注，便于查閱和追溯。（二）裝訂1.會(huì)計(jì)憑證的裝訂：憑證整理完畢后，應(yīng)使用專用的憑證裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊。在憑證封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號碼、憑證張數(shù)等信息，并由裝訂人員和會(huì)計(jì)主管人員簽字或蓋章。2.會(huì)計(jì)賬簿的裝訂：總賬、明細(xì)賬等賬簿在年度終了后，應(yīng)進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)注意賬頁的順序和完整性，防止賬頁散失。在賬簿封面上注明賬簿名稱、年度、單位名稱等信息，并加蓋單位公章。3.財(cái)務(wù)報(bào)告的裝訂：財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照規(guī)定的格式和順序進(jìn)行裝訂，確保報(bào)告的美觀、整齊。在報(bào)告封面上注明單位名稱、年度、報(bào)告種類等信息，并加蓋單位公章。4.其他會(huì)計(jì)資料的裝訂：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊，并在封面上注明資料名稱、年度、月份等信息。納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評估報(bào)告等應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行裝訂，注明報(bào)告名稱、日期、出具單位等信息。5.合同協(xié)議類的裝訂：合同協(xié)議應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，對于篇幅較長的合同協(xié)議，可以采用活頁裝訂方式，便于查閱和使用。在合同協(xié)議封面上注明合同名稱、編號、簽訂日期、主要內(nèi)容等信息，并加蓋單位公章。6.文件類的裝訂：文件應(yīng)按照分類順序進(jìn)行裝訂，對于重要文件可以采用單獨(dú)成冊或與相關(guān)資料合并裝訂的方式。在文件封面上注明文件名稱、日期、文號等信息，并加蓋單位公章。五、財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案整理裝訂完畢后，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門專人負(fù)責(zé)填寫檔案移交清單，將檔案移交至公司檔案管理部門。2.檔案管理部門在接收財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對檔案移交清單，檢查檔案的數(shù)量、種類、完整性等是否符合要求。3.經(jīng)核對無誤后，檔案管理部門應(yīng)在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案按照規(guī)定的存放位置進(jìn)行歸檔。（二）保管1.財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施。2.檔案管理人員應(yīng)定期對財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案的保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為永久、定期兩類。定期保管期限分為10年和30年。具體保管期限如下：會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證保管期限為30年。會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿保管期限為30年；固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）永久保管。其他會(huì)計(jì)資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；納稅申報(bào)表保管期限為10年；財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評估報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但一般不少于10年。合同協(xié)議類：涉及財(cái)務(wù)收支的合同協(xié)議保管期限根據(jù)合同性質(zhì)和重要程度確定，一般不少于10年。文件類：財(cái)務(wù)相關(guān)的內(nèi)部文件、通知、批示、會(huì)議紀(jì)要等保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，一般不少于10年。4.保管期限屆滿的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由公司檔案管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門共同進(jìn)行，對確無保存價(jià)值的檔案，編制銷毀清冊，報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。六、財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱的檔案名稱、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門根據(jù)查閱申請表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱登記表上記錄查閱人員的姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。查閱時(shí)應(yīng)保持檔案的整潔、完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的歸還情況，確保檔案的安全和完整。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱的檔案名稱、借閱目的、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門根據(jù)借閱申請表，為借閱人員辦理借閱手續(xù)，收取借閱押金，并在借閱登記表上記錄借閱人員的姓名、部門、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間、檔案名稱等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任，并要求其賠償相應(yīng)的損失。七、財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案的信息化管理（一）建立財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案電子數(shù)據(jù)庫1.公司應(yīng)逐步建立財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案電子數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案存儲在數(shù)據(jù)庫中。2.電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相同的分類和編號方式進(jìn)行管理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和關(guān)聯(lián)性。3.電子數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。定期對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。（二）電子檔案的利用與管理1.公司內(nèi)部人員可通過授權(quán)的方式，在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上查閱和使用電子財(cái)務(wù)基礎(chǔ)檔案。查閱和使用電子檔案應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息的安全和保密。2.檔