PAGE基建營房檔案相關(guān)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)基建營房檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在基建營房工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有與基建營房項目相關(guān)的檔案管理工作，包括項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗收等各個環(huán)節(jié)形成的各類文件、資料、圖紙等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則基建營房檔案由公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實反映基建營房項目的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。3.及時歸檔原則各部門和項目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時將項目過程中形成的檔案資料移交檔案管理部門，不得積壓或延誤。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織基建營房檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)基建營房檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.對各部門和項目負(fù)責(zé)人的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.參與基建營房項目的竣工驗收，負(fù)責(zé)審查項目檔案的完整性和準(zhǔn)確性，出具檔案驗收意見。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)基建營房檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和水平。（二）項目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項目檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保項目檔案的真實、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時將項目檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.在項目實施過程中，督促項目工作人員做好文件資料的積累和保管工作，對項目檔案的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（三）項目工作人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)在項目工作中及時形成、收集和整理各自工作范圍內(nèi)的文件資料，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號和裝訂。2.積極配合項目負(fù)責(zé)人和檔案管理部門的檔案管理工作，確保個人工作產(chǎn)生的檔案資料及時、準(zhǔn)確地歸檔。三、檔案收集（一）收集范圍1.基建營房項目規(guī)劃階段：項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復(fù)等文件。2.設(shè)計階段：初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件（包括圖紙、設(shè)計變更通知等）、設(shè)計交底記錄等。3.施工階段：施工組織設(shè)計、施工方案、施工日志、工程質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、工程進(jìn)度報表、工程簽證單、工程索賠文件等。4.監(jiān)理階段：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理日志、工程質(zhì)量評估報告、監(jiān)理工作總結(jié)等。5.竣工驗收階段：竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書、工程竣工圖（包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)竣工圖）等。6.其他與基建營房項目相關(guān)的文件資料，如項目招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、會議紀(jì)要、來往信函等。（二）收集要求1.項目各部門和工作人員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集各自工作中形成的文件資料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，紙質(zhì)文件應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，并保證其真實性和可讀性。3.對于重要文件資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集與原件核對無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）收集時間1.在項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理等各階段工作完成后，相關(guān)部門和人員應(yīng)及時將形成的檔案資料移交項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步整理。2.項目竣工驗收后，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將全部項目檔案移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.基建營房檔案按照項目階段分為規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等類別。2.每類檔案再根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行二級分類，如施工檔案可分為建筑工程、結(jié)構(gòu)工程、電氣工程、給排水工程等。3.電子檔案按照紙質(zhì)檔案的分類方法進(jìn)行分類，并建立相應(yīng)的目錄索引。（三）編號規(guī)則1.基建營房檔案采用分類編號法，每個項目給予一個獨立的編號。2.編號由項目代號、類別代碼、年度、順序號組成，具體格式為：[項目代號][類別代碼][年度][順序號]。3.項目代號：根據(jù)公司/組織內(nèi)部項目編號規(guī)則確定，用于區(qū)分不同的基建營房項目。4.類別代碼：按照檔案分類方法，用兩位大寫字母表示各類檔案，如“GH”表示規(guī)劃檔案，“SJ”表示設(shè)計檔案等。5.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年份。6.順序號：按照檔案形成的先后順序，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字編號。（四）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照一定順序排列，采用左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。2.圖紙應(yīng)折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面，并在右下角加蓋檔號章。3.對于破損、褪色的文件資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制后再裝訂。（五）編目1.檔案整理完成后，應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者（作者）、頁數(shù)、備注等項目。2.電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的電子目錄，目錄格式應(yīng)與紙質(zhì)檔案目錄一致，并確保電子目錄與電子檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確對應(yīng)。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.項目負(fù)責(zé)人對初步整理好的項目檔案進(jìn)行審核，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.審核通過后，項目負(fù)責(zé)人填寫《基建營房檔案移交清單》，一式兩份，一份由項目負(fù)責(zé)人留存，一份隨檔案移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行再次審核，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量、編號等是否符合要求。4.審核無誤后，檔案管理部門在《基建營房檔案移交清單》上簽字蓋章，雙方各執(zhí)一份，并將檔案存入專門的檔案庫房或檔案存儲設(shè)備中。（二）歸檔時間項目竣工驗收后[X]個工作日內(nèi)，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)將全部項目檔案移交檔案管理部門歸檔。（三）特殊情況處理1.對于因特殊原因無法按時歸檔的項目檔案，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)向檔案管理部門提交書面申請，說明原因和預(yù)計歸檔時間，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.申請批準(zhǔn)后，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)采取有效措施確保檔案的安全保管，待條件具備時及時歸檔。六、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并根據(jù)檔案的類別、年度、項目等進(jìn)行合理排列，便于查找和管理。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、項目等順序排列存放，不同項目的檔案應(yīng)分開保管。2.對于電子檔案，應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色、變質(zhì)等受損檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。（三）檔案保密1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的基建營房檔案進(jìn)行保密管理。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行保密職責(zé)，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。嚴(yán)禁將檔案帶出檔案庫房或泄露給無關(guān)人員。3.因工作需要查閱機(jī)密檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自摘抄、拍照、復(fù)印檔案內(nèi)容。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱基建營房檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.外部單位因特殊原因需要查閱基建營房檔案的，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照檔案管理部門的要求辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)印費用。復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，注明出處。3.對于重要檔案資料的利用，檔案管理部門可根據(jù)實際情況提供檔案副本或進(jìn)行數(shù)字化處理后提供利用。（三）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《基建營房檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合規(guī)定的，予以批準(zhǔn)，并安排查閱。查閱人員應(yīng)在《基建營房檔案查閱登記表》上簽字登記。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱申請表等材料，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)基建營房檔案的保存價值和保管期限，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，同時避免不必要的檔案保存，提高檔案管理效率。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項目負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對基建營房檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）保管期限劃分1.基建營房檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、竣工驗收報告、竣工決算報告、重要的合同協(xié)議等。3.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為[X]年。主要包括項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理等階段形成的一般性文件資料。4.短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限為[X]年。主要包括項目實施過程中形成的臨時性文件、一般性報表等。（四）鑒定方法1.檔案鑒定小組根據(jù)檔案保管期限劃分原則，對基建營房檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定過程中，應(yīng)充分考慮檔案的內(nèi)容、來源、形式、時間等因素，綜合判斷檔案的保存價值。3.對于保管期限已滿或失去保存價值的檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見，并填寫《基建營房檔案銷毀申請表》。（五）銷毀程序1.《基建營房檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行