PAGE技術(shù)研發(fā)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司技術(shù)研發(fā)檔案的管理，確保技術(shù)研發(fā)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮技術(shù)研發(fā)檔案在公司科技創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理決策中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與技術(shù)研發(fā)活動(dòng)相關(guān)的檔案管理，包括但不限于研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)文檔、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)記錄、技術(shù)方案、圖紙、專利申請(qǐng)文件、技術(shù)總結(jié)報(bào)告等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司技術(shù)研發(fā)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門歸口負(fù)責(zé)，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性和完整性原則技術(shù)研發(fā)檔案應(yīng)如實(shí)反映研發(fā)活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.保密性原則對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的研發(fā)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為公司的技術(shù)創(chuàng)新和發(fā)展提供有力支持。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定技術(shù)研發(fā)檔案管理的具體實(shí)施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)技術(shù)研發(fā)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立和維護(hù)技術(shù)研發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.對(duì)技術(shù)研發(fā)檔案的保管狀況進(jìn)行定期檢查，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)組織對(duì)到期技術(shù)研發(fā)檔案的鑒定和銷毀工作。6.為公司各部門提供技術(shù)研發(fā)檔案的查閱、借閱等服務(wù)，并對(duì)利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。（二）技術(shù)研發(fā)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門技術(shù)研發(fā)檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門形成的技術(shù)研發(fā)檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.指導(dǎo)和督促本部門員工做好檔案的收集和整理工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.在開(kāi)展技術(shù)研發(fā)活動(dòng)過(guò)程中，嚴(yán)格遵守檔案管理的有關(guān)規(guī)定，保證檔案的質(zhì)量和安全。5.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出查閱、借閱技術(shù)研發(fā)檔案的申請(qǐng)，并按照規(guī)定進(jìn)行使用。（三）其他部門職責(zé)1.涉及技術(shù)研發(fā)活動(dòng)的其他部門，應(yīng)積極配合檔案管理部門和技術(shù)研發(fā)部門做好相關(guān)檔案的收集、整理和移交工作。2.在工作中形成的與技術(shù)研發(fā)有關(guān)的文件材料，應(yīng)及時(shí)歸檔，不得擅自留存或銷毀。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)階段：項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)文件等。2.研發(fā)過(guò)程階段：實(shí)驗(yàn)方案、實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試報(bào)告、技術(shù)交流材料、會(huì)議紀(jì)要等。3.技術(shù)成果階段：技術(shù)總結(jié)報(bào)告、專利申請(qǐng)文件、軟件著作權(quán)登記材料、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件等。4.其他與技術(shù)研發(fā)相關(guān)的文件材料，如項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、合作協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)技術(shù)研發(fā)檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)保持原始性和完整性，不得隨意涂改、損壞或丟失。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類技術(shù)研發(fā)檔案按照項(xiàng)目類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類。項(xiàng)目類別可分為新產(chǎn)品研發(fā)、新技術(shù)研究、工藝改進(jìn)等；時(shí)間順序按照研發(fā)項(xiàng)目的開(kāi)展階段進(jìn)行排列。2.編號(hào)為便于檔案的管理和檢索，對(duì)每一份技術(shù)研發(fā)檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用項(xiàng)目編號(hào)+流水號(hào)的方式進(jìn)行編制。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，另一份單獨(dú)保存，便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管期限技術(shù)研發(fā)檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和價(jià)值確定，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管涉及公司核心技術(shù)、重大科研成果、專利技術(shù)等具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管一般的技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管一些臨時(shí)性、階段性的技術(shù)研發(fā)文件材料，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用紙質(zhì)檔案盒或檔案柜進(jìn)行保管，按照分類順序排列存放，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)等信息。2.電子檔案存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)按照分類目錄進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)建立相應(yīng)的索引和檢索系統(tǒng)，便于查找和利用。（三）保管環(huán)境檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。五、檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱技術(shù)研發(fā)檔案的，應(yīng)填寫《技術(shù)研發(fā)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱技術(shù)研發(fā)檔案的，應(yīng)填寫《技術(shù)研發(fā)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號(hào)、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。4.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱期限，按時(shí)歸還。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出公司。（二）外借1.因特殊情況需要將技術(shù)研發(fā)檔案外借給公司外部單位或個(gè)人的，應(yīng)填寫《技術(shù)研發(fā)檔案外借申請(qǐng)表》，注明外借單位或個(gè)人名稱、外借目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可外借。2.外借檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)與外借單位或個(gè)人簽訂《技術(shù)研發(fā)檔案外借協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括保密責(zé)任、歸還期限、違約責(zé)任等。3.外借檔案應(yīng)嚴(yán)格按照協(xié)議規(guī)定的期限歸還，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。外借單位或個(gè)人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)讓或泄露檔案內(nèi)容。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立技術(shù)研發(fā)檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、外借等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人員、檔案名稱、編號(hào)、利用目的等信息。定期對(duì)利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立技術(shù)研發(fā)檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、技術(shù)研發(fā)部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)技術(shù)專家等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期技術(shù)研發(fā)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)到期技術(shù)研發(fā)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期技術(shù)研發(fā)檔案進(jìn)行清理，編制《技術(shù)研發(fā)檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.將《技術(shù)研發(fā)檔案銷毀清單》提交給鑒定小組進(jìn)行審核，經(jīng)鑒定小組審核通過(guò)后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理部門按照批準(zhǔn)的銷毀清單，組織對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。4.銷毀完畢后，檔案管理部門應(yīng)在《技術(shù)研發(fā)檔案銷毀清單》上注明“已銷毀”字樣，并將銷毀清單歸檔保存。七、保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的技術(shù)研發(fā)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限等措施，防止檔案信息泄露。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。對(duì)在檔案管理工作中知悉的公司秘密，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員透露。3.查閱、借閱涉及公司秘密的技術(shù)研發(fā)檔案，應(yīng)經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)，并在指定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱和借閱。查閱人員不得擅自復(fù)制、記錄檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)技術(shù)研發(fā)檔案保管場(chǎng)所的安全管理，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施。定期對(duì)安全設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.建立檔案安全應(yīng)急預(yù)案，對(duì)可能發(fā)生的檔案安全事故，