PAGE設(shè)備檔案臺(tái)賬管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司設(shè)備檔案臺(tái)賬管理，確保設(shè)備檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為設(shè)備的全生命周期管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有設(shè)備檔案臺(tái)賬的管理，包括生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備等各類(lèi)設(shè)備。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：設(shè)備檔案臺(tái)賬由公司指定的部門(mén)統(tǒng)一管理，確保檔案信息的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)性原則：設(shè)備檔案應(yīng)如實(shí)反映設(shè)備的實(shí)際情況，包括設(shè)備的采購(gòu)、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)、維修、改造、報(bào)廢等全過(guò)程信息。3.完整性原則：設(shè)備檔案應(yīng)涵蓋設(shè)備從規(guī)劃到報(bào)廢的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括設(shè)備的技術(shù)資料、圖紙、操作手冊(cè)、維護(hù)記錄、維修報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)文件。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密的設(shè)備檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、設(shè)備檔案臺(tái)賬管理職責(zé)（一）設(shè)備管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善設(shè)備檔案臺(tái)賬管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)設(shè)備檔案的收集、整理、歸檔、保管和借閱等日常管理工作。3.定期對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.負(fù)責(zé)設(shè)備檔案信息的數(shù)字化管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案查詢(xún)和利用效率。（二）設(shè)備使用部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)設(shè)備檔案資料的收集、整理和移交工作，確保設(shè)備檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.配合設(shè)備管理部門(mén)做好設(shè)備檔案的清查和盤(pán)點(diǎn)工作。3.根據(jù)工作需要，向設(shè)備管理部門(mén)申請(qǐng)查閱和借閱設(shè)備檔案。（三）檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)備檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保設(shè)備檔案管理工作符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)備檔案的安全保管進(jìn)行檢查，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.協(xié)助設(shè)備管理部門(mén)做好設(shè)備檔案的數(shù)字化管理工作，提供技術(shù)支持和保障。（四）相關(guān)人員1.設(shè)備采購(gòu)人員負(fù)責(zé)提供設(shè)備采購(gòu)合同、技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料。2.設(shè)備安裝調(diào)試人員負(fù)責(zé)提供設(shè)備安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料。3.設(shè)備操作人員負(fù)責(zé)填寫(xiě)設(shè)備運(yùn)行記錄、維護(hù)記錄等相關(guān)資料。4.設(shè)備維修人員負(fù)責(zé)填寫(xiě)設(shè)備維修報(bào)告、更換零部件記錄等相關(guān)資料。三、設(shè)備檔案臺(tái)賬的建立（一）設(shè)備檔案的分類(lèi)1.設(shè)備基本信息檔案：包括設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、購(gòu)置日期、購(gòu)置價(jià)格、設(shè)備編號(hào)、設(shè)備用途等。2.設(shè)備技術(shù)資料檔案：包括設(shè)備的圖紙、說(shuō)明書(shū)、操作手冊(cè)、維護(hù)手冊(cè)、技術(shù)改造方案等。3.設(shè)備采購(gòu)檔案：包括設(shè)備采購(gòu)合同、技術(shù)協(xié)議、招投標(biāo)文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.設(shè)備安裝調(diào)試檔案：包括設(shè)備安裝調(diào)試方案、安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.設(shè)備運(yùn)行檔案：包括設(shè)備運(yùn)行記錄、維護(hù)記錄、故障記錄、維修記錄等。6.設(shè)備維修檔案：包括設(shè)備維修計(jì)劃、維修報(bào)告、更換零部件記錄、維修費(fèi)用清單等。7.設(shè)備改造檔案：包括設(shè)備改造方案、改造記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。8.設(shè)備報(bào)廢檔案：包括設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)、報(bào)廢鑒定報(bào)告、報(bào)廢處理記錄等。（二）設(shè)備檔案的編號(hào)設(shè)備檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和規(guī)范性原則，采用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制。編號(hào)應(yīng)包含設(shè)備類(lèi)別、設(shè)備序號(hào)、年份等信息，具體編號(hào)規(guī)則如下：[設(shè)備類(lèi)別代碼（2位）][設(shè)備序號(hào)（4位）][年份（2位）]例如：生產(chǎn)設(shè)備類(lèi)的第0001號(hào)設(shè)備，2023年的檔案編號(hào)為SC000123。（三）設(shè)備檔案的建立流程1.設(shè)備采購(gòu)到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)將設(shè)備采購(gòu)合同、技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料移交設(shè)備管理部門(mén)。2.設(shè)備管理部門(mén)根據(jù)設(shè)備采購(gòu)資料，建立設(shè)備基本信息檔案，并賦予設(shè)備檔案編號(hào)。3.設(shè)備安裝調(diào)試完成后，安裝調(diào)試人員應(yīng)及時(shí)將設(shè)備安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料移交設(shè)備管理部門(mén)。設(shè)備管理部門(mén)將設(shè)備安裝調(diào)試檔案與設(shè)備基本信息檔案合并，完善設(shè)備檔案內(nèi)容。4.設(shè)備投入運(yùn)行后，操作人員應(yīng)按照規(guī)定填寫(xiě)設(shè)備運(yùn)行記錄、維護(hù)記錄等相關(guān)資料，并定期移交設(shè)備管理部門(mén)。設(shè)備管理部門(mén)將設(shè)備運(yùn)行檔案與設(shè)備基本信息檔案、安裝調(diào)試檔案合并，更新設(shè)備檔案內(nèi)容。5.設(shè)備發(fā)生故障需要維修時(shí)，維修人員應(yīng)填寫(xiě)設(shè)備維修報(bào)告、更換零部件記錄等相關(guān)資料，并及時(shí)移交設(shè)備管理部門(mén)。設(shè)備管理部門(mén)將設(shè)備維修檔案與設(shè)備基本信息檔案、安裝調(diào)試檔案、運(yùn)行檔案合并，完善設(shè)備檔案內(nèi)容。6.設(shè)備進(jìn)行技術(shù)改造后，改造人員應(yīng)及時(shí)將設(shè)備改造方案、改造記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料移交設(shè)備管理部門(mén)。設(shè)備管理部門(mén)將設(shè)備改造檔案與設(shè)備基本信息檔案、安裝調(diào)試檔案、運(yùn)行檔案、維修檔案合并，更新設(shè)備檔案內(nèi)容。7.設(shè)備達(dá)到報(bào)廢條件時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)部門(mén)審批后，將設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)、報(bào)廢鑒定報(bào)告、報(bào)廢處理記錄等相關(guān)資料移交設(shè)備管理部門(mén)。設(shè)備管理部門(mén)將設(shè)備報(bào)廢檔案與設(shè)備基本信息檔案、安裝調(diào)試檔案、運(yùn)行檔案、維修檔案、改造檔案合并，完成設(shè)備檔案的全生命周期管理。四、設(shè)備檔案臺(tái)賬的保管（一）保管方式及要求1.設(shè)備檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放于專(zhuān)用檔案柜中，確保檔案的安全、整潔和便于查閱。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于服務(wù)器或其他存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.設(shè)備檔案保管地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的完整性和安全性。3.設(shè)備檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容和存放位置，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或信息有誤，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（二）保管期限設(shè)備檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)設(shè)備的全生命周期和相關(guān)法律法規(guī)要求確定。一般情況下，設(shè)備檔案的保管期限為設(shè)備報(bào)廢后[X]年，但涉及重要設(shè)備、關(guān)鍵技術(shù)或知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的檔案，保管期限應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)。具體保管期限如下：1.設(shè)備基本信息檔案、采購(gòu)檔案、安裝調(diào)試檔案、運(yùn)行檔案、維修檔案、改造檔案等：保管期限為設(shè)備報(bào)廢后[X]年。2.設(shè)備技術(shù)資料檔案：保管期限為設(shè)備報(bào)廢后[X]年，涉及重要技術(shù)資料或知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案，保管期限為長(zhǎng)期。3.設(shè)備報(bào)廢檔案：永久保管。（三）檔案的銷(xiāo)毀1.設(shè)備檔案保管期滿(mǎn)后，由設(shè)備管理部門(mén)提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，經(jīng)檔案管理部門(mén)審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等，并由銷(xiāo)毀人員和監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要信息的設(shè)備檔案，應(yīng)按照公司保密制度的要求進(jìn)行處理，嚴(yán)禁隨意銷(xiāo)毀。五、設(shè)備檔案臺(tái)賬的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限及流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱設(shè)備檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《設(shè)備檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交設(shè)備管理部門(mén)。2.設(shè)備管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，如申請(qǐng)內(nèi)容合理、合規(guī)，予以批準(zhǔn)，并安排專(zhuān)人協(xié)助查閱。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還設(shè)備管理部門(mén)，并在《設(shè)備檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱權(quán)限及流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱設(shè)備檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《設(shè)備檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交設(shè)備管理部門(mén)。2.設(shè)備管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，如申請(qǐng)內(nèi)容合理、合規(guī)，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)向設(shè)備管理部門(mén)出具借條，注明借閱檔案名稱(chēng)、數(shù)量、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的設(shè)備檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。如因特殊情況需要延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)提前向設(shè)備管理部門(mén)申請(qǐng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員借閱期滿(mǎn)后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還設(shè)備管理部門(mén)，并在《設(shè)備檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或信息有誤等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。（三）特殊情況處理1.因工作需要，外單位人員需查閱或借閱公司設(shè)備檔案時(shí)，應(yīng)按照公司對(duì)外合作相關(guān)規(guī)定，由公司相關(guān)部門(mén)與外單位簽訂保密協(xié)議，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱或借閱手續(xù)。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要信息的設(shè)備檔案，查閱或借閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格控制范圍和人數(shù)，并采用專(zhuān)人全程陪同、限時(shí)查閱或借閱等方式進(jìn)行管理，確保檔案信息的安全。六、設(shè)備檔案臺(tái)賬的信息化管理（一）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立設(shè)備檔案臺(tái)賬信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案的電子化管理和信息共享。信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢(xún)、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，方便設(shè)備檔案的日常管理和利用。2.設(shè)備檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)與公司其他相關(guān)管理系統(tǒng)進(jìn)行集成，如設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)、質(zhì)量管理系統(tǒng)等，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通和共享，提高公司整體管理效率。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)設(shè)備檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。數(shù)據(jù)錄入應(yīng)按照設(shè)備檔案建立流程和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)的規(guī)范性和一致性。2.設(shè)備檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和更新，如設(shè)備信息發(fā)生變更、檔案資料有新的補(bǔ)充等情況，應(yīng)及時(shí)在系統(tǒng)中進(jìn)行修改和完善，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案情況一致。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.設(shè)備檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，如設(shè)置用戶(hù)權(quán)限、加密存儲(chǔ)數(shù)據(jù)、定期備份數(shù)據(jù)等，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失或被篡改。2.設(shè)備檔案信息化管理系統(tǒng)的操作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得擅自將系統(tǒng)賬號(hào)和密碼告知他人，不得泄露系統(tǒng)中的設(shè)備檔案信息。如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在安全隱患或數(shù)據(jù)異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告設(shè)備管理部門(mén)和信息管理部門(mén)進(jìn)行處理。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)定期對(duì)設(shè)備檔案臺(tái)賬管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和準(zhǔn)確性、檔案的保管和查閱借閱情況、檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況等。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期檢查每年至少進(jìn)行一次，由設(shè)備管理部門(mén)組織實(shí)施；不定期抽查根據(jù)工作需要隨時(shí)進(jìn)行，由公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)安排。3.監(jiān)督檢查結(jié)束后，應(yīng)形成檢查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)和建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核機(jī)制1.公司應(yīng)建立設(shè)備檔案臺(tái)賬管理工作考核機(jī)制，將設(shè)備檔案管理工作納入部門(mén)和個(gè)人績(jī)效考核體系，對(duì)在設(shè)備