PAGE項(xiàng)目部檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)項(xiàng)目部檔案室管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高項(xiàng)目管理水平，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本項(xiàng)目部實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于項(xiàng)目部各部門及全體員工在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：項(xiàng)目部檔案室負(fù)責(zé)集中管理項(xiàng)目各類檔案，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家檔案管理法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理工作。3.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，為項(xiàng)目建設(shè)提供有效支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善項(xiàng)目部檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管項(xiàng)目部各類檔案資料，確保檔案的安全與完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案查詢利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為項(xiàng)目建設(shè)、管理決策提供檔案信息服務(wù)。6.負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目部各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交檔案室。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和妥善保管。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案利用需求。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真履行檔案收集、整理、保管、利用等工作職責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案管理工作的正常開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件等。2.工程技術(shù)文件：施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、工程變更通知、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。3.項(xiàng)目管理文件：項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目成本預(yù)算與核算資料、項(xiàng)目合同文件、項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目工作總結(jié)等。4.物資設(shè)備文件：物資采購(gòu)合同、設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、物資設(shè)備驗(yàn)收文件等。5.人員管理文件：?jiǎn)T工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。6.其他文件：與項(xiàng)目有關(guān)的來(lái)往信函、電報(bào)、傳真、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同保存價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般可分為工程技術(shù)類、項(xiàng)目管理類、物資設(shè)備類、人員管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.項(xiàng)目部應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格控制檔案室的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.嚴(yán)格控制電子檔案的訪問(wèn)權(quán)限，確保電子檔案的安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.項(xiàng)目建設(shè)、管理決策需要查閱檔案資料。2.工程質(zhì)量檢查、驗(yàn)收需要查閱相關(guān)檔案。3.處理項(xiàng)目糾紛、法律事務(wù)需要查閱檔案。4.其他與項(xiàng)目有關(guān)的需要查閱檔案的情況。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室審核。3.檔案室審核通過(guò)后，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。4.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱手續(xù)1.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱范圍、借閱時(shí)間等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室審核。3.檔案室審核通過(guò)后，與借閱人員簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.借閱人員應(yīng)按照《檔案借閱協(xié)議》的規(guī)定按時(shí)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和項(xiàng)目實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)、檔案室人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的保存價(jià)值。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對(duì)保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，提出鑒定意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，形成《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。5.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為項(xiàng)目建設(shè)和管理提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合項(xiàng)目部的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、分類、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密等安全管理制度，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。4.信息化設(shè)備配備：配備必要的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、掃描設(shè)備等信息化設(shè)備，滿足檔案信息化管理的需要。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.