PAGE工程部檔案收集制度表一、總則（一）目的為加強(qiáng)工程部檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在工程建設(shè)、維護(hù)及管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工程部在工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收、運(yùn)維等全過(guò)程中形成的各類檔案資料的收集管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是工程部在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案收集職責(zé)分工（一）工程部經(jīng)理1.全面負(fù)責(zé)工程部檔案收集工作的領(lǐng)導(dǎo)與監(jiān)督，確保檔案收集工作符合公司整體戰(zhàn)略和相關(guān)法規(guī)要求。2.審核檔案收集計(jì)劃和重要檔案資料，協(xié)調(diào)解決檔案收集過(guò)程中的重大問(wèn)題。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人1.負(fù)責(zé)具體工程項(xiàng)目檔案收集工作的組織與實(shí)施，確保項(xiàng)目檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.指導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員做好各自工作環(huán)節(jié)的檔案資料整理與移交，對(duì)收集的檔案資料質(zhì)量負(fù)責(zé)。（三）各崗位工作人員1.按照檔案收集要求，負(fù)責(zé)本崗位工作中產(chǎn)生的各類檔案資料的及時(shí)整理、分類，并定期移交至項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。2.配合項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)人員做好檔案收集過(guò)程中的各項(xiàng)工作，提供必要的協(xié)助與信息。三、檔案收集范圍（一）工程前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及批復(fù)等。2.工程規(guī)劃許可證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等相關(guān)證件。3.工程勘察、設(shè)計(jì)文件，包括地質(zhì)勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。（二）工程施工文件1.施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底記錄等。2.工程原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件，如產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。3.工程測(cè)量、檢測(cè)記錄，包括水準(zhǔn)點(diǎn)、控制點(diǎn)測(cè)量記錄，材料試驗(yàn)報(bào)告等。4.隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄。5.工程變更文件，如設(shè)計(jì)變更通知單、工程洽商記錄等。6.施工日志、工程進(jìn)度報(bào)表、工程照片及影像資料等。（三）工程監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則。2.監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要。3.工程質(zhì)量監(jiān)理記錄、工程進(jìn)度監(jiān)理記錄、工程費(fèi)用監(jiān)理記錄等。4.監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單等。（四）工程竣工驗(yàn)收文件1.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告。2.工程質(zhì)量保修書。3.工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)竣工圖。（五）工程運(yùn)維文件1.設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄。2.運(yùn)行監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、故障處理記錄。3.設(shè)備更新改造文件，如改造方案、技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。四、檔案收集要求（一）真實(shí)性檔案資料應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。（二）完整性涵蓋工程建設(shè)全過(guò)程的各類文件資料，確保無(wú)重要遺漏。（三）準(zhǔn)確性文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，簽字蓋章齊全。（四）系統(tǒng)性按照工程建設(shè)程序和檔案形成規(guī)律，進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和整理，保持檔案的系統(tǒng)性。（五）及時(shí)性各崗位工作人員應(yīng)及時(shí)將形成的檔案資料移交，確保檔案收集工作與工程進(jìn)度同步。五、檔案收集流程（一）日常收集1.各崗位工作人員在完成工作任務(wù)后，按照檔案分類要求，對(duì)本崗位產(chǎn)生的文件資料進(jìn)行初步整理，如文件編號(hào)、日期標(biāo)注、簽字確認(rèn)等。2.每周定期將整理好的檔案資料移交至項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的及時(shí)返回相關(guān)人員進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（二）階段收集1.在工程建設(shè)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，如基礎(chǔ)完工、主體結(jié)構(gòu)完工、竣工驗(yàn)收等，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員對(duì)該階段形成的檔案資料進(jìn)行全面收集和整理。2.對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行分類匯總，編制階段檔案清單，確保資料齊全、有序。（三）竣工收集1.工程竣工后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的檔案資料進(jìn)行最后的收集和整理。2.對(duì)照檔案收集范圍，逐一核對(duì)各項(xiàng)資料是否齊全，對(duì)缺失的資料進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。3.組織相關(guān)人員對(duì)竣工圖進(jìn)行審核，確?？⒐D與實(shí)際工程相符。4.將整理好的竣工檔案資料移交至工程部檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一保管。六、檔案整理與分類（一）整理原則遵循工程建設(shè)的自然規(guī)律和檔案形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照工程前期、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收、運(yùn)維等階段進(jìn)行分類。2.在每個(gè)階段下，再根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)一步細(xì)分，如施工文件可分為施工管理、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制等類別。（三）編號(hào)規(guī)則1.采用統(tǒng)一的編號(hào)系統(tǒng)，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)應(yīng)包含工程名稱、階段代碼、類別代碼、順序號(hào)等信息，便于快速查找和識(shí)別檔案。（四）裝訂要求1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于翻閱和保存。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用A4規(guī)格紙張，左側(cè)裝訂，裝訂邊距為20mm。七、檔案保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，建立檔案目錄索引，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，進(jìn)行備份，并按照檔案分類進(jìn)行文件夾管理，同時(shí)建立電子檔案索引數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檢索。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值，確定不同檔案的保管期限，分為短期、中期和長(zhǎng)期保管。具體保管期限參照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。（四）檔案清查定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保管狀況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。八、檔案利用（一）利用原則遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案利用不影響工程建設(shè)和公司利益，不泄露公司機(jī)密信息。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工程建設(shè)、維護(hù)、管理等工作需要查閱檔案。2.外部單位因?qū)徲?jì)、監(jiān)督、合作等合法需求，經(jīng)公司批準(zhǔn)后查閱檔案。（三）利用流程1.內(nèi)部利用：使用部門填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱及編號(hào)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至工程部檔案管理部門。檔案管理部門審核申請(qǐng)，批準(zhǔn)后提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.外部利用：外部單位需提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱理由、檔案范圍等，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由工程部檔案管理部門安排專人陪同查閱，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，查閱完畢后收回檔案。九、檔案保密（一）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密及工程技術(shù)秘密的檔案，嚴(yán)格限制查閱范圍，實(shí)行專人專管。2.在檔案庫(kù)房、查閱場(chǎng)所等設(shè)置必要的保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等。3.對(duì)電子檔案采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等安全措施，防止信息泄露。（二）人員管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.對(duì)涉及檔案查閱、利用的人員進(jìn)行保密提醒，要求其遵守保密規(guī)定。十、檔案銷毀（一）銷毀條件1.超過(guò)保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案。2.因保管不善等原因?qū)е聶n案損壞、變質(zhì)，無(wú)法修復(fù)且無(wú)利用價(jià)值的。（二）銷毀流程1.由檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.工程部經(jīng)理組織相關(guān)人員對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專人負(fù)責(zé)檔案銷