PAGE血庫(kù)檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)血庫(kù)檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，有效支持血庫(kù)各項(xiàng)工作的開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本血庫(kù)所有檔案資料的管理，包括但不限于獻(xiàn)血者信息檔案、血液檢測(cè)報(bào)告檔案、用血申請(qǐng)與發(fā)放檔案、設(shè)備與物資檔案、質(zhì)量管理檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：血庫(kù)檔案資料由專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映血庫(kù)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、記錄清晰。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案資料的安全，防止信息泄露，確保獻(xiàn)血者和用血者的隱私。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類(lèi)和檢索體系，便于檔案資料的查詢(xún)、借閱和使用。二、檔案資料分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.獻(xiàn)血者檔案：包括獻(xiàn)血者個(gè)人基本信息、獻(xiàn)血記錄、健康檢查報(bào)告等。2.血液檢測(cè)檔案：涵蓋血液各項(xiàng)檢測(cè)項(xiàng)目的原始記錄、檢測(cè)報(bào)告、結(jié)果審核等資料。3.用血檔案：包含用血申請(qǐng)單、用血審批記錄、用血發(fā)放記錄等。4.設(shè)備檔案：涉及血庫(kù)設(shè)備的購(gòu)置合同、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄、報(bào)廢記錄等。5.物資檔案：包括血液制品、試劑、耗材等物資的采購(gòu)發(fā)票、出入庫(kù)記錄、質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.質(zhì)量管理檔案：如質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、質(zhì)量記錄、內(nèi)部審核報(bào)告、管理評(píng)審報(bào)告等。7.其他檔案：如培訓(xùn)記錄、會(huì)議紀(jì)要、科研資料等與血庫(kù)工作相關(guān)的其他文件資料。（二）編號(hào)1.采用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)由類(lèi)別代碼、年份代碼、流水號(hào)組成。2.類(lèi)別代碼：根據(jù)檔案分類(lèi)設(shè)置相應(yīng)的字母代碼，如獻(xiàn)血者檔案用“XD”表示，血液檢測(cè)檔案用“JC”表示等。3.年份代碼：取年份的后兩位數(shù)字，如2023年表示為“23”。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序依次編排，從001開(kāi)始。5.例如，一份2023年形成的獻(xiàn)血者檔案編號(hào)為XD23001。三、檔案資料收集與整理（一）收集1.各崗位工作人員負(fù)責(zé)及時(shí)將各自工作中產(chǎn)生的檔案資料收集齊全，確保不漏項(xiàng)。2.對(duì)于外部接收的文件資料，如獻(xiàn)血者登記表、檢測(cè)機(jī)構(gòu)報(bào)告等，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)簽收、登記，并及時(shí)移交檔案管理人員。3.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清查，發(fā)現(xiàn)缺失或不完整的檔案，及時(shí)與相關(guān)人員溝通補(bǔ)齊。（二）整理1.檔案管理人員按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理。2.每份檔案資料應(yīng)保持其完整性，去除無(wú)關(guān)的附件和多余的紙張，確保頁(yè)面整潔。3.對(duì)破損或褪色的檔案資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。4.按照編號(hào)規(guī)則為每份檔案資料編制唯一的編號(hào)，并在檔案首頁(yè)右上角標(biāo)注。四、檔案資料歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔1.整理好的檔案資料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案歸檔登記表，詳細(xì)記錄檔案名稱(chēng)、編號(hào)、類(lèi)別、形成日期、歸檔日期等信息。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保歸檔信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)路徑和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的電子目錄索引，便于查找和管理。（二）存儲(chǔ)1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放于檔案架或檔案柜中，每個(gè)檔案架或檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放檔案的類(lèi)別和范圍。3.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照檔案編號(hào)順序依次排列存放，便于查找和取用。4.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案資料查閱與借閱（一）查閱1.本血庫(kù)工作人員因工作需要查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱過(guò)程符合規(guī)定，不損壞檔案資料。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料，如需摘錄或復(fù)制部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記摘錄或復(fù)制的內(nèi)容、用途等信息。（二）借閱1.外單位人員因工作需要借閱本血庫(kù)檔案資料時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱單位、借閱人姓名、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)血庫(kù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案資料保密與安全（一）保密1.檔案管理人員和涉及檔案資料管理的工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案資料的內(nèi)容予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.在檔案資料的查閱、借閱過(guò)程中，查閱人員和借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得私自傳播檔案資料中的信息。3.對(duì)于涉及獻(xiàn)血者隱私、血液檢測(cè)結(jié)果等敏感信息的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪(fǎng)問(wèn)等措施，確保信息安全。（二）安全1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施正常運(yùn)行。2.制定檔案庫(kù)房管理制度，明確庫(kù)房管理人員的職責(zé)，嚴(yán)格限制非庫(kù)房管理人員進(jìn)入庫(kù)房。3.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，檢查檔案資料的存儲(chǔ)狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案資料的安全完整。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采取有效的安全防護(hù)措施，如安裝防火墻、防病毒軟件等，防止電子檔案被非法篡改或破壞。七、檔案資料鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案資料的保存價(jià)值。鑒定工作由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的形成時(shí)間、內(nèi)容重要性、歷史參考價(jià)值等因素，對(duì)檔案資料進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、類(lèi)別、形成日期、銷(xiāo)毀原因等信息，經(jīng)鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)，報(bào)血庫(kù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定的地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式、銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)和數(shù)量等信息。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，一般采用焚燒或粉碎的方式進(jìn)行銷(xiāo)毀；對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查閱。八、檔案資料信息化管理（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢(xún)、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，能夠?qū)n案資料進(jìn)行全面、動(dòng)態(tài)的管理。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案資料的狀態(tài)信息，如借閱歸還情況、鑒定銷(xiāo)毀情況等。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法訪(fǎng)問(wèn)和篡改。九、檔案資料管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、查閱、借閱、保密、安全等日常管理工作。2.制定和完善檔案資料管理制度，規(guī)范檔案管理流程。3.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保檔案資料的安全完整。4.協(xié)助相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員查閱和利用檔案資料，提供必要的檔案信息服務(wù)。5.參與檔案資料的鑒定和銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。6.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（二）其他人員職責(zé)（涉及檔案資料管理的相關(guān)人員）1.各崗位工作人員應(yīng)及時(shí)將工作中產(chǎn)生的檔案資料收集