PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理各項(xiàng)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位、村（社區(qū)）等在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各類檔案進(jìn)行收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集和整理鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作中形成的各種檔案，保證檔案的門類齊全、內(nèi)容完整。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理辦公室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的日常工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.開展檔案的利用工作，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.對(duì)所屬部門和村（社區(qū)）的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。三、檔案收集制度（一）收集范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門在履行職能活動(dòng)中形成的文件材料，包括上級(jí)文件、本級(jí)發(fā)文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議等。2.所屬事業(yè)單位在業(yè)務(wù)工作中形成的各類檔案，如業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、科研成果、財(cái)務(wù)賬目等。3.村（社區(qū)）在行政管理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)事務(wù)等方面形成的文件材料，如村規(guī)民約、會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)收支憑證、土地承包合同等。4.重大活動(dòng)、重要事件形成的專題檔案，如項(xiàng)目建設(shè)檔案、突發(fā)事件應(yīng)急處置檔案等。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門和村（社區(qū)）應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本部門、本單位形成的檔案材料移交檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)保持文件材料的完整性，不得遺漏重要文件。對(duì)破損、褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案質(zhì)量。3.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改、偽造檔案內(nèi)容。（三）收集程序1.各部門和村（社區(qū)）在文件材料形成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理，按照分類方案進(jìn)行分類存放。2.每年[具體時(shí)間]前，各部門和村（社區(qū)）將上一年度形成的檔案材料進(jìn)行整理、編目，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門、本單位，一份移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，符合要求的予以接收，并辦理交接手續(xù)。四、檔案整理制度（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。2.科技檔案：按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類。3.會(huì)計(jì)檔案：按照年度形式（憑證、賬簿、報(bào)表等）進(jìn)行分類。4.聲像檔案：按照載體形式（照片、錄音、錄像等）時(shí)間內(nèi)容進(jìn)行分類。5.實(shí)物檔案：按照類別時(shí)間來源進(jìn)行分類。（三）整理方法1.文書檔案裝訂：去除文件上的金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，保持文件整齊牢固。分類：按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，將同一類別的文件放在一起。編號(hào)：對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一。編目：編制卷內(nèi)文件目錄，包括序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。裝盒：將整理好的文件裝入檔案盒，在檔案盒上填寫盒號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等信息。2.科技檔案項(xiàng)目文件整理：按照項(xiàng)目文件歸檔范圍，對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行收集、整理，建立項(xiàng)目檔案卷。專業(yè)分類：根據(jù)項(xiàng)目涉及的專業(yè)領(lǐng)域，對(duì)文件進(jìn)行進(jìn)一步分類，如工程圖紙、技術(shù)文件、試驗(yàn)報(bào)告等。編號(hào)與編目：為每份文件編號(hào)，編制卷內(nèi)文件目錄和項(xiàng)目檔案總目錄。裝訂與裝盒：對(duì)圖紙等較大幅面的文件進(jìn)行折疊、裝訂，然后裝入檔案盒。3.會(huì)計(jì)檔案憑證整理：將記賬憑證按照編號(hào)順序排列，附上原始憑證，進(jìn)行裝訂。賬簿整理：對(duì)各種賬簿進(jìn)行整理，編號(hào)，填寫賬簿啟用表和經(jīng)管人員一覽表。報(bào)表整理：將會(huì)計(jì)報(bào)表按照年度順序排列，裝訂成冊(cè)。裝盒：將整理好后的會(huì)計(jì)檔案裝入專用檔案盒，填寫盒號(hào)、年度、保管期限等信息。4.聲像檔案照片整理：對(duì)照片進(jìn)行分類，按照時(shí)間順序排列，編寫照片說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。錄音、錄像整理：對(duì)錄音、錄像資料進(jìn)行整理，標(biāo)注錄制時(shí)間、內(nèi)容摘要、錄制人等信息。裝盒：將照片、錄音、錄像資料裝入專用檔案盒，填寫盒號(hào)、年度、保管期限等信息。5.實(shí)物檔案分類登記：對(duì)實(shí)物進(jìn)行分類，如獎(jiǎng)牌、證書、紀(jì)念品等，逐一登記實(shí)物名稱、來源、日期、規(guī)格等信息。拍照存檔：對(duì)重要實(shí)物進(jìn)行拍照，將照片與實(shí)物登記信息一并存檔。保管存放：將實(shí)物存放在專門的實(shí)物檔案柜中，按照類別和時(shí)間順序排列。（四）整理要求1.整理工作應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，確保檔案及時(shí)歸檔。2.整理過程中應(yīng)認(rèn)真細(xì)致，保證檔案分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、編目清晰。3.整理后的檔案應(yīng)達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求，便于保管和利用。五、檔案保管制度（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在[適宜溫度范圍]，相對(duì)濕度控制在[適宜濕度范圍]。（二）檔案裝具1.配備符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案存放安全、整齊。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)更換。（三）檔案存放1.按照檔案分類方案，將檔案分類存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.檔案應(yīng)排列有序，便于查找和利用。同一類檔案應(yīng)按照編號(hào)順序依次排列在檔案柜或檔案架上。（四）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、定期（[具體年限]年、[具體年限]年）。2.科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.定期保管的檔案到期后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（五）檔案檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.每年[具體時(shí)間]前，對(duì)檔案進(jìn)行全面檢查，填寫檔案檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。（六）檔案保密1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，檔案管理人員應(yīng)保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.查閱、借閱檔案應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施。六、檔案利用制度（一）利用范圍1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位、村（社區(qū)）因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案，須經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.公民因個(gè)人合法權(quán)益需要查閱相關(guān)檔案，須按照規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案查閱服務(wù)，利用者在檔案查閱室查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或村（社區(qū)）負(fù)責(zé)人簽字同意，檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并登記復(fù)制內(nèi)容、數(shù)量、用途等信息。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案名稱、數(shù)量、期限、復(fù)制內(nèi)容等。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保利用者遵守檔案利用規(guī)定。2.利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀制度（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定方法1.全面審查檔案內(nèi)容，分析檔案的歷史、現(xiàn)實(shí)和未來利用價(jià)值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確合理。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一鑒定，填寫檔案鑒定意見書，注明檔案的存毀意見。3.經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，確定銷毀檔案名單。（五）銷毀實(shí)施1.對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（六）銷毀記錄建立檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化加工1.按照檔案整理要求，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)數(shù)字化圖像進(jìn)行圖像處理，確保圖像清晰、完整，符合存儲(chǔ)要求。3.建立檔案數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。（三）系統(tǒng)建設(shè)與管理1.選用適合鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的信息化系統(tǒng)，確保系統(tǒng)功能滿足檔案管理工作需求。2.對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露。3.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。（四）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同介質(zhì)上，并異地存放。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，定期