PAGE檔案文件保密管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案文件的保密管理，確保公司檔案文件的安全，維護公司的合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案文件管理過程中的保密工作。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)，確保檔案文件保密管理工作合法合規(guī)。2.預防為主原則：強化保密意識，采取有效措施，防止檔案文件泄露事件的發(fā)生。3.分級管理原則：根據(jù)檔案文件的重要程度和保密要求，實行分級分類管理。4.權(quán)責一致原則：明確各部門及人員在檔案文件保密管理中的職責，做到權(quán)責對等。二、檔案文件的分類與分級（一）分類1.行政文件類：包括公司的各類規(guī)章制度、會議紀要、請示報告、工作計劃與總結(jié)等。2.財務(wù)文件類：涵蓋財務(wù)報表、賬目、審計報告、稅務(wù)資料等。3.人事文件類：涉及員工檔案、薪酬福利、績效考核、培訓記錄等。4.業(yè)務(wù)文件類：包含市場調(diào)研報告、銷售合同、技術(shù)資料、項目文檔等。5.其他文件類：如公司榮譽證書、資質(zhì)證明、客戶資料等。（二）分級根據(jù)檔案文件的敏感程度和重要性，分為絕密、機密、秘密三個級別。1.絕密級：涉及公司核心商業(yè)機密、重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等，一旦泄露將對公司造成極其嚴重的損失。2.機密級：包括重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)秘密、關(guān)鍵合同等，泄露后會對公司業(yè)務(wù)發(fā)展產(chǎn)生較大影響。3.秘密級：一般涉及公司日常運營中的一般性敏感信息，如普通客戶資料、內(nèi)部工作流程等，泄露可能給公司帶來一定的不利影響。三、檔案文件的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的安全設(shè)施，如防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、消防器材等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜。（二）保管方式1.按照檔案文件的分類和分級，進行分類存放，便于查找和管理。2.對紙質(zhì)檔案文件，應(yīng)采用專柜存放，并定期進行盤點和整理。3.對于電子檔案文件，應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進行檢查和維護。（三）保管期限1.按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確定各類檔案文件的保管期限。2.對于超過保管期限的檔案文件，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。四、檔案文件的借閱與使用（一）借閱申請1.因工作需要借閱檔案文件的，應(yīng)填寫《檔案文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、級別、用途、借閱期限等。2.《檔案文件借閱申請表》應(yīng)經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，報檔案管理部門審批。（二）借閱審批1.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，對借閱申請進行審批。對于絕密級檔案文件，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準。2.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)向借閱人發(fā)放《檔案文件借閱登記薄》，并告知借閱人相關(guān)保密規(guī)定。（三）借閱登記1.借閱人應(yīng)在《檔案文件借閱登記薄》上如實填寫借閱時間、歸還時間、文件名稱、數(shù)量等信息，并簽字確認。2.檔案管理部門應(yīng)按照借閱登記薄的記錄，對檔案文件的借閱情況進行跟蹤管理。（四）使用要求1.借閱人應(yīng)嚴格按照審批用途使用檔案文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、摘抄或泄露給他人。2.在借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案文件，確保文件的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)文件損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告。3.借閱人如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延期。（五）歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案文件。如需續(xù)借，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)，但續(xù)借期限不得超過原借閱期限。2.檔案管理部門在收到歸還的檔案文件后，應(yīng)進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責任。五、檔案文件的數(shù)據(jù)安全（一）電子檔案文件的存儲1.電子檔案文件應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行加密處理。2.定期對電子檔案文件進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）網(wǎng)絡(luò)傳輸安全1.在通過網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案文件時，應(yīng)采用加密技術(shù)，確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩浴?.嚴格限制網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問檔案文件傳輸系統(tǒng)。（三）數(shù)據(jù)訪問控制1.建立完善的數(shù)據(jù)訪問控制機制，對不同級別的檔案文件設(shè)置不同的訪問權(quán)限。2.對數(shù)據(jù)訪問進行審計和記錄，以便及時發(fā)現(xiàn)和處理異常訪問行為。六、檔案文件的保密措施（一）人員管理1.加強對員工的保密教育和培訓，提高員工的保密意識和技能。2.與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在檔案文件保密方面的權(quán)利和義務(wù)。3.對涉及檔案文件管理的關(guān)鍵崗位人員，進行背景審查和定期考核。（二）物理隔離1.對檔案庫房等重要場所，實行物理隔離，防止無關(guān)人員進入。2.在辦公區(qū)域，對涉及保密檔案文件的區(qū)域進行標識，提醒員工注意保密。（三）技術(shù)防護1.采用先進的保密技術(shù)設(shè)備，如加密軟件、防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，保障檔案文件的安全。2.定期對保密技術(shù)設(shè)備進行檢查和維護，確保其正常運行。（四）保密監(jiān)督1.建立保密監(jiān)督機制，定期對檔案文件保密管理工作進行檢查和評估。2.對違反保密制度的行為，及時進行調(diào)查處理，并追究相關(guān)人員的責任。七、檔案文件的銷毀（一）銷毀申請1.對于需要銷毀的檔案文件，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《檔案文件銷毀申請表》，注明銷毀文件的名稱、數(shù)量、級別、銷毀原因等。2.《檔案文件銷毀申請表》應(yīng)經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，報公司主管領(lǐng)導批準。（二）銷毀方式1.對于紙質(zhì)檔案文件，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。2.對于電子檔案文件，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進行銷毀，并確保存儲介質(zhì)無法恢復數(shù)據(jù)。（三）銷毀記錄1.在檔案文件銷毀過程中，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，并記錄銷毀的時間、地點、方式、文件名稱、數(shù)量等信息。2.銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備