PAGE團務檔案管理制度一、總則（一）目的為加強團務檔案管理，確保團務檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮團務檔案在團組織工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各級團組織的團務檔案管理工作。（三）定義團務檔案是指團組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：團務檔案由各級團組織指定專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：團務檔案應如實反映團組織的工作活動情況，保證檔案內容的真實性。3.保密性原則：對涉及黨和國家機密、團組織內部機密以及個人隱私的團務檔案，應嚴格保密，防止泄露。4.方便利用原則：團務檔案的管理應便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）團務檔案管理部門公司/組織設立團務檔案管理部門，負責統(tǒng)籌管理全公司/組織的團務檔案工作。團務檔案管理部門應配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）各團組織職責各級團組織應明確專人負責本部門團務檔案的收集、整理和移交工作，并配合團務檔案管理部門做好檔案的管理和利用工作。（三）檔案管理人員職責1.負責團務檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。2.做好檔案的保管工作，確保檔案的安全和完整，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.按照規(guī)定的程序和方法，對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的質量。4.負責檔案的查閱、借閱和利用工作，為利用者提供優(yōu)質的服務。5.定期對檔案管理工作進行總結和分析，不斷改進檔案管理工作方法和手段。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級團組織下發(fā)的文件、通知、指示、決議等。2.本公司/組織團組織制定的工作計劃、總結、報告、規(guī)章制度等。3.團組織開展各項活動的方案、記錄、總結、照片、錄像等。4.團員名冊、團費收繳記錄、團員發(fā)展和獎懲情況等。5.團干部任免文件、考核材料、培訓記錄等。6.團組織與其他單位的往來文件、信函、協(xié)議等。7.其他具有保存價值的團務文件材料。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門形成的團務文件材料收集齊全，并移交至本部門的檔案管理人員。2.檔案管理人員應定期對各部門移交的檔案進行檢查和核對，確保檔案的完整性和準確性。3.對于重要的團務文件材料，應實行跟蹤收集，確保不遺漏。（三）整理原則團務檔案的整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照團務檔案的內容和性質，將檔案分為黨群工作類、團的組織建設類、團的宣傳教育類、團的活動類、青年工作類、其他類等六大類。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應遵循唯一性原則，便于檔案的查找和管理。3.裝訂：將每份檔案材料按照一定的順序進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容，便于檔案的查閱和利用。四、檔案的保管（一）保管場所團務檔案應存放在專門的檔案庫房內，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管設備檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的可讀性。3.對電子檔案應定期進行備份，防止數據丟失。4.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，保持庫房內溫濕度適宜。5.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，防止灰塵、雜物等對檔案的損害。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則團務檔案的鑒定應遵循全面審查、歷史地分析、準確判定價值的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定方法1.定期鑒定：檔案管理人員應定期對檔案進行鑒定，一般每[X]年進行一次全面鑒定。2.專項鑒定：對于涉及重要活動、重大事件等的檔案，應及時進行專項鑒定。3.鑒定標準：根據檔案的內容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊：對經過鑒定需要銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等內容。2.審批：銷毀清冊應報經本公司/組織分管領導審批。3.銷毀：經審批同意后，由檔案管理人員會同有關人員在指定地點對檔案進行銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認。4.監(jiān)銷：銷毀檔案時，應指定專人進行監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍本公司/組織內部人員因工作需要，可查閱與其工作相關的團務檔案。（二）查閱程序1.查閱人員應填寫《團務檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內容、目的等。2.《團務檔案查閱申請表》經所在部門負責人簽字同意后，交團務檔案管理部門審批。3.團務檔案管理部門根據查閱人員的申請，提供相應的檔案，并在《團務檔案查閱登記表》上登記查閱人員的姓名、部門、查閱時間、查閱內容等信息。4.查閱人員應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。5.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還團務檔案管理部門，并在《團務檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱范圍因特殊情況需要借閱團務檔案的，應經本公司/組織分管領導批準。（四）借閱程序1.借閱人員應填寫《團務檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內容、目的、借閱期限等。2.《團務檔案借閱申請表》經所在部門負責人簽字同意后，交團務檔案管理部門審批。3.團務檔案管理部門根據借閱人員的申請，提供相應的檔案，并在《團務檔案借閱登記表》上登記借閱人員的姓名、部門、借閱時間、借閱內容、借閱期限等信息。4.借閱人員應向團務檔案管理部門出具借條，并承諾按時歸還檔案，不得擅自轉借他人。5.借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.借閱人員應在規(guī)定的期限內歸還檔案，如逾期未還，團務檔案管理部門應及時催還。如造成檔案損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應的責任。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計團務檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，并編制檔案統(tǒng)計報表。（二）移交1.各團組織應定期將本部門形成的團務檔案移交至團務檔案管理部門，移交時間一般為每年的[X]月底前。2.移交檔案時，應填寫《團務檔案移交清