PAGE宣傳部檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強宣傳部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合宣傳部實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于宣傳部在各項工作中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案，包括但不限于文件、資料、圖片、音頻、視頻等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：宣傳部檔案由專門的檔案管理部門或人員進行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映宣傳部的工作實際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理宣傳部在各個工作階段形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行保密管理。二、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括宣傳部的各類行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.宣傳業(yè)務(wù)類：涵蓋宣傳策劃方案、新聞稿件、宣傳資料、活動照片與視頻等。3.人事檔案類：包含宣傳部工作人員的個人檔案、任免文件、考核記錄等。4.財務(wù)檔案類：如財務(wù)報表、報銷憑證、預(yù)算文件等。（二）編號規(guī)則1.采用分類編號法，對每一類檔案進行單獨編號。例如，行政管理類檔案編號為XZGL，宣傳業(yè)務(wù)類檔案編號為XCYY，人事檔案類檔案編號為RSDA，財務(wù)檔案類檔案編號為CWDA。2.每一類檔案下的具體文件或資料按照時間順序或重要程度進行編號，編號采用數(shù)字編碼形式，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門和工作人員應(yīng)及時將工作中形成的具有保存價值的檔案材料移交至檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備，符合檔案管理的相關(guān)要求。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案材料進行分類整理。2.對每份檔案材料進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，注明檔案的類別、編號、題名、日期、保管期限等信息。3.對破損或褪色的檔案材料進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。四、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和歷史價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括涉及國家機密、重要歷史事件和具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案；長期保管的檔案保管期限一般為15年至50年；短期保管的檔案保管期限一般為5年至15年。（三）檔案存儲1.按照檔案的類別和編號順序，將檔案存放在檔案柜中，并建立檔案存放索引，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全和可讀取性。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本部門工作人員因工作需要查閱檔案的，可直接向檔案管理部門提出申請，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后即可查閱。2.外單位人員查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)宣傳部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并嚴(yán)格登記查閱內(nèi)容和查閱時間。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的類別、編號、查閱目的等信息。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，安排查閱人員在指定地點查閱檔案。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）利用范圍檔案主要用于宣傳部內(nèi)部的工作參考、歷史研究、經(jīng)驗總結(jié)等，未經(jīng)宣傳部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得將檔案提供給外單位或個人用于商業(yè)目的或其他非工作用途。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，確保檔案的保管期限合理，及時剔除失去保存價值的檔案。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格審批的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由宣傳部負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出檔案銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，確定檔案的銷毀范圍和銷毀方式。2.填寫《檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的類別、編號、題名、日期、保管期限等信息，并附上檔案鑒定小組的鑒定意見。3.《檔案銷毀申請表》經(jīng)宣傳部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實施檔案銷毀工作。檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等安全可靠的方式進行，并指定專人監(jiān)銷。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀清冊》等相關(guān)資料歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立宣傳部檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.通過信息化手段，對檔案的收集、整理、保管、查閱、利用等環(huán)節(jié)進行全程監(jiān)控和管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設(shè)備、掃描設(shè)備、存儲設(shè)備等信息化管理硬件設(shè)施，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.對檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和管理。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、同步歸檔，并確保兩者內(nèi)容的一致性。3.開發(fā)或選用適合宣傳部檔案管理工作的信息化管理軟件，實現(xiàn)檔案的分類編目、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。4.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，對檔案信息進行加密存儲，防止檔案信息的泄露和丟失。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)宣傳部檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，制定檔案管理制度和工作流程。2.集中統(tǒng)一管理宣傳部的各類檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、查閱、利用、鑒定和銷毀等工作。3.建立健全檔案管理臺賬，定期對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。4.組織開展檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度和工作流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管和查閱工作，及時為利用者提供準(zhǔn)確、完整的檔案資料。3.對檔案進行定期檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)的措施進行處理，確保檔案的安全和完整。4.積極參