PAGE醫(yī)院審計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院審計(jì)檔案管理，規(guī)范審計(jì)檔案整理、保管、利用等工作，保障審計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，充分發(fā)揮審計(jì)檔案在醫(yī)院管理中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國審計(jì)法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)開展的各類審計(jì)項(xiàng)目所形成的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則醫(yī)院審計(jì)檔案由審計(jì)部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則審計(jì)檔案應(yīng)如實(shí)反映審計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施過程和結(jié)果，不得篡改、偽造。3.完整性原則涵蓋審計(jì)項(xiàng)目從立項(xiàng)到終結(jié)全過程形成的各類文件資料，保證檔案內(nèi)容全面。4.保密性原則嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對涉及醫(yī)院機(jī)密的審計(jì)檔案妥善保管，防止信息泄露。二、審計(jì)檔案管理職責(zé)（一）審計(jì)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善醫(yī)院審計(jì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.對審計(jì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔、保管和利用等工作。3.定期對審計(jì)檔案進(jìn)行檢查、清理和鑒定，確保檔案質(zhì)量。4.按照規(guī)定向醫(yī)院檔案管理部門移交審計(jì)檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）審計(jì)人員職責(zé)1.在審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過程中，及時(shí)收集、整理審計(jì)工作底稿、審計(jì)證據(jù)等資料，確保資料的真實(shí)性和完整性。2.按照審計(jì)檔案管理要求，對各自負(fù)責(zé)的審計(jì)資料進(jìn)行分類、編號、裝訂等初步整理工作。3.配合審計(jì)部門做好審計(jì)檔案的歸檔、保管和利用等工作。（三）醫(yī)院檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收審計(jì)部門移交的審計(jì)檔案，并按照醫(yī)院檔案管理規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)一保管。2.對審計(jì)檔案的保管、利用等情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。3.提供必要的檔案管理設(shè)施和技術(shù)支持，確保審計(jì)檔案的安全。三、審計(jì)檔案的收集與整理（一）收集范圍審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的以下文件資料均應(yīng)納入審計(jì)檔案收集范圍：1.審計(jì)通知書、審計(jì)實(shí)施方案。2.審計(jì)工作底稿、審計(jì)證據(jù)。3.審計(jì)報(bào)告及相關(guān)反饋意見、整改情況記錄。4.被審計(jì)單位的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿等資料復(fù)印件（經(jīng)雙方簽字確認(rèn)）。5.與審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)的會(huì)議記錄、談話記錄、函件等。6.其他與審計(jì)項(xiàng)目相關(guān)的重要文件資料。（二）收集要求1.審計(jì)人員應(yīng)在審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)將各自收集的資料移交審計(jì)部門，確保資料的及時(shí)性。2.收集的資料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照醫(yī)院電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.分類審計(jì)檔案按照審計(jì)項(xiàng)目類別進(jìn)行分類，如財(cái)務(wù)收支審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查等。2.編號對每個(gè)審計(jì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號格式可采用“年份+項(xiàng)目序號”，如“2023001”表示2023年的第1個(gè)審計(jì)項(xiàng)目。3.裝訂將整理好的審計(jì)資料按照順序進(jìn)行裝訂，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。4.編目編制審計(jì)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、項(xiàng)目名稱、資料名稱、日期、頁碼等內(nèi)容，確保目錄與檔案內(nèi)容一致。四、審計(jì)檔案的立卷與歸檔（一）立卷要求1.審計(jì)檔案應(yīng)按照審計(jì)項(xiàng)目立卷，一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目的文件資料應(yīng)組成一個(gè)案卷。2.立卷時(shí)應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件的完整性。3.對于同一事項(xiàng)的文件資料，應(yīng)集中在一起立卷，不得分散。（二）歸檔程序1.審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后，審計(jì)人員應(yīng)將整理好的審計(jì)資料提交給審計(jì)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。2.審計(jì)部門負(fù)責(zé)人審核無誤后，將審計(jì)檔案移交醫(yī)院檔案管理部門，并辦理歸檔手續(xù)。歸檔手續(xù)應(yīng)包括檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.醫(yī)院檔案管理部門按照規(guī)定對審計(jì)檔案進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的檔案索引。五、審計(jì)檔案的保管（一）保管期限審計(jì)檔案的保管期限分為永久保管和定期保管。1.永久保管涉及醫(yī)院重大經(jīng)濟(jì)決策、重要經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)等檔案應(yīng)永久保管。2.定期保管其他審計(jì)檔案的保管期限一般為10年或30年，具體保管期限根據(jù)審計(jì)項(xiàng)目的重要程度和性質(zhì)確定。（二）保管要求1.醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的審計(jì)檔案保管庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，并配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.審計(jì)檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對審計(jì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對電子審計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。六、審計(jì)檔案的利用（一）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)人員因工作需要查閱審計(jì)檔案。2.醫(yī)院相關(guān)部門因工作需要查閱與審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)的檔案資料。3.外部單位因?qū)徲?jì)監(jiān)督、檢查等工作需要查閱審計(jì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.醫(yī)院內(nèi)部人員查閱審計(jì)檔案，應(yīng)填寫《審計(jì)檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.醫(yī)院相關(guān)部門查閱審計(jì)檔案，應(yīng)出具正式的查閱函，說明查閱目的和范圍，經(jīng)審計(jì)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。3.外部單位查閱審計(jì)檔案，應(yīng)持單位介紹信、工作證等有效證件，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由審計(jì)部門陪同查閱。查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等，確需復(fù)制的，應(yīng)經(jīng)審計(jì)部門同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用限制1.涉及醫(yī)院機(jī)密的審計(jì)檔案，未經(jīng)醫(yī)院批準(zhǔn)，不得對外提供。2.查閱審計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.利用審計(jì)檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。七、審計(jì)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立審計(jì)檔案鑒定小組，由審計(jì)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對已到保管期限的審計(jì)檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對已到保管期限的審計(jì)檔案，根據(jù)其重要性、查考價(jià)值等進(jìn)行鑒定。2.具有重要?dú)v史價(jià)值、對醫(yī)院管理決策有重要參考作用的檔案應(yīng)繼續(xù)保管；已失去保存價(jià)值的檔案可予以銷毀。（三）銷毀程序1.鑒定小組對審計(jì)檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見，編制《審計(jì)檔案銷毀清單》。2.《審計(jì)檔案銷毀清單》經(jīng)審計(jì)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.按照批準(zhǔn)的銷毀清單，由檔案管理部門會(huì)同審計(jì)部門共同