PAGE媒體文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司媒體文件檔案的管理，確保媒體文件檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及媒體文件檔案管理的部門(mén)和人員，包括但不限于新聞采編部門(mén)、影視制作部門(mén)、廣告宣傳部門(mén)等所產(chǎn)生的各類(lèi)媒體文件檔案。（三）定義1.媒體文件檔案：指公司在媒體業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖像、音頻、視頻等各種形式的文件材料。2.歸檔：將辦理完畢、具有保存價(jià)值的媒體文件按照規(guī)定的程序和要求收集、整理、分類(lèi)、編目后，移交檔案管理部門(mén)保存的過(guò)程。3.保管期限：根據(jù)媒體文件檔案的重要程度和歷史價(jià)值，確定其保存的時(shí)間長(zhǎng)度，分為永久、長(zhǎng)期和短期。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司媒體文件檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：歸檔的媒體文件必須是真實(shí)、原始的，不得擅自修改、偽造或銷(xiāo)毀。3.完整性原則：應(yīng)保證媒體文件檔案的齊全、完整，反映媒體業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于媒體文件的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、媒體文件檔案的形成與收集（一）形成1.各部門(mén)在媒體業(yè)務(wù)活動(dòng)中，應(yīng)按照工作流程和規(guī)范，及時(shí)形成各類(lèi)媒體文件。2.媒體文件的形成應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文件內(nèi)容的合法性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（二）收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)媒體文件的收集工作，確保文件的及時(shí)、完整收集。2.收集的媒體文件應(yīng)包括原始文件、相關(guān)的審批文件、修改記錄等，確保文件的關(guān)聯(lián)性和完整性。3.對(duì)于重要的媒體文件，應(yīng)在形成后及時(shí)收集，避免文件丟失或損壞。三、媒體文件檔案的整理與分類(lèi)（一）整理1.收集后的媒體文件應(yīng)進(jìn)行整理，包括去除無(wú)關(guān)的附件、對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、編制目錄等。2.整理過(guò)程中應(yīng)保持文件的原始順序，不得隨意打亂或重新排列。3.對(duì)于破損或褪色的媒體文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保文件的可讀性。（二）分類(lèi)1.媒體文件檔案應(yīng)按照內(nèi)容、形式、時(shí)間等因素進(jìn)行分類(lèi)。2.常見(jiàn)的分類(lèi)方法包括按媒體類(lèi)型分類(lèi)（如文字檔案、圖像檔案、音頻檔案、視頻檔案）、按業(yè)務(wù)項(xiàng)目分類(lèi)（如新聞報(bào)道項(xiàng)目、影視制作項(xiàng)目、廣告宣傳項(xiàng)目）、按時(shí)間分類(lèi)（年度、季度、月度）等。3.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，制定適合本部門(mén)的媒體文件檔案分類(lèi)方案，并報(bào)檔案管理部門(mén)備案。四、媒體文件檔案的編目與編號(hào)（一）編目1.媒體文件檔案應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，包括文件名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。2.目錄應(yīng)按照分類(lèi)方案進(jìn)行編制，便于查閱和檢索。3.編目過(guò)程中應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要信息。（二）編號(hào)1.媒體文件檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，以便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則，確保每個(gè)文件都有唯一的編號(hào)。3.編號(hào)方法可根據(jù)實(shí)際情況確定，如采用流水號(hào)、分類(lèi)編號(hào)等方式。五、媒體文件檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理分類(lèi)后的媒體文件檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，移交檔案管理部門(mén)保存。2.歸檔時(shí)應(yīng)填寫(xiě)歸檔清單，注明文件名稱(chēng)、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照歸檔清單對(duì)媒體文件檔案進(jìn)行核對(duì)，確保歸檔文件的準(zhǔn)確性和完整性。（二）保管1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保媒體文件檔案的安全。2.媒體文件檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。3.對(duì)于電子媒體文件檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案保管臺(tái)賬，記錄媒體文件檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限等信息，便于跟蹤和管理。六、媒體文件檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱媒體文件檔案，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、文件名稱(chēng)、編號(hào)等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.涉及公司機(jī)密或重要信息的媒體文件檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)簽署保密協(xié)議，確保文件信息的安全。3.外部單位或個(gè)人查閱媒體文件檔案，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)人的需求，提供相應(yīng)的媒體文件檔案查閱服務(wù)。2.查閱紙質(zhì)媒體文件檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。3.查閱電子媒體文件檔案時(shí)，應(yīng)使用檔案管理部門(mén)提供的設(shè)備和軟件，不得擅自復(fù)制或傳播檔案內(nèi)容。（三）利用規(guī)定1.媒體文件檔案的利用應(yīng)符合公司的利益和相關(guān)法律法規(guī)的要求，不得用于非法或不當(dāng)目的。2.如需對(duì)媒體文件檔案進(jìn)行復(fù)制、摘錄或引用，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。3.利用媒體文件檔案過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。七、媒體文件檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)媒體文件檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否仍具有保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)媒體文件檔案的內(nèi)容、形式、時(shí)間等因素，結(jié)合公司的實(shí)際情況，確定其保管期限和銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（二）銷(xiāo)毀1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的媒體文件檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀前應(yīng)填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單，注明文件名稱(chēng)、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷(xiāo)毀媒體文件檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保文件信息的徹底銷(xiāo)毀，如粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等。4.銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作的安全、規(guī)范進(jìn)行。5.銷(xiāo)毀清單應(yīng)作為檔案保存，以備查閱。八、媒體文件檔案的保密與安全（一）保密1.媒體文件檔案涉及公司的商業(yè)機(jī)密、業(yè)務(wù)信息等重要內(nèi)容，檔案管理部門(mén)和相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保文件信息的安全。2.接觸媒體文件檔案的人員應(yīng)簽署保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得擅自向任何單位或個(gè)人泄露媒體文件檔案的內(nèi)容。（二）安全1.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)媒體文件檔案的安全管理，采取必要的安全措施，防止檔案被盜、被篡改或丟失。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，確保防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施的正常運(yùn)行。3.對(duì)于電子媒體文件檔案，應(yīng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理，設(shè)置必要的權(quán)限控制，防止數(shù)據(jù)泄露或被非法訪問(wèn)。4.如發(fā)生媒體文件檔案安全事故，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)