PAGE檔案移交及收納制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案移交及收納工作流程，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門(mén)之間以及與外部單位發(fā)生檔案移交及收納業(yè)務(wù)的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案移交及收納過(guò)程中應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)、可靠，不得篡改、偽造檔案信息。2.完整性原則：保證檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要文件和信息。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案移交及收納操作，確保工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、檔案移交及收納職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案移交及收納制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)檔案移交及收納工作，確保工作符合規(guī)定要求。3.負(fù)責(zé)接收和整理各部門(mén)移交的檔案，建立檔案目錄和索引，進(jìn)行分類(lèi)存放和保管。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.按照規(guī)定的程序和權(quán)限，辦理檔案查閱、借閱、利用等手續(xù)。（二）移交部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)，并辦理移交手續(xù)。3.在檔案移交過(guò)程中，如實(shí)提供檔案相關(guān)信息，協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的清點(diǎn)、核對(duì)工作。4.對(duì)已移交的檔案進(jìn)行妥善保管，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改或轉(zhuǎn)移。（三）收納部門(mén)職責(zé)（如有）1.明確收納檔案的范圍和標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)接收外部單位或其他部門(mén)移交的檔案。2.對(duì)接收的檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性和規(guī)范性，不符合要求的應(yīng)及時(shí)退回并要求補(bǔ)充完善。3.按照檔案管理部門(mén)的規(guī)定，對(duì)收納的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、登記等處理，并移交至檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管。三、檔案移交程序（一）移交準(zhǔn)備1.各部門(mén)在檔案移交前，應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)本部門(mén)的檔案進(jìn)行全面清理和整理。核對(duì)檔案資料的數(shù)量，確保無(wú)缺失、遺漏。檢查檔案的完整性，包括文件的正件與附件、定稿與修改稿等是否齊全。對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，編制檔案目錄，便于查找和管理。2.填寫(xiě)《檔案移交清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、形成時(shí)間等信息。清單應(yīng)一式兩份，移交部門(mén)和檔案管理部門(mén)各執(zhí)一份。（二）移交審批1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)擬移交的檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)檔案資料完整、準(zhǔn)確后，在《檔案移交清單》上簽字蓋章。2.將經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后的《檔案移交清單》及檔案資料一并提交至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行再次審核，審核通過(guò)后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）移交實(shí)施1.經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，移交部門(mén)與檔案管理部門(mén)共同辦理檔案移交手續(xù)。2.在移交過(guò)程中，雙方應(yīng)按照《檔案移交清單》逐一核對(duì)檔案資料，確保數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容一致。核對(duì)無(wú)誤后，雙方經(jīng)辦人員在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門(mén)接收檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料放入指定的檔案庫(kù)房或存儲(chǔ)設(shè)備中，并按照檔案分類(lèi)編號(hào)規(guī)則進(jìn)行存放，建立相應(yīng)的檔案管理臺(tái)賬。四、檔案收納程序（一）收納申請(qǐng)1.外部單位或其他部門(mén)如需向本公司/組織移交檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提交《檔案收納申請(qǐng)》，說(shuō)明移交檔案的目的、范圍、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案收納申請(qǐng)》應(yīng)經(jīng)申請(qǐng)單位負(fù)責(zé)人簽字蓋章，并附擬移交檔案的清單。（二）收納審核1.檔案管理部門(mén)收到《檔案收納申請(qǐng)》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括：申請(qǐng)收納的檔案是否屬于本公司/組織檔案管理范圍。檔案的來(lái)源是否合法合規(guī)。檔案的內(nèi)容是否涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息，如有，是否符合保密規(guī)定。檔案的完整性和規(guī)范性是否符合要求。2.經(jīng)審核同意收納的，檔案管理部門(mén)通知申請(qǐng)單位辦理檔案移交手續(xù)；審核不同意收納的，應(yīng)及時(shí)向申請(qǐng)單位說(shuō)明理由。（三）收納辦理1.申請(qǐng)單位按照檔案管理部門(mén)的要求，將檔案整理好后移交至本公司/組織。移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清單》，詳細(xì)記錄檔案信息，并與檔案管理部門(mén)辦理交接手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。核對(duì)無(wú)誤后，將檔案按照規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、登記，并妥善保管。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架、密集架等，并根據(jù)檔案的分類(lèi)和保管期限進(jìn)行合理存放。（二）保管期限1.檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況確定，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種保管期限。永久保管的檔案：主要是反映公司/組織重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務(wù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案。長(zhǎng)期保管的檔案：一般是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年不等。短期保管的檔案：是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有一定查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（三）檔案整理與維護(hù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.建立檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，便于檔案的查閱、檢索和利用。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)，確保檔案保管工作的質(zhì)量。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、查閱范圍等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案查閱申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意后，檔案管理人員按照規(guī)定為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人員姓名、部門(mén)、查閱檔案名稱(chēng)及內(nèi)容等信息。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借他人或帶出公司/組織指定場(chǎng)所。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)，并在《檔案借閱申請(qǐng)表》上注明歸還時(shí)間。（三）查閱與借閱限制1.涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，未經(jīng)公司/組織授權(quán)，嚴(yán)禁對(duì)外提供查閱或借閱。2.檔案查閱與借閱應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。七、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全檔案保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管、限制訪問(wèn)等保密措施，確保信息安全。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)查閱和借閱人員進(jìn)行保密提醒，防止檔案信息泄露。（二）保密責(zé)任1.檔案管理人員對(duì)所保管的檔案負(fù)有保密責(zé)任，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。如因工作失誤或故意泄露檔案信息，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。2.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息用于非工作目的或泄露給無(wú)關(guān)人員。如違反保密規(guī)定，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。八、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門(mén)業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行鑒定，提出檔案銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（二）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出擬銷(xiāo)毀檔案清單，提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定。2.檔案鑒定工作小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形成時(shí)間、保管期限等因素，對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行逐一審查，確定其是否仍有保存價(jià)值。3.對(duì)于經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)出具《檔案銷(xiāo)毀鑒定意見(jiàn)書(shū)》，明確銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息，并報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷(xiāo)毀實(shí)施1.經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程符合規(guī)定要求。2.檔案銷(xiāo)毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。3.《