PAGE采購科檔案管理制度一、總則（一）目的為加強采購科檔案管理，確保采購工作中形成的各類檔案真實、完整、有效，便于查詢、利用和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于采購科在采購活動中形成的所有文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：采購科檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映采購活動的實際情況。3.保密性原則：對涉及商業(yè)機密、敏感信息的檔案嚴格保密。4.便于利用原則：檔案的整理、存儲和檢索應(yīng)便于采購人員及相關(guān)部門查閱和使用。二、檔案分類與編號（一）采購合同檔案1.分類：按照采購項目的性質(zhì)、類別進行細分，如物資采購合同、服務(wù)采購合同等。2.編號：采用年份+項目序號+合同序號的方式。例如，2023年第5個物資采購項目的第3份合同編號為20230503。（二）供應(yīng)商檔案1.分類：根據(jù)供應(yīng)商的行業(yè)、規(guī)模、合作情況等分類。2.編號：以供應(yīng)商名稱首字母縮寫+序號的形式。如ABC公司為供應(yīng)商檔案編號為ABC01。（三）采購申請與審批檔案1.分類：按采購申請的時間、部門等分類。2.編號：年份+申請部門代碼+申請序號。例如，2023年市場部第7份采購申請編號為2023SC07。（四）采購文件與資料檔案1.分類：包括招標文件、投標文件、報價單、驗收報告等，按文件類型分類。2.編號：年份+文件類型代碼+順序號。如2023年的招標文件編號為2023ZJ01。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.采購人員在采購活動結(jié)束后，應(yīng)及時將相關(guān)文件、資料移交檔案管理人員。2.對于外來文件，如供應(yīng)商提供的資料，應(yīng)在接收時進行登記，并及時歸檔。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員收到檔案后，應(yīng)按照分類標準進行整理。2.對每份檔案進行編號、編目，編制目錄清單。3.去除檔案中的金屬物（如訂書釘、回形針等），對破損或褪色的文件進行修復(fù)或復(fù)制。四、檔案存儲與保管（一）存儲方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按類別、編號順序排列。2.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器的指定文件夾中，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，與紙質(zhì)檔案編號對應(yīng)。（二）保管環(huán)境1.檔案存放地點應(yīng)保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲。2.配備必要的消防器材和防蟲藥品。（三）保管期限1.采購合同檔案：一般保管期限為合同履行完畢后[X]年。2.供應(yīng)商檔案：長期保管。3.采購申請與審批檔案：保管期限為[X]年。4.采購文件與資料檔案：根據(jù)文件性質(zhì)確定保管期限，重要文件長期保管，一般性文件保管[X]年。（四）檔案清查1.每年定期對檔案進行清查，核對檔案數(shù)量、完整性和保管狀況。2.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，如補充缺失文件、修復(fù)損壞檔案等。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.采購科內(nèi)部人員因工作需要可查閱相關(guān)檔案。2.其他部門人員查閱采購科檔案需經(jīng)采購科負責人批準。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息。2.申請表經(jīng)批準后，檔案管理人員提供檔案，并在查閱現(xiàn)場監(jiān)督。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取或損壞檔案。如需復(fù)印，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。（三）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)采購科負責人及公司相關(guān)領(lǐng)導批準。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對檔案的安全和保密負責，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及商業(yè)機密、供應(yīng)商信息、采購價格等敏感檔案嚴格保密。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾不將檔案信息用于非工作目的。（二）安全管理1.加強檔案存放地點的安全防范，安裝監(jiān)控設(shè)備，限制無關(guān)人員進入。2.定期對檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.如發(fā)生檔案丟失、損壞或泄密事件，應(yīng)及時報告，并采取措施進行處理。七、檔案銷毀（一）銷毀條件檔案達到保管期限，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理人員提出銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息。2.申請表經(jīng)采購科負責人、財務(wù)部門和公司分管領(lǐng)導審批。3.審批通過后，由檔案管理人員會同相關(guān)人員在指定地點進行銷毀，并填寫《檔案銷毀記錄》。4.銷毀記錄應(yīng)包括