PAGE七檔案庫房管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案庫房管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類檔案資料在庫房的管理。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案實(shí)體安全，防止檔案信息泄露。2.科學(xué)管理原則：采用先進(jìn)的管理方法和技術(shù)手段，提高檔案管理效率。3.方便利用原則：便于檔案的查閱、借閱和使用。二、檔案庫房管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)等。2.制定和完善檔案庫房管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全防范工作，定期檢查庫房設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的整理、編目、上架和保管工作，確保檔案排列有序、存放安全。3.做好檔案的查閱、借閱登記工作，及時(shí)催還借出的檔案。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案庫房的安全防范工作。三、檔案庫房環(huán)境管理（一）溫度與濕度控制1.檔案庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期記錄溫濕度數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整。（二）清潔衛(wèi)生1.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行清潔，保持庫房內(nèi)整潔衛(wèi)生。2.地面、貨架、檔案柜等應(yīng)定期擦拭，防止灰塵積累。3.嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、飲食和存放易燃、易爆物品。（三）通風(fēng)與照明1.檔案庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)條件，確?？諝饬魍?。2.合理設(shè)置照明設(shè)備，保證庫房內(nèi)光線充足，便于檔案的查閱和整理。3.照明設(shè)備應(yīng)采用防爆、防火、防潮的燈具，避免對(duì)檔案造成損害。四、檔案實(shí)體管理（一）檔案收集與整理1.各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)將本部門形成的檔案資料收集齊全，并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。（二）檔案存放1.根據(jù)檔案的類別、年度、保管期限等因素，合理安排檔案的存放位置。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或貨架上，排列整齊，便于查找和管理。3.對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（三）檔案清點(diǎn)與核對(duì)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限等信息，確保檔案賬實(shí)相符。2.每年至少進(jìn)行一次全面的檔案清點(diǎn)工作，并形成清點(diǎn)報(bào)告。3.如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并向上級(jí)報(bào)告。五、檔案安全管理（一）安全防護(hù)設(shè)施1.檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置等安全防護(hù)設(shè)施，確保庫房安全。2.監(jiān)控設(shè)備應(yīng)覆蓋庫房內(nèi)各個(gè)區(qū)域，保存監(jiān)控記錄不少于30天。3.報(bào)警裝置應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（二）防火與防潮1.檔案庫房應(yīng)配備滅火設(shè)備，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.嚴(yán)禁在庫房內(nèi)使用明火，如需進(jìn)行電氣維修等動(dòng)火作業(yè)，應(yīng)辦理動(dòng)火審批手續(xù)，并采取相應(yīng)的防火措施。3.檔案庫房應(yīng)做好防潮工作，對(duì)易受潮的檔案應(yīng)采取防潮措施，如密封包裝、放置干燥劑等。（三）防蟲與防鼠1.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行防蟲、防鼠檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害、鼠害及時(shí)采取措施進(jìn)行治理。2.檔案庫房內(nèi)應(yīng)放置防蟲、防鼠藥品，如樟腦丸、鼠夾等，但應(yīng)注意避免對(duì)檔案造成損害。（四）數(shù)據(jù)安全1.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，并異地存放。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。六、檔案查閱與借閱管理（一）查閱管理1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)按照審批意見，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。4.查閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收回檔案，并對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（二）借閱管理1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱檔案一般不得超過規(guī)定的期限，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀管理（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)人員參加。3.鑒定結(jié)果應(yīng)形成檔案鑒定報(bào)告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后存檔。（二）檔案銷毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照檔案銷毀程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共