PAGE人事檔案在線管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司人事檔案管理，規(guī)范人事檔案在線管理流程，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案在線管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映員工的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等。2.完整性原則：人事檔案應(yīng)涵蓋員工從入職到離職全過程的各類信息，確保檔案資料的全面性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，對人事檔案信息予以保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行人事檔案的在線管理，確保操作規(guī)范、有序。二、人事檔案在線管理職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)人事檔案在線管理系統(tǒng)的整體規(guī)劃、建設(shè)和維護(hù)。2.制定和完善人事檔案在線管理制度及相關(guān)流程。3.負(fù)責(zé)員工人事檔案信息的收集、整理、錄入、審核和更新。4.定期對人事檔案進(jìn)行檢查和清理，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。5.按照規(guī)定提供人事檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好記錄。6.對違反人事檔案在線管理制度的行為進(jìn)行調(diào)查和處理。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門員工人事檔案信息的及時報送和更新，確保信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.配合人力資源部門做好人事檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作。3.對本部門員工人事檔案的安全保密負(fù)責(zé)，防止信息丟失或泄露。（三）信息技術(shù)部門1.保障人事檔案在線管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，提供技術(shù)支持和維護(hù)服務(wù)。2.負(fù)責(zé)系統(tǒng)安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞和非法訪問。3.根據(jù)人力資源部門需求，對系統(tǒng)進(jìn)行功能優(yōu)化和升級。三、人事檔案信息收集與錄入（一）入職信息收集1.員工入職時，人力資源部門應(yīng)向其提供《人事檔案信息登記表》，明確需要填寫的各項內(nèi)容，包括個人基本信息、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、獎懲情況等。2.員工應(yīng)如實(shí)填寫登記表，并提供相關(guān)證明材料，如身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、工作經(jīng)歷證明、培訓(xùn)證書、獲獎證書等的原件及復(fù)印件。3.人力資源部門對員工提交的信息和材料進(jìn)行初步審核，確保信息真實(shí)、材料齊全。（二）信息錄入1.審核通過后，人力資源部門將員工人事檔案信息錄入人事檔案在線管理系統(tǒng)。錄入過程中要確保信息準(zhǔn)確無誤，與原始材料一致。2.對于重要信息，如出生日期、身份證號碼、學(xué)歷學(xué)位等，應(yīng)進(jìn)行多次核對，避免錄入錯誤。3.錄入完成后，系統(tǒng)自動生成員工人事檔案電子記錄，并進(jìn)行備份存儲。四、人事檔案信息更新（一）定期更新1.人力資源部門應(yīng)定期對員工人事檔案信息進(jìn)行更新，原則上每半年進(jìn)行一次全面梳理。2.更新內(nèi)容包括員工基本信息變更、工作崗位變動、薪資調(diào)整、培訓(xùn)經(jīng)歷增加、獎懲情況變化等。3.各部門應(yīng)及時將本部門員工上述信息變動情況通知人力資源部門，以便及時更新檔案。（二）即時更新1.員工出現(xiàn)重要信息變更，如婚姻狀況、聯(lián)系方式等，應(yīng)在變更后一周內(nèi)告知人力資源部門，人力資源部門即時進(jìn)行檔案信息更新。2.員工工作崗位發(fā)生變動、薪資調(diào)整等情況，相關(guān)部門應(yīng)在變動確定后三個工作日內(nèi)將變動信息提供給人力資源部門，人力資源部門及時更新檔案。五、人事檔案在線存儲與安全管理（一）存儲方式1.人事檔案在線管理系統(tǒng)采用服務(wù)器存儲方式，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。2.服務(wù)器應(yīng)具備冗余備份功能，定期對人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在異地存儲設(shè)備上，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（二）安全防護(hù)1.信息技術(shù)部門應(yīng)建立完善的人事檔案在線管理系統(tǒng)安全防護(hù)體系，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部非法入侵。2.對系統(tǒng)用戶進(jìn)行權(quán)限管理，根據(jù)不同崗位和職責(zé)分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，嚴(yán)禁越權(quán)操作。3.定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。4.加強(qiáng)對存儲設(shè)備的物理安全管理，限制無關(guān)人員訪問存儲區(qū)域，防止存儲設(shè)備被盜、被破壞。（三）數(shù)據(jù)加密1.對人事檔案中的敏感信息，如身份證號碼、薪資信息等進(jìn)行加密存儲，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的保密性。2.采用先進(jìn)的加密算法對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，加密密鑰應(yīng)妥善保管，嚴(yán)格控制訪問權(quán)限。六、人事檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門內(nèi)部人員因工作需要可查閱員工人事檔案，但需填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行查閱。2.公司其他部門因工作需要查閱人事檔案，需填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人審批后，由人力資源部門指定專人陪同查閱。3.公司高層管理人員因工作需要查閱人事檔案，可直接向人力資源部門提出申請，由人力資源部門負(fù)責(zé)人安排查閱。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《人事檔案查閱申請表》，提交相關(guān)審批人審批。2.審批通過后，人力資源部門根據(jù)申請內(nèi)容，在人事檔案在線管理系統(tǒng)中進(jìn)行查詢，并打印相關(guān)檔案資料供查閱人查閱。3.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案資料歸還人力資源部門，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因確需借閱人事檔案的，需填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限需重新辦理審批手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱申請人填寫《人事檔案借閱申請表》，提交相關(guān)審批人審批。2.審批通過后，人力資源部門將檔案從在線管理系統(tǒng)中調(diào)出，打印紙質(zhì)檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，將檔案交借閱人帶走。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的人事檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案，人力資源部門對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如無損壞、丟失等情況，辦理歸還手續(xù)。七、人事檔案保密管理（一）保密措施1.與接觸人事檔案的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。2.在人事檔案在線管理系統(tǒng)中設(shè)置保密標(biāo)識，對敏感信息進(jìn)行特殊保護(hù)。3.對人事檔案存儲區(qū)域進(jìn)行物理隔離，限制無關(guān)人員進(jìn)入。4.加強(qiáng)對工作人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識和技能。（二）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)有工作人員違反人事檔案保密規(guī)定，泄露檔案信息，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處理。2.如因工作人員違規(guī)導(dǎo)致公司遭受損失的，公司將依法追究其法律責(zé)任，并要求其賠償相應(yīng)損失。八、人事檔案清理與銷毀（一）清理原則1.定期對人事檔案進(jìn)行清理，確保檔案的時效性和準(zhǔn)確性。2.清理檔案應(yīng)遵循客觀、公正、合法的原則，確保清理工作的規(guī)范性。（二）清理范圍與條件1.員工離職后，其人事檔案在公司保存[X]年，保存期滿后，經(jīng)人力資源部門審核確認(rèn)無繼續(xù)保存價值的，可進(jìn)行清理。2.對于檔案內(nèi)容存在虛假信息、嚴(yán)重違反公司規(guī)定等情況的，經(jīng)調(diào)查核實(shí)后，可提前進(jìn)行清理。（三）清理流程1.人力資源部門定期對到期或需清理的人事檔案進(jìn)行梳理，列出清單。2.對清單中的檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)是否符合清理條件。3.審核通過后，填寫《人事檔案清理申請表》，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批通過后，由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行清理，清理過程應(yīng)做好記錄。（四）銷毀方式1.對于需銷毀的人事檔案，應(yīng)采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行全程監(jiān)督，并由監(jiān)督人員和銷毀人員在《人事檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門定期對人事檔案在線管理工作進(jìn)行自查，檢查檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性，管理制度的執(zhí)行情況等。2.公司內(nèi)部審計部門不定期對人事檔案在線管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（