PAGE檔案館會計(jì)檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本檔案館會計(jì)檔案管理，確保會計(jì)檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，規(guī)范會計(jì)檔案移交工作，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》、《會計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本檔案館實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館及所屬各部門在會計(jì)核算過程中形成的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報告等會計(jì)檔案的移交管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：會計(jì)檔案移交工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保移交過程合法合規(guī)。2.完整準(zhǔn)確原則：移交的會計(jì)檔案應(yīng)保證內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，能夠真實(shí)反映本檔案館的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動。3.安全保密原則：在會計(jì)檔案移交過程中，要采取必要的安全保密措施，防止會計(jì)檔案信息泄露、損毀或丟失。4.及時高效原則：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和程序，及時完成會計(jì)檔案的移交工作，提高工作效率，保證會計(jì)檔案管理工作的連續(xù)性。二、會計(jì)檔案的范圍和分類（一）會計(jì)檔案的范圍1.會計(jì)憑證：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報告：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報告，以及會計(jì)報表、附注和財(cái)務(wù)情況說明書等。4.其他會計(jì)資料：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊等。（二）會計(jì)檔案的分類1.按年度分類：將每年形成的會計(jì)檔案分為一類，便于按年度進(jìn)行管理和查閱。2.按保管期限分類：根據(jù)會計(jì)檔案的重要程度和保存價值，將會計(jì)檔案分為永久、定期兩類。定期保管期限分為10年和30年。3.按類別分類：在每一年度內(nèi)，將會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報告及其他會計(jì)資料分別歸類存放，便于查找和管理。三、會計(jì)檔案的整理與裝訂（一）會計(jì)憑證的整理與裝訂1.每月終了，會計(jì)人員應(yīng)及時將本月的會計(jì)憑證進(jìn)行整理。按照憑證編號順序，檢查憑證日期、編號、摘要、金額、附件張數(shù)等是否齊全，確保憑證內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。2.對于紙張規(guī)格不一致的原始憑證，應(yīng)先進(jìn)行粘貼或折疊，使其規(guī)格統(tǒng)一，便于裝訂。3.憑證裝訂時，應(yīng)使用專用的憑證裝訂機(jī)，將憑證左上角對齊，用線繩或裝訂膠固定。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。4.在憑證封面上，應(yīng)填寫單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號碼、憑證張數(shù)、會計(jì)主管人員和裝訂人員等信息，并加蓋單位公章。（二）會計(jì)賬簿的整理與裝訂1.年度終了，會計(jì)人員應(yīng)將全年的會計(jì)賬簿進(jìn)行整理。檢查賬簿扉頁上的啟用日期、賬戶目錄、經(jīng)管人員一覽表等是否填寫齊全，賬頁是否連續(xù)編號，有無跳頁、缺號現(xiàn)象。2.對于活頁式賬簿，應(yīng)將賬頁抽出，按順序編號，加具封面、封底，裝訂成冊。3.在賬簿封面上，應(yīng)填寫單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿編號、起止日期、頁數(shù)、冊數(shù)等信息，并加蓋單位公章。（三）財(cái)務(wù)會計(jì)報告的整理與裝訂1.年度終了，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將全年的財(cái)務(wù)會計(jì)報告進(jìn)行整理。按照月度、季度、年度順序排列，檢查報告封面、扉頁、目錄、報表、附注、財(cái)務(wù)情況說明書等是否齊全，內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確。2.財(cái)務(wù)會計(jì)報告應(yīng)采用A4紙打印或復(fù)印，并進(jìn)行裝訂。裝訂時應(yīng)使用訂書釘或膠裝，確保報告整齊、牢固。3.在財(cái)務(wù)會計(jì)報告封面上，應(yīng)填寫單位名稱、年度、月份、季度、報告名稱、報告日期、頁數(shù)、冊數(shù)等信息，并加蓋單位公章。（四）其他會計(jì)資料的整理與裝訂1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等應(yīng)按月或按季整理，與相關(guān)的會計(jì)憑證一起裝訂。2.納稅申報表應(yīng)按年度整理，與財(cái)務(wù)會計(jì)報告一起裝訂。3.會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊等應(yīng)按規(guī)定格式填寫，一式多份，分別由不同部門保管。四、會計(jì)檔案的保管期限（一）永久保管的會計(jì)檔案1.本檔案館年度財(cái)務(wù)會計(jì)報告。2.會計(jì)檔案保管清冊。3.會計(jì)檔案銷毀清冊。（二）定期保管的會計(jì)檔案1.會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿等保管期限為30年。2.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等保管期限為10年。五、會計(jì)檔案的移交程序（一）移交準(zhǔn)備1.各部門在會計(jì)年度終了后，應(yīng)及時對本部門形成的會計(jì)檔案進(jìn)行整理、裝訂，并編制會計(jì)檔案移交清冊。移交清冊應(yīng)詳細(xì)列出會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對本部門的會計(jì)檔案整理情況進(jìn)行審核，確保會計(jì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。審核無誤后，在會計(jì)檔案移交清冊上簽字蓋章。（二）移交接收1.各部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)，將整理好的會計(jì)檔案移交至本檔案館的檔案管理部門。移交時，雙方應(yīng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對，確保移交的會計(jì)檔案數(shù)量、種類、內(nèi)容等與清冊一致。2.檔案管理部門接收會計(jì)檔案后，應(yīng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽字蓋章，并注明接收日期。同時，應(yīng)對接收的會計(jì)檔案進(jìn)行登記，建立會計(jì)檔案保管臺賬。（三）特殊情況處理1.如因工作需要，需提前移交會計(jì)檔案的，應(yīng)經(jīng)本檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.如在移交過程中發(fā)現(xiàn)會計(jì)檔案有短缺、損壞等情況，移交部門應(yīng)負(fù)責(zé)查明原因，并及時進(jìn)行補(bǔ)充或修復(fù)。如因移交部門原因造成會計(jì)檔案損失的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、會計(jì)檔案的保管與利用（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的會計(jì)檔案保管庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會計(jì)檔案的安全保管。2.會計(jì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，便于查找和利用。同時，應(yīng)建立會計(jì)檔案索引目錄，提高檔案查閱效率。3.檔案管理部門應(yīng)定期對會計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保會計(jì)檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)會計(jì)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。（二）利用規(guī)定1.本檔案館內(nèi)部人員查閱會計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。2.外單位人員查閱本檔案館會計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)本檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并對查閱情況進(jìn)行記錄。3.查閱會計(jì)檔案的人員如需復(fù)印或摘錄會計(jì)檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。復(fù)印或摘錄的會計(jì)檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門公章。4.會計(jì)檔案原則上不得外借。如有特殊情況需要外借的，應(yīng)經(jīng)本檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。外借期限不得超過規(guī)定時間，外借期間檔案管理人員應(yīng)跟蹤管理，確保會計(jì)檔案安全歸還本檔案館。七、會計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計(jì)檔案，除本制度規(guī)定不得銷毀的以外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)在會計(jì)檔案保管期滿前一年，會同財(cái)務(wù)部門對擬銷毀的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由本檔案館負(fù)責(zé)人牽頭，組織財(cái)務(wù)、審計(jì)、檔案等部門的人員共同進(jìn)行。2.經(jīng)鑒定可以銷毀的會計(jì)檔案，檔案管理部門應(yīng)編制會計(jì)檔案銷毀清冊。銷毀清冊應(yīng)包括會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。3.會計(jì)檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)本檔案館負(fù)責(zé)人簽署意見后，報上級主管部門備案。4.銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)由檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；銷毀后，應(yīng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本檔案館負(fù)責(zé)人。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.本檔案館應(yīng)建立健全會計(jì)檔案管理內(nèi)部監(jiān)督制度，加強(qiáng)對會計(jì)檔案移交、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對本部門形成的會計(jì)檔案整理情況進(jìn)行自查，確保會計(jì)檔案的質(zhì)量。3.檔案管理部門應(yīng)定期對會計(jì)檔案的保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向上級主管部門報告。（二）外部監(jiān)督1.本檔案館應(yīng)接受上級主管部門、財(cái)政部門、審計(jì)部門等有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，并按照要求提供相關(guān)會計(jì)檔案資料。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，本檔案館應(yīng)及時整改，并將整改情況報告有關(guān)部門。九、責(zé)任追究（一）違反本制度的行為1.未按規(guī)定整理、裝訂會計(jì)檔案的。2.未按規(guī)定移交會計(jì)檔案的。3.擅自銷毀會計(jì)檔案的。4.違反會計(jì)檔案保管、利用規(guī)定，造成會計(jì)檔案損失的。5.其他違反本制度的行為。（二）責(zé)任追究措施1.對于違反本制度的行為，本檔案館將視情節(jié)輕重，