PAGE檔案流程化管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本檔案流程化管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等特征進行分類管理，便于查找和利用。3.流程化管理原則：明確檔案管理的各個環(huán)節(jié)和流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.安全保密原則：加強檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對公司檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。4.對各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，提高檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和保管工作，并按照規(guī)定及時移交公司檔案管理部門。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作。3.配合公司檔案管理部門做好檔案的清查、盤點和利用工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。4.積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，提高檔案的利用效率。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件資料。2.公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、文件、報表等。3.公司內(nèi)部管理文件、規(guī)章制度、會議紀(jì)要等。4.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。5.公司財務(wù)檔案、審計檔案、稅務(wù)檔案等。6.公司固定資產(chǎn)檔案、設(shè)備檔案、工程檔案等。7.公司對外宣傳資料、廣告策劃、活動方案等。8.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案收集范圍進行收集，不得遺漏重要檔案資料。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、偽造或銷毀。4.對于電子檔案，應(yīng)確保其存儲介質(zhì)的安全和數(shù)據(jù)的完整性，并及時進行備份。（三）收集流程1.各部門檔案收集人員定期對本部門形成的檔案資料進行整理，填寫檔案收集清單。2.將整理好的檔案資料及檔案收集清單一并移交公司檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案資料進行核對，如發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通解決。4.檔案管理部門對核對無誤的檔案資料進行編號、登記，建立檔案目錄。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（二）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等特征，將檔案分為文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、名稱、保管期限等信息。（三）整理流程1.檔案管理部門接收各部門移交的檔案資料后，按照整理原則和方法進行分類整理。2.對整理好的檔案進行編號、編目，并填寫檔案盒封面信息。3.將整理好的檔案裝入檔案盒，存放在檔案庫房。五、檔案歸檔（一）歸檔范圍歸檔范圍與檔案收集范圍一致。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂整齊，電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并進行備份。3.歸檔的檔案應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進行分類存放。（三）歸檔流程1.檔案管理部門對整理好的檔案進行審核，審核合格后進行歸檔。2.將歸檔的檔案按照類別和保管期限存放在檔案庫房的相應(yīng)位置，并建立檔案存放索引。3.對歸檔的檔案進行電子錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。六、檔案保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映公司歷史沿革、重大決策、重要資產(chǎn)等方面的檔案；長期保管的檔案主要是反映公司重要業(yè)務(wù)活動、經(jīng)營管理等方面的檔案，保管期限為10年至50年；短期保管的檔案主要是反映公司一般性業(yè)務(wù)活動、日常管理等方面的檔案，保管期限為1年至10年。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度控制設(shè)備、防蟲藥品等。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，按照類別和保管期限進行排列，便于查找和利用。（三）保管流程1.檔案管理部門定期對檔案庫房進行檢查，確保檔案保管條件符合要求。2.對檔案進行定期盤點，核對檔案的數(shù)量、種類和保管期限，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對超過保管期限的檔案，按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。七、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內(nèi)容和期限等信息。2.檔案利用申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱、借閱檔案應(yīng)愛護檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。5.查閱、借閱檔案的期限應(yīng)按照申請表上注明的期限執(zhí)行，如需延期應(yīng)辦理延期手續(xù)。（三）利用流程1.檔案利用申請人填寫檔案利用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交檔案管理部門。2.檔案管理部門對檔案利用申請表進行審核，審核合格后辦理查閱、借閱手續(xù)。3.檔案管理部門根據(jù)檔案利用申請表提供相應(yīng)的檔案，并在檔案利用登記簿上進行登記。4.檔案利用人員查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門，并在檔案利用登記簿上簽字確認(rèn)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（三）銷毀流程1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一鑒定，填寫檔案銷毀清單，注明檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀，并在檔案銷毀登記簿上進行登記。4.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)安排專人監(jiān)督，防止檔案丟失或泄密。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理、自動化檢索和網(wǎng)絡(luò)化利用，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用，包括檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能模塊。2.電子檔案的存儲與管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的安全存儲和備份。3.檔案信息化安全保障體系的建設(shè)，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、用戶認(rèn)證等方面的措施。（三）信息化管理流程1.檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的日常維護和管理，確保系統(tǒng)的正常運行。2.檔案管理人員按照規(guī)定將檔案資料錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.公司員工可以通過檔案管